e-Faktura: moda czy konieczność?

Przeczytaj także: E-faktury niedoceniane w Polsce

Plany UE idą znacznie dalej: przewiduje się wprowadzenie obowiązku rozliczania projektów finansowanych z funduszy europejskich zlecanych przez administrację rządową wyłącznie za pomocą faktur elektronicznych od 2016r. Będzie to bardzo poważna zmiana, która zdecydowanie spopularyzuje tą formę fakturowania w Polsce – kraju będącym głównym beneficjentem unijnych dotacji.

Korzyści z fakturowania elektronicznego

Stosowanie faktur elektronicznych ma w założeniu dostarczyć użytkownikom wiele korzyści. Najczęściej wymienia się niższe koszty przygotowania tj. oszczędności, jakie może uzyskać firma stosująca tą metodę fakturowania oraz szybsze dotarcie faktury do odbiorcy. Nie bez znaczenia jest również uzyskanie przez wystawcę pewności, że nabywca otrzymał fakturę, ponieważ pociąga to za sobą określone konsekwencje prawne.

Odnosząc się do rozrysowanego na schemacie procesu obsługi faktury elektronicznej, warto zastanowić się, na ile ważne dla przedsiębiorców mogą być poszczególne korzyści z e-fakturowania.

• Niższe koszty przygotowania faktur elektronicznych. Z tym punktem trudno polemizować, współcześnie ręczne wystawianie faktur zostało powszechnie zastąpione pracą za pomocą komputerów. A skoro są one wystawiane w ten sposób, to wydruk do postaci elektronicznej będzie zawsze tańszy od wydruku na papierze.
• Szybsze dostarczanie dokumentów. To istotna korzyść nie tylko dla wystawcy, ale również dla odbiorcy, bowiem do odliczenia VAT niezbędne jest otrzymanie faktury. Dostarczanie realizowane może być na klika sposobów. Najbardziej popularnym jest przesłanie faktury elektronicznej, jako załącznika do e-maila. Wysłanie faktury w ten sposób nie daje jednak wystawcy gwarancji, że odbiorca fakturę odebrał. Trzeba w tym miejscu też podkreślić, że poczta elektroniczna nie jest bezpiecznym kanałem wymiany e-faktur. W ostatnich miesiącach nasiliły się przypadki dystrybucji drogą e-mail fałszywych faktur. Są to procedery natury przestępczej mające na celu wyłudzenia lub zawirusowanie urządzeń (komputerów, smartfonów) użytkowników.
• Pewność odbioru faktury gwarantują portale „pocztowe” – platformy do bezpiecznej wymiany dokumentów elektronicznych między firmami, których zadaniem jest przekazywanie faktury uprawnionemu odbiorcy po autoryzacji. Do tego jak ważna jest pewność wystawcy co do odbioru faktury przez nabywcę nie trzeba nikogo przekonywać. Obecnie mamy do czynienia z ogromną popularnością portali „eBOK”, czyli elektronicznych biur obsługi klienta. Masowi wystawcy faktur np. wodociągi, gazownie czy firmy telekomunikacyjne uruchamiają podobne portale do komunikacji z klientami. To dobre rozwiązanie dla dostawców, jednak z punktu widzenia odbiorcy ma istotną wadę. Odbiorca bowiem zmuszony jest pobierać faktury z różnych serwisów internetowych. W pracy księgowych zwłaszcza biur rachunkowych to niewątpliwie znaczne utrudnienie. Rozwiązaniem tych problemów może być portal otwarty na wszystkich przedsiębiorców, z resztą portal taki już działa i rozwija się bardzo dynamicznie.