e-Faktura: moda czy konieczność?

Przeczytaj także: E-faktury niedoceniane w Polsce

• Niższe koszty archiwizacji. Faktury elektroniczne, podobnie jak faktury papierowe, są dowodami, które zgodnie z przepisami prawa bilansowego i podatkowego muszą być archiwizowane. Prawo bilansowe w zakresie rozwiązań szczegółowych odsyła do przepisów szczególnych, w tym przypadków do zasad przechowywania i archiwizacji faktur określonych w ustawie o podatku od towarów i usług. Faktury można obecnie swobodnie przechowywać w dowolnej postaci. Warto jednak zwrócić uwagę na praktyczne problemy, które obecnie muszą pokonać przedsiębiorcy. Wprowadzając dowolną fakturę obcą do systemu finansowo-księgowego nadawany jest kolejny numer ewidencyjny, nanoszony zwykle na dokument papierowy odkładany do segregatora. Można łatwo sprawdzić kompletność archiwum przeglądając segregator. Sprawa się komplikuje, kiedy niektóre z dokumentów mają postać elektroniczną (przypisywane są im kolejne numery ewidencyjne), lecz fizycznie nie ma ich w segregatorze. Nie zawsze archiwum dokumentów otrzymywanych i przechowywanych w postaci elektronicznej ma odmienną numerację. Powstaje zatem praktyczny problem, w którym archiwum należy szukać konkretnego dokumentu. Rozwiązaniem może być zamiana (digitalizacja) dokumentów papierowych na postać elektroniczną by je także przechowywać w tej postaci, co można czynić, o ile podatnik zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego .
• Sprawny dostęp do danych. To kolejna korzyść, jaką mogą uzyskać przedsiębiorcy, którzy korzystają z faktur elektronicznych; choć jest to raczej cecha rozwiązań archiwizujących, dla których wyszukiwanie dokumentów według oczekiwanych parametrów nie jest obecnie żadnym problemem. Pamiętać należy jedynie o tym, by podatnik przechował faktury w postaci elektronicznej w podziale na okresy sprawozdawcze z możliwością wyszukiwania oraz dostępem zdalnym dla potrzeb ewentualnej kontroli Urzędu Skarbowego.

Czy fakturowanie elektroniczne można postrzegać w kategorii mody? Nie. Nie można oczekiwać, że przeminie i za rok czy dwa pojawią się inne pomysły, co do wymiany i ewidencji dokumentów. Jest coraz więcej sygnałów ze strony instytucji państwa regulujących zasady wymiany dokumentów, które wskazują, że rola dokumentów elektronicznych będzie stale rosła. Faktury elektroniczne będą coraz bardziej powszechne, a ostatecznie wyprą rozwiązania papierowe. Podobne zjawisko zaszło na naszych oczach w odniesieniu do bankowości elektronicznej, obecnie elektroniczne zlecenie przelewu nie robi na księgowych wrażenia. Przeciwnie, to przelew w postaci papierowej wydaje się czymś dziwnym, a czasem podejrzanym.

Bogdan Zatorski, Kierownik Konsultingu Biznesowego w