e-Faktury (jeszcze) mało popularne

Przeczytaj także: Przeszłość, teraźniejszość i przyszłość e-fakturowania w Polsce

Dyskusje pomiędzy branżą teleinformatyczną i resortem finansów o rozporządzeniu określającym zasady tworzenia i obiegu elektronicznych faktur trwały kilka miesięcy. Polska Izba Informatyki i Telekomunikacji, reprezentująca interesy branży informatycznej, stała na stanowisku, że przedsiębiorcy powinni mieć wybór – czy stosować e-podpis bezpieczny czy zwykły, czy pozostać przy fakturach papierowych.

Zdaniem Izby, obowiązek stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest wymaganiem nadmiernym - zastosowanie podpisu zwykłego byłoby całkowicie wystarczające. Rozporządzenie powinno też dopuścić stosowanie "innych środków elektronicznych" służących zagwarantowaniu autentyczności pochodzenia i integralności e-faktur. Przepis ten otworzyłby rozporządzenie na nowe technologie uwierzytelniania, np. na znakowanie czasem, dziś już powszechnie stosowane na terenie Unii Europejskiej.

Ministerstwo Finansów opowiedziało się ostatecznie za wprowadzeniem obowiązkowego bezpiecznego podpisu elektronicznego, te zaś dostarczają obecnie zaledwie cztery firmy w kraju. W dniu 14 lipca 2005 r. podpisane zostało rozporządzenie ministra finansów wydane w porozumieniu z ministrem nauki i informatyzacji w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. Rozporządzenie to umożliwiło wystawianie oraz przesyłanie faktur przez podatników VAT w formie elektronicznej. Jak przewiduje to rozporządzenie, taki sposób wysyłania faktur możliwy będzie po uzyskaniu uprzedniej akceptacji odbiorcy faktury. Rozporządzenie przewiduje ponadto, że faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI). Wybór metod podpisu elektronicznego lub wymiany danych elektronicznych (EDI) zależy od podatnika.

Zdaniem fiskusa, poza EDI, który funkcjonuje w ramach zamkniętej grupy użytkowników i który musi być poprzedzony dwustronną umową regulującą sposób komunikacji pomiędzy stronami umowy, realizacja komunikacji elektronicznej zapewniającej integralność i niezaprzeczalność przesyłanych treści, nie jest obecnie w świetle polskiego prawa możliwa w inny skuteczny sposób, niż z zastosowaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Taniej dla dużych

Wprowadzanie faktur elektronicznych najbardziej opłacalne może jest w przypadku dużych przedsiębiorstw, wystawiających przynajmniej kilkaset faktur miesięcznie. Faktury elektroniczne to przede wszystkim oszczędność pieniędzy, nie bez znaczenia jest również czas. Wydrukowanie i wysyłka pocztą tradycyjnego dokumentu kosztuje ok. 2 - 4,5 zł (papier, koperta, znaczek). W przypadku faktur elektronicznych te wydatki nie istnieją. Dodatkowo maksymalnie skraca się okres między wysłaniem a dostarczeniem przesyłki. Głównymi kosztami korzystania z faktur elektronicznych jest zakup bezpiecznego kwalifikowanego podpisu elektronicznego od centrum certyfikacyjnego oraz licencji na odpowiednie oprogramowanie, obsługujące płatności fakturami elektronicznymi.

W małych firmach, wystawiających miesięcznie około 20 faktur, koszty zakupu podpisu elektronicznego i oprogramowania zwracają się po pól roku. W dużych firmach, skorzystanie z e-faktur przynosi znaczne oszczędności już praktycznie natychmiast po wdrożeniu technologii je obsługujących.

Możliwość stosowania e-faktur, pomimo obowiązku stosowania kwalifikowanego podpisu, z pewnością jednak uprości wymianę dokumentów księgowych między przedsiębiorcami. Urzędy skarbowe będą mogły też sprawniej kontrolować dokumentację firm posługujących się podpisem elektronicznym.

Popularność jeszcze znikoma

Niespełna trzy tygodnie obowiązywania nowego rozporządzenia nie przyniosły gwałtownego wzrostu zainteresowania elektronicznymi fakturami. Przedsiębiorcy wykazują wprawdzie zainteresowanie e-fakturami, ale nie przekłada się ono na zwiększoną sprzedaż kwalifikowanych certyfikatów elektronicznych oraz oprogramowania - nie ma bowiem dużego zainteresowania zakupem odpowiednich modułów oprogramowania do wystawiania i przesyłania e-faktur, znaczącego wzrostu sprzedaży nie zanotowały też dotychczas firmy oferujące kwalifikowane certyfikaty niezbędne do złożenia bezpiecznego podpisu cyfrowego, którym muszą być opatrywane faktury elektroniczne (cztery centra certyfikacji działające w Polsce wystawiły dotąd łącznie zaledwie około 3,5 - 4 tysięcy certyfikatów kwalifikowanych).

Niewysoka popularność może wynikać z kosztu uzyskania stosownego certyfikatu, wynosi on bowiem kilkaset złotych, a obecnie - poza e-fakturami - nie ma on innych praktycznych zastosowań. Większe zainteresowanie e-fakturami najprawdopodobniej pojawi się w momencie uruchomienia od dawna zapowiadanego projektu e-Podatki, kiedy to podatnicy będą mogli składać deklaracje podatkowe w formie elektronicznej. Część podatników zresztą już od momentu wejścia w życie nowej ustawy o VAT, czyli od 1 maja ubiegłego roku, wysyła sobie faktury zwykłą pocztą elektroniczną. Uważają, że skoro faktura nie musi zawierać podpisu, to może zostać wysłana jako załącznik do e-maila. Takie postępowanie nie jest jednak zgodne z prawem a i urzędy skarbowe nie akceptują tej formy przesyłania faktur. Nowe regulacja zaś normuje zagadnienia elektronicznych faktur, autoryzowanego podpisu i określa warunki ich bezpiecznego przesyłania za pośrednictwem Internetu.