5 najważniejszych faktów na temat podróży służbowych

Przeczytaj także: Podróże służbowe: zarządzanie do zmiany

Czy można powiedzieć "nie"?

Zrealizowane przez Diners Club badanie jasno dowodzi, że podróże służbowe to codzienność ponad połowy małych i średnich przedsiębiorstw. Wprawdzie delegacje są domeną większych organizacji (norma w 92% średnich firm), ale nie stronią od nich również mniejsze podmioty - swoich pracowników za granicę wysyła już co czwarta mikrofirma.

Warto podkreślić, że pracownicy, których zakres ujętych w umowie obowiązków nie przewiduje podróży służbowych, mają prawo do odmowy wyjazdu. Jeżeli jednak służbowy wyjazd należy do części obowiązków zatrudnionego, to wówczas nie pozostaje mu nic innego niż spakować walizkę i ruszyć do celu. W przeciwnym razie mogą zostać wyciągnięte wobec niego konsekwencje formalne.

Jak często mogę wyjeżdżać i ile powinna trwać delegacje?

W polskim prawie nie ma regulacji ograniczającej liczbę odbywanych podróży służbowych oraz czas ich trwania. Badanie Diners Club pokazuje, że pracownicy ponad połowy firm z sektora MŚP wyjeżdżają średnio 2-3 razy w miesiącu lub częściej. 35 proc. przedsiębiorstw organizuje takie wyjazdy raz w miesiącu, a tylko 10 proc. rzadziej. Zwykle delegacje trwają jedną dobę (45 proc.) lub maksymalnie dwa dni (45 proc.). Warto wspomnieć również o tym, że przemieszczanie się do miejsca delegowania i z powrotem, poza godzinami pracy wynikającymi z rozkładu, nie jest traktowane jako czas pracy.

Jak mogę rozliczać podróże służbowe?

Każdemu pracownikowi jadącemu w podróż służbową przysługuje pewna kwota na pokrycie jej kosztów. Delegat ma również prawo do diety, o ile nie zostało mu zapewnione bezpłatne wyżywienie. Kwota diety od 2013 r. pozostaje na niezmienionym poziomie. W przypadku wyjazdów krajowych pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce wynosi 30 zł. Wysokość diety na wyjazdach zagranicznych zależy od miejsca, do którego wybiera się delegowany. Badania Diners Club pokazują, że 80 proc. polskich MŚP podróże służbowe opłaca gotówką. Najczęściej jest ona pobierana w formie zaliczki, rozliczanej po powrocie (45 proc.). Nieco rzadziej pracownik pokrywa wydatki z własnych pieniędzy, które następnie refunduje mu pracodawca (35 proc.). Tylko 10 proc. MŚP w delegacjach korzysta z kart służbowych. Eksperci zaznaczają, że to rozwiązanie najwygodniejsze z punktu widzenia rozliczania i ewidencjonowania wydatków w delegacji.

Z jakiego środka transportu mogę skorzystać?

To pracodawca decyduje o środku transportu, jakim będzie poruszał się pracownik podczas podróży służbowej. Jeśli bez żadnego uzasadnienia zostanie on zmieniony przez delegata, pracodawca może odmówić zwrotu kosztów przejazdu. Badanie Diners Club pokazuje, że ponad połowa przedstawicieli MŚP (55 proc.) w podróż służbową wybiera się samochodem firmowym. W jednej piątej firm, pracownicy korzystają z aut prywatnych. Stosunkowo rzadko delegaci podróżują pociągiem (15 proc.) i samolotem (5 proc.).

Kto zorganizuje wyjazd?

W prawie połowie firm (45 proc.) organizacją wyjazdu zajmuje się każdy pracownik samodzielnie. W co trzeciej (30 proc.) do zarządzania delegacjami wyznaczona jest konkretna osoba, ale nie jest to jedyne zajęcie, które wykonuje w ramach obowiązków służbowych. Tylko w co czwartej firmie (25 proc.) istnieje osobne stanowisko dla osoby zajmującej się podróżami.

- W Polsce nadal jest niewielu Travel Menagerów. Często obowiązki związane z organizacją podróży spoczywają na barkach osoby delegowanej, pracowników zatrudnionych w recepcji czy sekretariacie. W dobie nieustannego poszukiwania oszczędności, kluczową rolę odgrywa profesjonalna organizacja i optymalizacja kosztów podróży. Pierwszym krokiem ku temu jest zdefiniowanie polityki podróży w firmie, która będzie jasno określać zasady organizacji, limity budżetu oraz formy rozliczeń. Szczegółowe informacje na ten temat opisaliśmy w naszej najnowszej publikacji, przygotowanej specjalnie z myślą o przedsiębiorcach – mówi Paweł Kałudow z Diners Club Polska.