Efektywne delegowanie zadań

Przeczytaj także: Delegowanie zadań - od czego zacząć?

Gdy już wybrałeś najwłaściwszą osobę, zwykle pozostają dwa pytania: Czy osoba ta rzeczywiście poradzi sobie z wykonaniem zadania? Czy ma ona wystarczająco dużo czasu na jego wykonanie? Często odpowiedź na te dwa pytania będzie brzmiała: nie. Wyznaczona osoba nie poradzi ze wszystkimi częściami zadania, ponieważ często zadanie jest nowe, a czasu może nie wystarczyć, ponieważ osoba ta jest przypuszczalnie zajęta wykonywaniem innych obowiązków. Efektywne delegowanie polega także na przemyśleniu tych dwóch kwestii i rozwiązaniu ewentualnych trudności z nimi związanych wraz z osobą, której delegujesz pracę.

Wiedzę potrzebną do wykonania zadania musisz w taki czy inny sposób przekazać osobie wykonującej zadanie. Usiądźcie i przedyskutujcie sposób wykonania pracy. Twoim obowiązkiem jest również rozwiązanie problemu czasu potrzebnego do wykonania zadania. Dowiedz się, jakie inne wykonywane akurat obowiązki nie są tak pilne i mogą zaczekać, a które z nich osoba ta może z kolei delegować komuś innemu.

Pamiętaj, aby rozdzielać pracę pomiędzy wszystkich swoich współpracowników. Jeśli cały czas będziesz delegować pracę jednej lub kilku wybranym osobom, ryzykujesz zahamowaniem rozwoju pozostałych pracowników, co obniży ich motywację i zadowolenie z pracy.

Określ cel

Kiedy już zapadła decyzja co do właściwej osoby, czas na etap trzeci: objaśnienie zadania wybranej osobie i wspólne określenie celu. Na etapie pierwszym zapisałeś na kartce cel zadania oraz ogólny zarys tego, jak twoim zdaniem należy je wykonać. Zrób kopię tego zapisu i przekaż ją pracownikowi, któremu zleciłeś wykonanie zadania. Będzie on mógł potem wrócić do tej kartki i przypomnieć sobie, co dokładnie zostało uzgodnione.

Zadanie, które delegujesz, musi mieć jasno określone ramy. Załóżmy, że jesteś szefem działu zakupów i zlecasz jednemu ze swoich kupców dokonanie zakupu określonych towarów. W tej sytuacji powinieneś podać, na jaki okres kupiec ma dokonać zakupów i w jakich ramach budżetowych może się on poruszać.

Im bardziej będziesz konkretny w sprecyzowaniu zadania, tym delegowanie będzie bardziej efektywne. Ważne jest, aby pójść jeszcze o krok dalej i dopilnować, aby współpracownicy w jak największym możliwym stopniu znali i rozumieli cele przedsiębiorstwa, tak aby mogli samodzielnie podejmować decyzje w dość szerokim zakresie. Wtedy nie będzie tak dużej potrzeby kontroli (jednocześnie tracisz część władzy).

Uprawnienia

Kiedy już ustalicie, co należy wykonać, czas przejść do etapu czwartego: przedyskutowania, jak należy to wykonać. Aby współpracownik mógł wykonać powierzone mu zadanie, musisz przekazać mu uprawnienia i środki niezbędne do tego, by mógł pracować samodzielnie. Będąc szefem, zawsze ponosisz odpowiedzialność za rezultat wykonania zadania, jednak im więcej uprawnień scedujesz na współpracownika, tym większe szanse na to, że jego motywacja znacznie wzrośnie, a zadanie zostanie wykonane bez potrzeby ciągłego konsultowania się z tobą.

