Efektywne delegowanie zadań

Przeczytaj także: Delegowanie zadań - od czego zacząć?

Błędy

Nierealistycznym byłoby oczekiwać, że pracownicy będą wykonywać wszystkie zadania bezbłędnie. Zatem spodziewaj się pewnego poziomu błędów i bądź na nie przygotowany. Postrzegaj je jako niezbędną część procesu delegowania. Kiedy pracownik sam zauważy błąd i zrozumie, co było jego przyczyną, zyska bardzo ważne nowe doświadczenie. Dlatego też należy dyskutować z pracownikami o pojawiających się błędach i wspólnie zastanawiać się nad tym, jak ich unikać w przyszłości.

Informacja

Delegując pracownikowi jakieś zadanie, ważne jest, aby poinformować o tym inne osoby, które mogą mieć związek z tymże zadaniem. Klienci, kadra zarządzająca lub inni współpracownicy muszą wiedzieć, kto jest odpowiedzialny za daną czynność lub pracę. Gdy ktoś zadzwoni do ciebie, aby przedyskutować właśnie to zadanie, które delegowałeś, powinieneś odesłać osobę dzwoniącą do osoby, która je wykonuje. Osoba ta musi czuć, że jej ufasz i że się nie wtrącasz.

To nie tylko moja zasługa

Warto też uświadomić sobie, jak ważne jest, aby nigdy, przenigdy nie przypisywać sobie zasług za coś, co wykonali twoi współpracownicy. Jeśli uzyskasz pochwałę za wykonaną pracę, w której uczestniczyli twoi współpracownicy, musisz zawsze podkreślić, że do dobrego wyniku przyczyniły się działania wszystkich/określonych pracowników.

Odwrócone delegowanie

Na zakończenie poruszymy jeszcze jeden problem, którego doświadcza część osób na kierowniczym stanowisku. Zdarza się, że to pracownicy delegują zadania swojemu przełożonemu. Ma wtedy miejsce pewnego rodzaju odwrócone delegowanie. Jest to oczywiście sytuacja niepożądana i trzeba się mieć na baczności, bo może dojść do tego, że pracownicy będą zrzucać coraz więcej pracy na twoją głowę. Wkrótce będziesz mieć tyle pracy (którą tak naprawdę powinien wykonać ktoś inny), że nie nadążysz z wykonaniem nawet połowy swoich własnych obowiązków. Aby zapobiec powstaniu takiej sytuacji, należy poprosić pracowników, aby zwracali się do ciebie z rozwiązaniami, a nie z problemami.

O krok dalej

W naszym wydawnictwie Björn Lundén Information AB w Szwecji, a także w polskim oddziale, wprowadziliśmy płaską strukturę organizacyjną firmy, w której nie ma osób na stanowiskach kierowniczych. Celem właścicieli jest delegować jak najmniej zadań, a uzyskuje się to przez dopilnowanie, aby większość spraw w ogóle nie trafiała na ich biurko, ale bezpośrednio na biurko któregoś ze współpracowników. W tym celu należy stworzyć odpowiednią strukturę.

Aby takie rozwiązanie mogło dobrze funkcjonować, każdy z pracowników musi posiadać obszerną wiedzę o sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, jego kulturze oraz celach. Warunkiem jest także to, że uda się ograniczyć do minimum pisemne instrukcje i zasady, tak aby zachęcać współpracowników do wykorzystywania intuicji. Efekt podjętej decyzji będzie dużo lepszy, jeśli pracownik podejmujący decyzję będzie miał wewnętrzne przekonanie do tego, że jest ona dobra dla firmy, niż gdyby tylko postąpił zgodnie z wydanym poleceniem.

Istotny jest również sprawnie funkcjonujący przepływ informacji, tak aby wszyscy współpracownicy mieli na bieżąco pojęcie o tym, co dzieje się w firmie. Informacja musi być przekazywana przez wszystkich wszystkim.

Prawidłowe funkcjonowanie tego systemu pozwala uniknąć obciążeń, które powstają w strukturach władzy w przedsiębiorstwie o tradycyjnej, zhierarchizowanej strukturze.

O płaskiej strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa i o wynikających z niej korzyściach przeczytasz w naszej książce SIM – SPEED INTUITION MANAGEMENT – Nowoczesny Sposób Zarządzania.

Artykuł powstał na podstawie książki „Osobista efektywność”, wydanie 2, wydawnictwo BL Info Polska Sp. z o.o., kwiecień 2012.