Działy HR przytłoczone sprawami administracji

Przeczytaj także: Rola działu HR w obecnych czasach

Aż 70 proc. przebadanych specjalistów HR deklaruje, że czynności administracyjne w pracy (takie, jak wypełnianie wniosków, poszukiwanie danych, generowanie raportów, itd.) zajmują im więcej czasu niż realizacja zadań strategicznych, które mają przyczyniać się do rozwoju i wzrostu efektywności firmy (jak ustalanie ścieżek rozwoju kariery, motywowanie pracowników czy planowanie szkoleń). Tylko 23 proc. HR-owców deklaruje, że na te zadania strategiczne poświęca więcej czasu, niż na administrację. Czy takich proporcji oczekują od działu HR menadżerowie? Aż 78 proc. z nich uważa, że HR jest przede wszystkim partnerem w określaniu strategii budowania zespołu. Co więcej, dwie trzecie badanych menadżerów dobrze oceania kompetencje i wsparcie działu HR w tym zakresie.

Jak przekonuje Robert Augustyniak, Dyrektor Działu HCM w Enxoo, współczesny HR nie powinien i nie musi być przytłoczony czynnościami administracyjnymi. Zadaniem HR jest koncentracja na aktywnościach, które przełożą się na zwiększenie efektywności firmy i będą wpierać realizację jej strategicznych celów. – W większości badanych firm działy HR są zajęte pracami administracyjnymi typu wyszukiwanie i uzupełnianie informacji i nie mają czasu na zadania związane z rozwojem i właściwym wykorzystaniem potencjału pracowników. Nasze badanie pokazuje, że podstawową przeszkodą jest brak odpowiednich narzędzi, które pozwoliłyby na zebranie informacji w jednym miejscu oraz ułatwiłyby ich analizę i podejmowanie decyzji, np. o rozpoczęciu rekrutacji czy o rozpoczęciu programu szkoleniowego pracowników – mówi Robert Augustyniak.

Często nawet podstawowe informacje o pracownikach nie są dla ich przełożonych dostępne od ręki. Ponad połowa działów HR w badanych firmach potrzebuje przynajmniej jednego dnia roboczego na przygotowanie dla menadżera informacji o jego zespole, takich jak dane o wynagrodzeniach, urlopach czy szkoleniach. A to dlatego, że głównym narzędziem pracy HR-owca pozostaje wciąż arkusz kalkulacyjny (np. Excel). Aż 36 proc. badanych specjalistów z działów zarządzania kadrami deklaruje, że najczęściej korzysta właśnie z tego narzędzia, a dodatkowo blisko 20 proc. wskazuje, że pracuje głównie za pośrednictwem poczty elektronicznej. Tylko jedna trzecia na pierwszym miejscu wymieniła dedykowane systemy do wspomagania zarządzania kadrami.

Blisko połowa (45 proc.) specjalistów HR przygotowuje miesięcznie dla kadry zarządzającej co najmniej 6 raportów. Do najbardziej czasochłonnych badani zaliczyli raport wynagrodzeń (32 proc.) oraz budżetowy (27 proc.). Prawie siedmiu na dziesięciu HR-owców, aby zgromadzić potrzebne do raportu informacje, musi skorzystać z 3 do 5 różnych źródeł.

Nie oznacza to, że do tego działu w przedsiębiorstwach nie dociera technologiczna rewolucja. Coraz większą popularnością cieszą się nowoczesne systemy informatyczne służące do zarządzania kadrami. Już 32 proc. specjalistów HR korzysta w swojej pracy z przynajmniej jednego. Ponad połowa (51 proc.) - od 2 do 5 systemów informatycznych. - Kluczowe w odciążeniu działów human resources jest wykorzystanie takiego rozwiązania informatycznego, które integrowałby dotychczas rozproszone obszary, takie jak administracja, rekrutacja, wynagrodzenia, szkolenia czy ocena pracowników – tłumaczy Krzysztof Zych, Partner Zarządzający Enxoo. - Dedykowane rozwiązania IT mogą pomóc HR-owcom dostarczać menadżerom i zarządom pełnych informacji, profesjonalnie i kompleksowo zarządzać kompetencjami i rozwojem pracowników. – podkreśla Krzysztof Zych.

Czy taką opinię podzielają sami badani? Menadżerowie w firmach uważają, że wdrożenie zintegrowanego systemu do zarządzania talentami może mieć kluczowy wpływ na zwiększenie efektywności firmy (40 proc. wskazań). Podobną opinie formułuje jedna trzecia specjalistów HR.

Informacje o badaniu:
Badanie zrealizował na zlecenie Enxoo, twórcy systemu Skilo, Instytut Badań Rynkowych i Społecznych Homo Homini, w dniach 05-15 maja 2014 roku na grupie 500 menadżerów oraz 500 specjalistów HR ze średnich i dużych firm.