Praca biurowa: doświadczenie nie jest konieczne

Przeczytaj także: Czy po pandemii znajdzie się praca dla Ukraińców?

Duże wymagania, szeroki zakres kompetencji. To jest właśnie sekretariat

Analiza rynku pracy dowodzi, że pracodawcy najczęściej poszukują kandydatów na stanowiska recepcyjne. Nie jest to nic zaskakującego, a raczej bezpośrednie następstwo sporej fluktuacji pracowników w tym obszarze - to właśnie w sekretariacie czy recepcji młodzi pracownicy bardzo często stawiają swoje pierwsze zawodowe kroku. Okazuje się również, że prace biurowe przestały być sfeminizowane - coraz częściej o tego typu pracę starają się także mężczyźni.

W II kwartale bieżącego roku do osób poszukujących pracy w sekretariacie/recepcji skierowanych było o 25% więcej ogłoszeń niż miało to miejsce w analogicznym okresie ubiegłego roku.

Analiza ogłoszeń, które w II kwartale pojawiły się w serwisie Pracuj.pl, pozwala stwierdzić, że praca w sekretariacie to wyzwanie dla kogoś, kto nie obawia się szerokiego zakresu obowiązków, a co za tym idzie - wysokich wymagań przełożonych. Pracownicy sekretariatu muszą nie tylko organizować pracę biura, lecz także koordynować obieg dokumentów – w tym faktur, a także ich archiwizować i przygotowywać dokumentację, zestawienia, raporty czy prezentację. Osoby obsługujące sekretariat często odpowiedzialne są także za organizację i obsługę spotkań wewnętrznych, a także komunikację z klientami i partnerami biznesowymi. Pracodawcy wymagają od takich osób znajomości pakietu MS Office, obsługi urządzeń biurowych, języka angielskiego, przynajmniej podstawowej wiedzy rachunkowej czy księgowej oraz znajomości branży, w której działa firma. Dodatkowo pracownik sekretariatu musi posiadać wysoko rozwinięte umiejętności interpersonalne oraz charakteryzować się wysoką kulturą osobistą, a także umieć pracować pod presją czasu.

Asystent/ka do zadań specjalnych

Jedna trzecia ogłoszeń zamieszczonych obecnie na portalu Pracuj.pl, z tych adresowanych do specjalistów administracji biurowej, skierowana jest do asystentów, z czego dużą część stanowią ogłoszenia dedykowane osobom na stanowiska asystentów prezesa czy zarządu. Do obowiązków takich specjalistów należy przede wszystkim ścisła współpraca z zarządem, przekładająca się na szybki i sprawny przepływ informacji między zarządem a pracownikami firmy. Asystentka odpowiedzialna jest także za prowadzenie kalendarza spotkań, koordynowanie podróży służbowych (także zagranicznych), rozliczenia kosztów delegacji, komunikację z oddziałami, w tym zagranicznymi oraz z klientami i partnerami biznesowymi. W zakres obowiązków może wchodzić również, organizacja i nadzór konferencji czy spotkań biznesowych oraz prowadzenie dokumentacji wewnętrznej: protokołowanie, przygotowanie materiałów informacyjnych, prezentacji i podsumowań spotkań.

Od kandydatów na to stanowisko pracodawcy oczekują wykształcenia wyższego i doświadczenia, znajomość języka angielskiego jest często warunkiem koniecznym. Obsługa komputera, biegłość w poruszaniu się w środowisku Windows oraz obsługa urządzeń biurowych to na tym stanowisku podstawa. W przypadku kandydatów do tej pracy, ważne są też kompetencje miękkie, dlatego pracodawcy, charakteryzując idealnego kandydata, piszą o etyce i dojrzałości biznesowej czy umiejętności zachowania zimnej krwi w trudnych sytuacjach.

Specjaliści ds. wprowadzania danych

W II kwartale 2015 r. ofert pracy na Pracuj.pl dla osób odpowiedzialnych za wprowadzanie/przetwarzanie danych, było o 8% więcej niż w II kwartale 2014 roku. Jak wynika z analizy ogłoszeń opublikowanych na portalu, praca dla tych specjalistów polega na wprowadzaniu i przetwarzaniu danych w systemie komputerowym, ich analizie oraz weryfikacji. Osoby te odpowiedzialne są również za przygotowywanie raportów, baz danych, a także opracowywanie i przedstawianie rekomendacji i wniosków z przeprowadzonych analiz. Jednym z kluczowych oczekiwań pracodawców wobec tych specjalistów jest biegła znajomość MS Office, szczególnie programu Excel. Od osób odpowiedzialnych za wprowadzania/przetwarzania danych wymaga się również bardzo dobrej znajomości języka angielskiego, umiejętności analitycznych oraz dokładności i zorientowania na szczegóły.