Efektywne delegowanie zadań
2014-03-26 08:10
Książka „Osobista efektywność” © fot. mat. prasowe
Efektywność w delegowaniu oznacza, że koncentrujesz swoje działania na tym, w czym jesteś najlepszy i co przynosi najlepsze rezultaty dla ciebie i dla firmy jako całości. Zadania, które muszą być wykonane, ale których wynik będzie lepszy, jeśli wykona je ktoś inny, to zadania, które należy delegować.
Przeczytaj także: Delegowanie zadań - od czego zacząć?
Możliwość i umiejętność delegowania zakłada, że jest ktoś, komu można delegować daną pracę. Dlatego też artykuł ten jest przede wszystkim przeznaczony dla osób, które mają komu przekazywać obowiązki, tzn. do osób na stanowiskach kierowniczych.Od specjalisty do generalisty
Wszystkie osoby na kierowniczym stanowisku wcześniej zajmowały się rutynowymi działaniami i zadaniami, po czym ich obowiązki zaczęły sukcesywnie ewoluować w kierunku działań o charakterze bardziej zarządczym. W tym kontekście istnieje jeden poważny problem: wielu szefów, wspinając się po szczeblach hierarchii, zabiera ze sobą te rutynowe zadania. Trudno jest im zmienić punkt widzenia. Skuteczny szef musi zrozumieć, że większość zadań, jakie wykonuje się będąc na kierowniczym stanowisku, polega na planowaniu, zarządzaniu, administracji i opracowywaniu generalnej strategii i polityki przedsiębiorstwa, a nie na wykonywaniu rutynowych działań. Osoba, która awansowała na stanowisko kierownicze, przechodzi od bycia specjalistą w danej dziedzinie do bycia generalistą – osobą potrafiącą pokierować wieloma różnymi obszarami.
Motywuj pracowników
Twoim podstawowym obowiązkiem jako szefa jest zarządzanie najważniejszym zasobem firmy, a mianowicie pracownikami. Rozdzielając i delegując obowiązki, możesz motywować pracowników i wpływać na osiągane przez nich wyniki.
Przeciętny pracownik pracuje średnio na poziomie 50-60% swoich możliwości. Twoim zadaniem jako szefa jest delegowanie obowiązków w taki sposób, aby pracownicy osiągali wyniki jak najbliższe 100-procentowemu poziomowi ich możliwości. Delegowanie polega na przydzielaniu odpowiednich obowiązków odpowiednim osobom. Oznacza to motywowanie swoich współpracowników poprzez delegowanie odpowiedzialności i kierowanie pracą w taki sposób, aby każdy pracownik mógł wykonywać swoje zadania samodzielnie.
Uwolnij czas dla siebie
Głównym celem delegowania jest uwolnienie czasu dla siebie po to, aby można było zająć się tym, co w danej chwili jest najważniejsze do wykonania. Innym ważnym celem delegowania jest konieczność dopilnowania, aby zadania wymagające wiedzy lub umiejętności specjalistycznych były wykonane przez specjalistę w danej dziedzinie. Jak szef musisz skoncentrować się na byciu generalistą, a nie specjalistą. W związku z tym powinieneś delegować zadania specjalistyczne osobom, które w ramach codziennej pracy zajmują się takimi zadaniami. Idealna byłaby sytuacja, w której każdy pracownik firmy wykonuje to, w czym jest najlepszy.
Innymi słowy, nie oznacza to, że masz delegować zadania tylko dlatego, że sam nie chcesz ich wykonywać. Wprost przeciwnie – chodzi o to, aby delegować te zadania, które dani pracownicy wykonają najlepiej i które ponadto sprawią, że będą oni rozwijać swoje umiejętności. Dlatego zacznij od delegowania zadania, które sam lubisz wykonywać. Zadanie, które ty odbierasz jako stymulujące, prawdopodobnie będzie rozwijające również dla twoich współpracowników.
Delegowanie w pięciu etapach
Delegowanie odbywa się w pięciu etapach.
- Po pierwsze, zdefiniuj, jakie zadanie należy wykonać.
- Po drugie, wybierz odpowiednią osobę do wykonania danego zadania.
- Po trzecie, wyjaśnij tej osobie, na czym polega zadanie oraz określ cel.
- Po czwarte, przekaż tej osobie uprawnienia i środki niezbędne do wykonania zadania.
- I po piąte, uzgodnij sposób raportowania wyników pracy.
Zdefiniowanie zadania
Po pierwsza zatem należy zdefiniować, jakie zadanie ma być wykonane. Przemyśl to zagadnienie. Co należy zrobić? Jaki jest cel zadania? Myśl kreatywnie i zastanów się, czy istnieje inny sposób wykonania zadania, który może przenieść lepszy rezultat.
Gdy już określisz ramy zadania, powinieneś spisać je na kartce. Zapisz, jaki jest cel zadania oraz, w ogólnym zarysie, w jaki sposób, według ciebie, zadanie powinno zostać wykonane.
Kto ma wykonać zadanie
Następnie należy w dwóch etapach postanowić, kto jest najbardziej odpowiedni do wykonania zadania. W pierwszym rzędzie powinieneś wziąć pod uwagę osoby będące twoimi najbliższymi współpracownikami. Zastanów się nad tym, jakie umiejętności i wiedza są potrzebne do wykonania zadania oraz kto wykona je najlepiej i jest najbardziej zainteresowany jego wykonaniem.
Przeczytaj także:
Efektywność pracowników spada
oprac. : BL Info Polska
Więcej na ten temat:
delegowanie zadań, efektywność pracowników, motywowanie pracowników, zarządzanie pracownikami, wydajność pracy
Przeczytaj także
Skomentuj artykuł Opcja dostępna dla zalogowanych użytkowników - ZALOGUJ SIĘ / ZAREJESTRUJ SIĘ
Komentarze (0)