Panel dyskusyjny w nowej odsłonie

Przeczytaj także: Jak przygotować się do trudnej rozmowy w pracy i nie tylko?

Na początku należałoby określić 3 strony takiego procesu. Pierwszą z nich jest widownia, która przyszła posłuchać dyskusji, wyrobić sobie opinię na omawiane tematy czy doprecyzować i pogłębić swoją wiedzę. Moim zdaniem jest to pierwsza i najważniejsza grupa, o której przede wszystkim myślą organizatorzy.

Kolejną grupą są oczywiście eksperci posiadający odpowiednią wiedzę merytoryczną, dotyczącą omawianej dziedziny. Każdy z ekspertów może prezentować odmienny pogląd dotyczący omawianego tematu, ze względu na to, że reprezentuje różnorodne środowiska lub dziedziny naukowe. W takim przypadku panel to przedyskutowanie tematu z różnych perspektyw.

Trzecią stroną procesu jest moderator – osoba, od której zależy powodzenie całego procesu. Jest to najważniejsze ogniwo determinujące jakość takiego panelu. To on ustala reguły gry, udziela głosu poszczególnym uczestnikom i co najważniejsze, kieruje dyskusje na obszary oczekiwane przez słuchaczy. W trakcie trwania dyskusji powinien natomiast stanowić jedynie tło dla pozostałych dwóch grup. Praca moderatora składa się z 3 głównych etapów, a do każdego z nich trzeba się odpowiednio przygotować.

Przed konferencją

Przygotowywanie się do panelu może przebiegać według dwóch różnych scenariuszy. Pierwszy z nich to stworzenie koncepcji i wyselekcjonowanie odpowiednich osób, które będą uczestniczyć w wydarzeniu. Drugi jest dobrze znany każdemu praktykowi - dostosowanie koncepcji panelu do zaproszonych gości. Jako, że drugi scenariusz jest znacznie bardziej powszechny postaram się na nim skupić.

Zaproszeni goście mają różnorodne wykształcenie oraz bagaż doświadczeń. Ich wiedza jest zróżnicowana, a dzięki temu możemy uzyskać różne punkty widzenia. Aby nie być zaskoczonym na miejscu warto przeprowadzić porządny wywiad. Niezależnie warto jest poprosić również każdą z osób o krótki opis najważniejszych dokonań i doświadczeń. Wartościowe będą strony tego eksperta jak również jago publiczne wypowiedzi na różnorodne tematy. Pozwoli to nam na przeanalizowanie stylu dyskusji i w niektórych przypadkach może zapobiec przypadkom zaognienia się sytuacji.

Na kilka dni przed planowanym wydarzeniem dobrze jest też wysłać informację dotyczącą zasad i reguł, które miałyby obowiązywać podczas nadchodzącego panelu. Warto również przedstawić temat spotkania i poprosić wszystkich ekspertów o określenie tematyki wystąpień. W informacji przedpanelowej nie należy zapomnieć o najbardziej oczywistych rzeczach takich jak miejsce, data i godzina. Nie ma co wymuszać na tych osobach konieczności przeszukiwania skrzynki mailowej w poszukiwaniu archiwalnych wiadomości z waszym zaproszeniem.

Jeżeli macie zamiar wykorzystać jakiekolwiek narzędzia, które byłyby Wam pomocne w prowadzeniu takiego panelu. Warto jest aby pierwsze testy odbyły się jeszcze w zaciszu biura/domu. Gorączkowe tłumaczenia w trakcie trwania dyskusji psują atmosferę spotkania. Jeżeli jest to niemożliwe warto jest zaprosić gości trochę wcześniej i zapewnić osobę, która pomoże odnaleźć się w zaistniałej sytuacji. Wybierając narzędzie musimy mieć na względzie to, że eksperci nie zawsze będą biegli w posługiwaniu się nowoczesnymi technologiami.

Przygotowanie publiczności

Tak jak wspomniałem wcześniej panele dyskusyjne prowadzi się głównie z myślą o publiczności, dlatego tak ważne jest odpowiednie ich przygotowanie. Po pierwsze powinniśmy przedstawić zasady, które będą panowały podczas takiego wydarzenia. Możliwe jest również nakreślenie widowni sylwetek ekspertów oraz tematu. Jeżeli naszym zamierzeniem jest zaangażować widownie w dyskusję to jest to bardzo dobry punkt startowy. Damy dzięki temu uczestnikom przeświadczenie, że panel nie jest kółkiem wzajemnej adoracji ekspertów, a platformą wymiany poglądów pomiędzy zainteresowanymi grupami.

Publiczność, w przypadku gdy mamy taką możliwość, powinna zaznajomić się z wykorzystywanymi narzędziami. Jeżeli narzędzia będą wymagały dostępu do urządzenia z dostępem do Internetu warto jest pomyśleć o tym dużo wcześniej i przygotować taką koncepcję, która będzie szybka i łatwa do wdrożenia. Wprowadzenie różnych narzędzi ma nam ułatwić prowadzenie panelu a nie powodować rozproszenia z przyczyn technicznych.