Jak wdrażać system ERP?

Przeczytaj także: Microsoft Dynamics NAV 2013

Na szczęście większość wdrożeń realizowana jest w organizacjach usytuowanych między tymi dwiema skrajnościami. Lęki i obawy w ich przypadku mogą występować zupełnie naturalnie. Zadaniem osób realizujących wdrożenie jest zrobić wszystko, by takie postawy nie miały destruktywnego wpływu na zaplanowane działania, a przede wszystkim, by nie doprowadziły do paraliżu całego przedsięwzięcia.

Przede wszystkim już na etapie przygotowań należy nie tylko przekonać pracowników, że wdrożenie to priorytet Zarządu. Bezwzględnie należy pokazać główne cele jakie organizacja chce dzięki niemu osiągnąć. Cel nie może być jednak sformułowany ogólnikowo i niezrozumiale – klasycznym błędem jest ograniczanie go do takiego truizmu jak „informatyzacja firmy” czy „usprawnienie procesów”. Konieczne jest klarowne i zdecydowane przesłanie płynące od zarządzających firmą – co ono oznacza dla przyszłości firmy i samych pracowników.

Niezmiernie ważne jest to, by projekt był wspólnym przedsięwzięciem dostawcy i firmy, w której realizowane jest wdrożenie. Zagrożenia „społeczne” musimy identyfikować wspólnie z odpowiedzialnymi osobami po stronie Klienta i poszukiwać rozwiązań w ramach zespołu wdrożeniowego. Współpraca osób odpowiedzialnych za projekt (szefów wdrożenia) jest tu kluczowa. Tylko znajomość własnej organizacji może pomóc w identyfikacji przyczyn zachowań poszczególnych pracowników.

Zidentyfikowanie „nieprzychylnych ośrodków” powinno wiązać się ze wzmożoną uwagą poświęconą niezadowolonym. Pierwszym krokiem jest uważne ich wysłuchanie, próba wspólnego zdefiniowania problemów. Często indywidualne prezentowanie korzyści płynących z wdrożenia oraz rozwiewanie poszczególnych obaw przynosi oczekiwane rezultaty. W skrajnych przypadkach należy wspólnie zastanowić się nad odsunięciem od projektu „dywersantów”.

Istotną kwestią zwiększającą szanse powodzenia projektu jest znalezienie w poszczególnych obszarach funkcjonalnych liderów (niekoniecznie pełniących formalne role w projekcie), którzy są entuzjastami nowej technologii i nierzadko z pasją podchodzą do nowego wyzwania. Takie osoby są w stanie „zarażać” otoczenie swoim pozytywnym nastawieniem i własnym wyobrażeniem efektów wdrożenia. Tacy pracownicy stają się również nieodzowną pomocą w trakcie uruchamiania systemu.

Na koniec rzecz dość oczywista, ale niekiedy traktowana po macoszemu: szkolenie na dedykowanej bazie danych i jak najszybsze rozpoczęcie pracy z aplikacją. Dopóki prowadzone są prace analityczne, modelowe, wdrożeniowcy przedstawiają teoretyczne rozwiązania – narasta obawa przed nowym systemem. Przejście do fazy szkoleń oraz testowania funkcjonalnego pozwala pracownikom na zetknięcie z konkretnymi problemami. Szkolenia na dedykowanej bazie danych, praca z dokumentami i danymi słownikowymi specyficznymi dla danej firmy pozwalają dojść do fazy, którą można określić przysłowiem „nie taki diabeł straszny…”.

Andrzej Boryka, Dyrektor ds. Wdrożeń w