Zarządzanie dokumentami i back-office: outsourcing na topie

Przeczytaj także: Outsourcing usług w długach. Zadłużenie firm to ponad 155 mln zł

Zarządzanie dokumentami, obsługa finansowo- księgowa oraz usługi kadrowo – płacowe to obszary w coraz większym stopniu wydzielane przez firmy na zewnątrz. Nierzadko zdarza się, że nowo powstające, nawet bardzo duże organizacje, od początku swojej działalności stawiają na outsourcing. W takim modelu całość działań operacyjnych jest prowadzona poza strukturą firmy. W samej organizacji ich pracą kieruje zaledwie kilku specjalistów. Do ich zadań należy koordynacja współpracy z zewnętrznym dostawcą, odpowiadającym za obsługę danego obszaru.

Większość firm do outsourcingu przekonuje się jednak stopniowo. W branżach komercyjnych, jak telekomunikacja, bankowość i ubezpieczenia, od lat wykorzystujących taki model biznesowy, spotykamy się z największą otwartością na zmiany. Takie firmy są również najbardziej skłonne do wdrażania innowacyjnych rozwiązań. Wciąż mamy jednak wiele wspólnie do zrobienia. Dlatego jednym z kluczowych filarów rozwoju branży zarządzania dokumentami i obsługi back-office jest rozwój współpracy z dotychczasowymi klientami.

Tak jak w poprzednich latach największy potencjał wzrostu dostrzegamy w branży energetycznej oraz w administracji, zarówno centralnej, jak i samorządowej. Sektor publiczny, w dużej mierze dzięki dotacjom unijnym, kontynuuje proces cyfryzacji. Odbywa się to zarówno w obszarze kontaktu z obywatelami (e-urzędy), jak i w sferze udostępniania społeczeństwu posiadanych przez poszczególne instytucje zasobów.

Spośród rozwiązań ArchiDoc dedykowanych podmiotom z sektora komercyjnego najdynamiczniej rozwija się obsługa kancelarii. Możliwość realizowania takiej usługi także w siedzibie klienta powoduje, że korzystają z niej firmy z całej Polski. Rozwiązania outsourcingowe z zakresu zarządzania dokumentami coraz odważniej stosuje także sektor MŚP. Mniejsze firmy przekonały się, że wydzielenie pewnych czynności na zewnątrz, nawet przy niewielkiej skali operacji, pomaga generować wymierne oszczędności. Tacy klienci korzystają przede wszystkim z prostszych usług jak przechowywanie, porządkowanie i skanowanie dokumentacji.

W kończącym się roku 2013 branża usług z zakresu zarządzania dokumentacją i obsługi back-office kontynuowała utrzymującą się od kilku lat tendencję wzrostową. Do szerszego wykorzystywania rozwiązań z tego zakresu w dużej mierze przyczynia się większa świadomość klientów, którzy coraz mniej obawiają się powierzania swoich dokumentów zewnętrznym dostawcom. Rodzimy rynek usług back-office wciąż jednak jest na początku drogi. Dynamika wzrostu nowego biznesu i tempo rozwoju współpracy z dotychczasowymi klientami bardzo optymistycznie nastrajają nas na przyszłość. Wiele wskazuje na to, że kolejne 12 miesięcy upłynie pod znakiem nawet 20 proc. wzrostu rynku.

Konrad Rochalski, prezes zarządu , Grupa OEX