Istnieje wiele możliwości, jeśli chodzi o poziom przydzielonych uprawnień. Jaki poziom ty wybierzesz, zależy od okoliczności. Przede wszystkim zależy to od rodzaju zadania oraz od tego, w jakim stopniu dana osoba jest właściwa do wykonania danego zadania. Jeśli postanowisz przydzielić danej osobie bardzo ograniczone uprawnienia, powiedz: „Rozpocznij wykonywanie tego zadania, ale pamiętaj, aby uzyskać moją zgodę na przeprowadzenie każdego kroku.”
Jeśli zdecydujesz, że pracownik powinien mieć nieco szersze uprawnienia, możesz powiedzieć np. w ten sposób: „Rozpocznij wykonywanie tego zadania. Nie musisz uzgadniać ze mną wszystkich szczegółów, daj mi tylko znać, gdy zadanie zostanie wykonane.”

Środki

Kiedy zakres uprawnień zostanie już ustalony, należy także określić, jakie środki ma do dyspozycji osoba wykonująca zadanie. Również
w tym przypadku obowiązuje zasada, że im bardziej konkretne ramy uda ci się wyznaczyć, tym bardziej klarowny i spójny będzie proces delegowania pracy.

Raportowanie wyników

Kiedy już ustaliliście zakres uprawnień oraz środki potrzebne do wykonania zadania, czas zająć się piątym, ostatnim etapem delegowania, a mianowicie uzgodnieniem terminu raportowania wyników związanych z wykonaniem zadania.

Delegowanie kończy się dopiero wtedy, gdy wraz z pracownikiem uzgodnicie, kiedy założony cel ma zostać osiągnięty. Niestety wielu przełożonych zapomina o tym jakże ważnym szczególe. Nie określając konkretnego i jasnego planu czasowego, ryzykujesz, że cel zadania nie zostanie osiągnięty. Wiele zadań jest takiego charakteru, że jeśli nie zostaną wykonane w określonym terminie, tracą swój sens. Jeśli zatem nie powiesz osobie, której delegujesz zadanie, do kiedy ma ono zostać wykonane, może się zdarzyć, że będzie ona przeciągała jego wykonanie w nieskończoność.

Delegując zadanie, powiedz w ten sposób: „Proponuję, abyśmy już teraz ustalili termin naszego spotkania w celu zrelacjonowania rezultatu. Czy odpowiada ci termin 5-go następnego miesiąca o godz. 10:00?” Po uzgodnieniu terminu weź kalendarz i zanotuj w nim termin spotkania. To, że pracownik zobaczy, jak zapisujesz datę spotkania, spowoduje, że zrobi on wszystko co w jego mocy, aby do tego czasu ukończyć zadanie. Natomiast jeśli termin wykonania zadania nie zostanie precyzyjnie określony, istnieje duże ryzyko, że – jak już powiedzieliśmy wcześniej – wykonanie zadania będzie przedłużane w nieskończoność.

Dbaj o rozwój swoich współpracowników

Twoim zadaniem jako szefa jest również szkolenie swoich współpracowników, tak aby mogli rozwijać swoje umiejętności i kwalifikacje. Im bardziej będziesz dbać o rozwój pracowników, tym skuteczniejszy będziesz w delegowaniu. Dlatego też nie wahaj się poświęcić wystarczającej ilości czasu na wyjaśnienie, w jaki sposób należy wykonać dane zadanie. Powinieneś także zawsze być do dyspozycji, jeśli osoba, której zleciłeś wykonanie zadanie, utknie w miejscu i będzie potrzebować twojej pomocy.

Szkolenie pracowników to inwestycja na przyszłość. Im więcej się nauczą, tym więcej będziesz mógł delegować i tym więcej czasu uwolnisz dla siebie. Jednocześnie ważne jest, abyś nie był zbyt szczegółowy. Twoim zadaniem jest wspieranie współpracowników w pracy, a nie opisywanie im szczegółowo, jak mają wykonywać różne rzeczy. Jeśli będziesz im stale stać za plecami i doprecyzowywać każdy szczegół, wkrótce stracą dużą część motywacji do pracy.