Ile kosztuje utracony czas pracy?

Przeczytaj także: Jak zwiększyć swoją efektywność w pracy?

Każdego roku w firmach pracownicy tracą tysiące godzin na wysyłaniu odpowiedzi na e-maile i na uczestniczeniu w mało produktywnych spotkaniach. Dotyczy to zarówno prezesów, jak i pracowników niższych szczebli. Jednym z powodów takiej sytuacji jest fakt, że firmy nie traktują czasu tak samo jak np. środków trwałych i nie monitorują dokładnie tego, w jaki sposób czas w pracy jest „użytkowany”. Eksperci Bain sprawdzili ile czasu i pieniędzy firmy tracą w ciągu roku na nieumiejętnym zarządzaniu czasem i na tej podstawie stworzyli listę najlepszych praktyk, które należy wdrożyć, by przeciwdziałać najczęściej występującym błędom.

Wyniki badania Bain pokazują, że 15% czasu pracownicy kadry zarządzającej spędzają na spotkaniach – jest to znacznie więcej niż w 2008 r. Cotygodniowe spotkania pracowników wyższego szczebla w ujęciu rocznym mogą „kosztować” w sumie 7000 godzin, a biorąc pod uwagę zaangażowanie pracowników podległych tym osobom i ich wkład w zorganizowanie tych spotkań – mówimy już o 300 000 godzin! Mimo to dla większości firm olbrzymią trudność stanowi określenie na ile produktywnie kadra zarządzająca i pozostali pracownicy spędzają czas w pracy, ponieważ nie jest to ani śledzone, ani mierzone.

Bain we współpracy z firmą analityczną VoloMetrix zbadał całkowity czas pracy pracowników w 17 korporacjach. Wyniki tego badania pokazują, że:

• Zarządzający firmami w ciągu roku odbierają średnio 30 000 wiadomości e-mail (ok. 1000 w latach 70-tych). Przy obecnym tempie, kierownictwo będzie spędzać więcej niż cały jeden dzień w tygodniu na zarządzanie skrzynką e-mail.
• Pracownicy wyższego szczebla poświęcają średnio ponad dwa dni w tygodniu na spotkania z dwoma lub trzema innymi pracownikami. Opóźnienie spotkania choćby o 5 minut powoduje wydłużenie spotkania średnio o 8%.
• Spotkania organizowane są często „dla zasady” – i jest to tendencja rosnąca. Podczas jednego na pięć spotkań uczestnicy wysyłają średnio od jednego do trzech e-maili co 30 min. Bain wyliczył, że taki brak skupienia na temacie spotkania w zależności od wielkości organizacji, może wydłużyć spotkanie nawet o 20%.

- Popularne porady dotyczące zarządzania czasem - bierz udział tylko w wybranych spotkaniach, trzymaj na wodzy swoją skrzynkę e-mail – mogą czasem być sprzeczne z kulturą organizacyjną firmy. - mówi Jacek Poświata, dyrektor zarządzający Bain & Company w Polsce i Europie Środkowo-Wschodniej. Dlatego rekomendujemy zarządzanie czasem jak samo, w jaki sposób zarządza się środkami trwałymi. Wtedy niezależnie od kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa, czas zawsze będzie traktowany bardzo poważnie – dodaje Jacek Poświata.

Badania Baina pozwoliły na wytypowanie ośmiu grzechów głównych w kwestii zarządzania czasem oraz wypracowanie sposobów na ich wyeliminowanie:

• Brak jasnych priorytetów: Uporządkuj i rozdziel zadania tak, by każdy wiedział, co zrobić z dodatkowym czasem i które zadania mogą być odłożone na później.
• Niepunktualność: Wprowadź zasadę 100% punktualności i zarządzaj czasem w taki sam sposób, w jaki zarządzasz dobrami materialnymi.
• Ciągłe tworzenie nowych projektów: Wymagaj uzasadnienia biznesowego każdego nowego projektu.
• Rozbudowana biurokracja: W prostocie siła. Wyeliminuj długą ścieżkę decyzyjności - kosztuje to Ciebie zbyt dużo czasu i wymaga zaangażowania zbyt wielu osób.
• Brak systemu organizacji spotkań: Stwórz procedury jasno określające kto może zwoływać spotkania.
• Brak decyzyjności: Ustandaryzuj proces wydawania kluczowych decyzji.
• Brak dyscypliny podczas spotkań. Wprowadź dyscyplinę, wymagaj odpowiedniego przygotowania, pilnuj agendy, nie toleruj spóźnień. Jeśli to możliwe, kończ spotkania przed czasem.
• Brak systemu zarządzania czasem: Zacznij śledzić czas, jaki w Twojej organizacji przeznaczany jest na spotkania. Regularnie sprawdzaj, czy ilość wysłanych maili przekłada się na produktywność.

Podobno czas to pieniądz. Z tego właśnie powodu firmy powinny prowadzić regularny audyt i zarządzać czasem tak, by maksymalnie ograniczyć wyciek tego niezwykle cennego kapitału.