Poczta elektroniczna uzależnia

Przeczytaj także: E-mail dobry dla starszych

Na podstawie wyników ankiet wyodrębniono cztery kategorie użytkowników:

• Zdyscyplinowani - 49 procent uznało się za "zdyscyplinowanych", swobodnie korzystających z poczty elektronicznej, wyraźnie wyznaczających granice związane z czasem i miejscem jej użytkowania, zawężone do godzin i miejsca pracy.

• Obsesyjnie uzależnieni - 21 procent respondentów potwierdziło, że odczuwa wewnętrzny przymus ciągłego sprawdzania swojej skrzynki odbiorczej i wpada w panikę, kiedy nie może uzyskać do niej dostępu. W Polsce odsetek takich osób był na poziomie 14 procent.

• Lękliwi - 10 procent ankietowanych uznało się za technofobów i stwierdziło, że wykorzystuje tylko najbardziej podstawowe funkcje poczty elektronicznej, preferując komunikację głosową.

• Przeciążeni - 6 procent respondentów cierpi od nadmiaru e-maili i ma problemy z ich opanowaniem. Wiele wiadomości pozostaje nieodczytanych, a użytkownicy obawiają się zalogować do swoich skrzynek.

"Cechy charakterystyczne każdej z tych kategorii nie budzą zdziwienia - mówi Jarosław Samonek, Country Manager firmy Symantec Polska. - Znacznie bardziej niepokojący jest fakt, że prawie czterdzieści procent ankietowanych ma niewłaściwe podejście do poczty elektronicznej. E-mail może przynieść nam wiele korzyści i pomóc w wykonywaniu obowiązków zawodowych, ale niewłaściwe korzystanie z poczty elektronicznej może mieć dla nas także poważne konsekwencje."

Jak pokazują wyniki badania, w 2005 roku znacznie zwiększyła się liczba przesyłanych e-maili – przeciętnie o 47 procent. W rezultacie użytkownicy poświęcają na obsługę poczty elektronicznej coraz więcej czasu.

"Wiele czynników wpłynęło na rozwój uzależnienia od poczty elektronicznej, które obecnie obserwujemy - dodaje Jarosław Samonek. - Obecnie e-mail to znacznie więcej niż narzędzie do komunikacji. Używamy systemów poczty elektronicznej do zarządzania terminarzem oraz bazą kontaktów, delegowania zadań służbowych, a nawet sporządzania raportów. Nic więc dziwnego, że użytkownicy są od niego całkowicie zależni w życiu zawodowym i coraz częściej także prywatnym."

Duży wpływ na zmianę - przede wszystkim naszego trybu pracy - miało pojawienie się urządzeń przenośnych, przystosowanych do obsługi poczty elektronicznej. 31 procent respondentów korzysta z poczty e-mail za pomocą urządzenia mobilnego (w Polsce 26 procent), przy czym dla 34 procent jest to pierwsza rzecz, którą robią po przebudzeniu, a dla 30 ostatnią wykonywaną tuż przed snem; co ciekawe w Polsce odsetek osób sprawdzających pocztę tuż przed snem jest znacznie wyższy i wynosi aż 67 procent! 65 procent badanych korzysta z urządzeń mobilnych do sprawdzenia lub załatwienia spraw zawodowych w obecności współmałżonków lub bliskich przyjaciół i rodziny, 40 procent podczas urlopu, a 38 procent podczas zwolnienia chorobowego. W Polsce ten odsetek jest jeszcze większy i wynosi aż 89%. 67% regularnie sprawdza swoją skrzynkę podczas urlopu, a 44% w trakcie zwolnienia lekarskiego.

Kilka rad, które powinien rozważyć każdy użytkownik poczty elektronicznej:

1. Pomyśl o tym, kiedy i gdzie korzystasz z poczty elektronicznej.
2. Jeśli nie czekasz na ważną wiadomość, spróbuj pracować bez ciągłego dostępu do poczty, aby wykonać swoje zadania. Nie masz obowiązku natychmiast reagować na nadchodzące wiadomości e-mail.
3. Panuj nad swoją skrzynką odbiorczą. Przenieś plik do odrębnego folderu, natychmiast po przeczytaniu i podjęciu odpowiednich działań. Aby zmniejszyć liczbę pozycji w skrzynce odbiorczej, przechowuj w niej tylko wiadomości, które wymagają Twojego działania, uzyskując w ten sposób listę rzeczy do zrobienia.
4. W świecie, który polega na elektronicznej wymianie informacji, znacznie większą wagę ma rozmowa. Korzystaj z poczty elektronicznej tylko wówczas, gdy rozmowa nie jest możliwa lub właściwa.
5. Zastanów się, kto rzeczywiście powinien poznać treść wysyłanej przez Ciebie wiadomości i odpowiednio dobierz listę odbiorców otrzymujących jej kopie. Jeśli sam jesteś odbiorcą wiadomości, zastanów się, czy odpowiadając na pewno powinieneś użyć funkcji "odpowiedz wszystkim".

W wyniku badania stwierdzono również pozytywne postawy wobec poczty elektronicznej. Chociaż 27 procent respondentów stwierdziło, że sprawdzanie poczty poza godzinami pracy zwiększa poziom stresu, to znaczący odsetek - 23 procent - uznał, że jest wręcz przeciwnie. 43 procent mobilnych użytkowników e-mail uznało, że dostęp do poczty poza biurem zwiększa ich wydajność. W Polsce potwierdziło to 33 procent ankietowanych. Dziwić może fakt, iż spora liczba – aż 75 procent ankietowanych - uznaje, że to oni, a nie ich pracodawcy, są odpowiedzialni za utrzymanie porządku i kontroli nad systemu poczty elektronicznej.