Komunikacja Voice Mailing System w biznesie

Przeczytaj także: Gazetki promocyjne bez promocji

Jak to działa?

VMS polega na nagraniu komunikatu głosowego, który następnie może zostać odsłuchany w telefonie odbiorcy. Zaletą tego typu komunikacji jest możliwość skierowania jej zarówno na telefony komórkowe, jak i telefony stacjonarne.

Ważnym elementem efektywnej kampanii VMS jest zaangażowanie do nagrania komunikatu osoby, która będzie rozpoznawalna dla odbiorcy lub zatrudnienie profesjonalnego lektora. Korzystanie z syntezatorów mowy raczej podziała na odbiorców odstraszająco i skłoni ich do wcześniejszego odłożenia słuchawki.

– Należy pamiętać również o tym, aby nagranie nie trwało dłużej niż pół minuty, informacja była przekazana w sposób zwięzły i prosty, a samo połączenie z odbiorcą zostało wykonane zgodnie z zasadami savoir-vivre, nie wcześniej niż o 8 rano i nie później niż o 22 – tłumaczy Andrzej Ogonowski, Brand & PR Director w SMSAPI, platformie do masowej wysyłki wiadomości SMS, MMS i VMS.

Kiedy używać VMS?

VMS ma tę przewagę nad mailem i SMS-em, że wiadomość głosowa mocniej wpływa na emocje jej odbiorcy. Warto więc zastosować tę formę komunikacji, kiedy chcemy zbudować z kimś więź, lub kiedy grupa docelowa jest silnie związana z nasza marką. Dobre przykłady płyną w tym przypadku ze świata sportu.

VMS został wykorzystany przez stację Eurosport, która zaprosiła do współpracy Agnieszkę Radwańską. Tenisistka miała dzwonić do kibiców na 5 minut przed rozpoczęciem swojego meczu z przypomnieniem, że za kilka chwil pojawi się na korcie.

Mało kto jest tak zaangażowany w świat swojej ulubionej marki, jak kibice piłkarscy. Ciekawy przykład wykorzystania VMS dał Śląsk Wrocław. Dla kibiców klubu musiało być dużą niespodzianką, kiedy zadzwonili do nich przed jednym z meczów portugalscy zawodnicy Marco i Flavio Paixao, reprezentujący wówczas barwy wrocławian. Piłkarze w krótkim komunikacie zaprosili kibiców na stadion, a akcja spotkała się z bardzo dobrym przyjęciem fanów.

Wiadomości głosowe sprawdzą się również jako narzędzie alarmowe dla lokalnego samorządu. VMS mogą być kierowane na telefony komórkowe i stacjonarne, kiedy zaistnieje potrzeba poinformowania o nadchodzącym zagrożeniu, jak np. ulewnych opadach deszczu, gwałtownych burzach itp.

Jednym z popularnych zastosowań VMS było również nagrywanie przez polityków wiadomości w trakcie kampanii wyborczych i kierowanie ich do potencjalnych wyborców.
VMS może być także wykorzystywany do wysyłania powiadomień przez pracowników służby zdrowia. Jedna z działających w Polsce prywatnych przychodni wysyła do pacjentów SMS-a z przypomnieniem o wizycie, po którym następuje SMS z kodem aktywacyjnym. Kolejnym krokiem jest skierowanie do pacjenta wiadomości VMS, w której podawane są informacje o tym, że kod został wysłany i instrukcja, w jaki sposób z niego skorzystać, aby nie stać w kolejce u lekarza – kod należy wpisać do specjalnego urządzenia w przychodni, a następnie skierować się bezpośrednio do gabinetu lekarza.

VMS a komunikacja dwukierunkowa

Wiadomości głosowe stwarzają także możliwość przeprowadzenia komunikacji dwukierunkowej. Korzystają z tego zwłaszcza operatorzy telekomunikacyjni bądź dostawcy usług RTV. Zazwyczaj polega to na tym, że klient otrzymuje nagraną wiadomość np. z informacją o zaległej płatności, z nową ofertą lub z przypomnieniem o zbliżającym się terminie zapłaty rachunku. Do komunikatu jest wówczas dołączona informacja, że po wyborze odpowiedniego klawisza w telefonie klient może np. połączyć się z konsultantem, sprawdzić swój stan konta lub wykonać inną operację.

VMS jako element kampanii SMS i mailingowych

Wiadomości głosowe mogą być zastosowane także jako element szerszych kampanii, wykorzystujących także SMS-y i e-maile. VMS w takim przypadku posłuży jako narzędzie komunikacji, które zostanie uzupełnione komunikatem SMS-owym lub mailowym. Dzięki temu zrealizowane zostaną dwa cele: wzbudzenie u odbiorcy emocji oraz skuteczne dotarcie do niego następującą wiadomością wysłaną na urządzenie mobilne. Dla przykładu: sieć handlowa może „zadzwonić” do klienta i poinformować go o rozpoczynającej się akcji wyprzedażowej, a następnie wysłać do niego SMS-a z kodem rabatowym lub skróconym linkiem do strony internetowej, gdzie mógłby sprawdzić aktualną ofertę.

Podsumowanie

Według raportu "Komunikacja mobilna w biznesie 2016”, przygotowanego przez SMSAPI.pl we współpracy z IPSOS Polska, działające w Polsce firmy zwiększają nakłady na komunikację mobilną – dotyczy to zarówno przedsiębiorstw tradycyjnych jak i segmentu e-commerce. Najczęściej używanymi narzędziami do komunikacji mobilnej są e-maile, SMS-y, social media oraz aplikacje mobilne.

Jak widać, niewiele firm odkryło potencjał wiadomości głosowych. Wśród nich pewne obawy może budzić, że VMS to dość inwazyjna forma kontaktu z klientem, który – w odróżnieniu od SMS-a i maila – jest zmuszony, aby zapoznać się z wiadomością w konkretnej chwili i nie może odłożyć tego na później. Inni mogą nie mieć zaufania do telefonicznej formy kontaktu, utożsamiając ją z telemarketingiem.

Powyższe ryzyka można jednak łatwo wyeliminować. VMS może być bowiem narzędziem skutecznym i wywołującym wiele pozytywnych interakcji. Wszystko zależy od umiejętności marketera, który będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie takiej kampanii. To prawda, że w przypadku VMS trzeba być szczególnie wrażliwym na zasady permission marketingu i kierować wiadomości tylko i wyłącznie do osób, które wcześniej sobie tego zażyczyły. VMS dedykowany powinien być tylko wyjątkowym okazjom i nieużywany zbyt często.

Wykorzystywanie VMS tylko do przedstawienia najważniejszych komunikatów i w odpowiednich odstępach czasowych, zbuduje w odbiorcy przekonanie o wyjątkowości przekazywanej mu informacji. Z kolei zaproszenie do współpracy w nagraniu głosu znanej osoby, ważnej dla klienta, pomoże w zbudowaniu lepszej jakościowo relacji na linii klient – marka.