Efektywne delegowanie zadań

Przeczytaj także: Delegowanie zadań - od czego zacząć?

Wiara we własne siły

Każdy, kto wykonuje jakieś zadanie po raz pierwszy, czuje się niepewnie. Twoim zadaniem jest umacnianie wiary twoich współpracowników we własne siły i zwiększanie ich motywacji, tak abyś mógł zlecać im wykonanie samodzielnych prac nie obawiając się, że będą czuć się niepewnie.

Jednym z czynników zwiększających wiarę we własne siły są wysokie oczekiwania. Jest to związane z faktem, że ludzie z reguły starają się spełnić stawiane im oczekiwania. Jeśli będziesz żywił wysokie oczekiwania w stosunku do wyników pracy twoich pracowników, zwiększy to ich wiarę we własne siły i pewność siebie. Po zleceniu wykonania danej pracy możesz np. powiedzieć: „Wiem, że świetnie sobie poradzisz z tym zadaniem. W tych sprawach zawsze byłeś dobry.”

Feedback

Pojęciem kluczowym efektywnego delegowania jest motywacja. Aby pracownicy czuli się zmotywowani, należy im przekazywać feedback, czyli informację zwrotną dotyczącą wykonanej przez nich pracy. Wszyscy ludzie mają potrzebę usłyszenia, że ich wkład pracy jest doceniany. Miej zatem w zwyczaju zawsze informować pracowników, co myślisz o ich pracy i jej wynikach.

Podstawowa zasada jest taka, że zachęta zawsze motywuje bardziej niż krytyka. Krytykuj zatem tylko wtedy, gdy jest to naprawdę niezbędne, natomiast wykorzystuj wszystkie możliwe okazje do tego, aby chwalić za dobrze wykonaną pracę. Krytykując, pamiętaj o tym, aby nigdy nie odnosić się do cech osobowościowych pracownika. Należy dyskutować wyłącznie o sposobie, w jaki wykonał on zadanie. Nigdy nie krytykuj osób, ale wyłącznie ich działania!

Deleguj kreatywne myślenie

Najlepszą inwestycją, jaką możesz poczynić w swoich pracowników, jest delegowanie kreatywnego myślenia. Zadbaj o to, aby twoi pracownicy myśleli samodzielnie, a unikniesz konieczności myślenia za nich.

Pierwszą rzeczą, jaką powinieneś powiedzieć, gdy ktoś przychodzi do ciebie z problemem i prosi o pomoc, jest: „Wolałbym, abyś nie przychodził do mnie z problemami. Wolałbym, abyś przychodził z rozwiązaniami.” Kiedy twój współpracownik utknie w miejscu, wykonując jakieś zadanie, ważne jest, aby sam postarał się znaleźć rozwiązanie, zanim zwróci się o pomoc do ciebie. Łatwo jest powiedzieć: „Poprosimy szefa o pomoc. On przecież wie, jak to rozwiązać.”

Jeśli w takich sytuacjach będziesz za każdym razem bez wahania udzielał pomocy, pozbawisz swoich współpracowników możliwości samodzielnego myślenia, co w konsekwencji doprowadzi do tego, że będziesz miał coraz więcej pracy. Następnym razem, gdy ktoś przyjdzie i poprosi cię o pomoc, zachowaj się w następujący sposób: Poproś tę osobę, aby zdefiniowała problem na piśmie. Następnie niech zapisze przyczyny problemu, a potem propozycje możliwych rozwiązań. Następnie poproś, aby pracownik wybrał to rozwiązanie, które według niego jest najlepsze. W ten sposób pracownik sam rozwiązał problem i nie musiałeś robić tego za niego. Dopiero kiedy już sam postara się znaleźć rozwiązane problemu i mu się to nie uda, wtedy możesz zaoferować swoją pomoc.

Akceptacja ze strony współpracowników

Jeśli zauważysz, że dana osoba przychodzi z prośbą o pomoc zbyt często, zadaj sobie pytanie: Czy to ja daję niewłaściwe wsparcie, czy też to pracownik posiada zbyt małe kwalifikacje? Nie chce, nie ma odwagi czy też nie potrafi wziąć na siebie większej odpowiedzialności? Bywa tak, że pracownicy nie chcą, aby delegować im zadania i obowiązki. Ktoś może uważać, że delegujesz w niewłaściwy sposób. Efektywne delegowanie wymaga akceptacji ze strony osoby, której deleguje się wykonanie zadania.

Jeśli zauważysz, że tej akceptacji brakuje, musisz jak najszybciej ustalić przyczynę tego stanu rzeczy, a następnie wykorzystać swoją kreatywność w celu znalezienia dobrego rozwiązania. Być może w danym przypadku należy podwyższyć wynagrodzenie albo też zmienić stanowisko, tak aby dana osoba również mogła delegować część swoich obowiązków komuś innemu.

Przeszkody psychologiczne

Innym istotnym problemem mogącym się pojawić przy okazji delegowania są przeszkody psychologiczne, które mogą występować w twojej psychice. Być może obawiasz się, że twoi współpracownicy nie będą darzyć cię sympatią, jeśli będziesz im delegował zadania i obowiązki.

Najczęściej występującą przyczyną niechęci do delegowania jest brak zaufania. Być może po prostu nie ufasz swoim pracownikom i nie wierzysz, że poradzą sobie z wykonaniem danego zadania. Albo może obawiasz się, że poradzą sobie z rozwiązywaniem różnych problemów nazbyt dobrze, a tym samym okażą się lepsi od szefa.

Myśląc w taki sposób, przysparzasz problemów jedynie samemu sobie. Jeśli dłużej już nie chcesz robić wszystkiego sam, musisz nauczyć się delegować zadania i ufać swoim pracownikom. Musisz także zaakceptować fakt, że ktoś może wykonać niektóre prace lepiej niż ty. Podobnie jak fakt, że nie wszyscy radzą sobie z wykonaniem niektórych zadań tak dobrze jak ty. Ale zamiast zaniechać delegowania, musisz w takim wypadku zaoferować swoje wsparcie i pomóc współpracownikom w rozwijaniu kwalifikacji. Uczenie współpracowników jest, jak już powiedzieliśmy, inwestycją na przyszłość.