Office 365 kontra G Suite walczą o prymat w chmurach

Przeczytaj także: Komunikacja w Office 365 bez tajemnic

Oprogramowanie biurowe oferowane w modelu chmurowym w szybkim tempie zdobywa zwolenników, którzy cenią je za wygodę i elastyczność użytkowania. Aplikacje mogą być uruchamiane w dowolnym miejscu i czasie poprzez przeglądarkę internetową. Ich dodatkowym walorem jest możliwość współdzielenia dokumentów oraz plików ze współpracownikami.

W segmencie oprogramowania biurowego dostarczanego w modelu usługowym pierwszoplanową rolę odgrywają dwa produkty: Microsoft Office 365 oraz G Suite, wcześniej znany jako Google Apps. Wraz z rosnącą popularnością usług chmurowych pojawi się coraz więcej przestrzeni dla aplikacji biurowych Microsoftu i Google.

Poczta elektroniczna i pojemność powierzchni dyskowej

Lawinowy przyrost danych przysparza firmom coraz więcej kłopotów, dlatego warto zwrócić uwagę na oferowaną przez usługodawców powierzchnię dyskową. Przykładowo w ramach usługi Office 365 Business Essentials użytkownik otrzymuje 1 TB powierzchni dyskowej na pliki oraz dodatkowo 50 GB na obsługę poczty elektronicznej. To lepsza oferta od porównywalnego cenowo G Suite Basic (30 GB na pliki oraz pocztę elektroniczną).


Nie zawsze jednak oferta Microsoftu wygrywa z Google. W ramach abonamentu G Suite Business firma otrzymuje nieograniczoną przestrzeń dyskową, pod warunkiem, że z usługi korzysta przynajmniej pięciu użytkowników. Klient Microsoftu, aby skorzystać z takiego przywileju musiałby wybrać opcję Office 365 Enterprise E3, droższą niż G Suite Business.

Niewykluczone, że o wyborze dostawy usługi zadecydują osobiste preferencje w zakresie używania programów pocztowych. Atutem Gmaila jest proste sortowanie i etykietowanie wiadomości. Natomiast Microsoft Outlook posiada zaawansowane możliwości zarządzania wiadomościami, co przy dużej liczbie zróżnicowanych maili pomaga zapanować nad porządkiem w skrzynce, zapewniając sprawniejszą organizację pracy.

Co kryje się w środku?

Pakiet G Suite zawiera szereg narzędzi, takich jak doskonale znany Gmail, arkusz kalkulacyjny Sheets, Docs, Slides czy Google Calendar. Użytkownik może korzystać także z komunikatora Hangouts służącego do prowadzenia rozmów na czacie oraz wideokonferencji. W wersji G Suite Business występują mniej znane rozwiązania Admin czy Vault.

Microsoft - w ramach Office 365 dla przedsiębiorstw - dostarcza pełne aplikacje Word, Excel, Outlook, PowerPoint, OneNote, Publisher, Access oraz rozwiązania Skype for Business, Exchange Online czy OneDrive. W droższych opcjach klienci mają możliwość instalacji pakietu Office na tabletach i smartfonach. Bardzo mocną kartą w talii Microsoftu jest Excel – narzędzie, które jest niezbędne dla wielu pracowników biurowych. Wprawdzie Google cały czas pracuje nad rozwojem aplikacji Sheets, jednak daleko jej do popularności i funkcjonalności najbardziej znanego arkusza kalkulacyjnego na świecie. Warto też zwrócić uwagę na fakt, iż jedynie Microsoft oferuje wersje swoich aplikacji w wersji desktop.

Plany Office 365

Microsoft proponuje zdecydowanie więcej planów taryfowych Office 365 niż Google Suite i podobnie jak konkurent pozwala w dowolnym momencie rozwiązać umowę. Nalicza opłaty proporcjonalnie do wykorzystania, co oznacza, że rezygnując z subskrypcji w połowie miesiąca, użytkownik płaci jedynie za dni, w których rzeczywiście korzystał z usługi. Decydując się na Office 365, można wybrać jeden z trzech planów należących do grupy Business:

• Business Essentials w cenie 15 zł miesięcznie za użytkownika (kwota przybliżona, może się nieznacznie wahać)
• Business w cenie 32 zł miesięcznie za użytkownika
• Business Premium w cenie 38 zł miesięcznie za użytkownika

W ramach oferty dla klientów biznesowych Microsoft oferuje również plany taryfowe Enterprise dla przedsiębiorstw zatrudniających ponad 300 pracowników.

• Enterprise E1 w cenie 24 zł miesięcznie za użytkownika
• ProPlus w cenie 46 zł miesięcznie za użytkownika
• Enterprise E3 w cenie 70 zł miesięcznie za użytkownika

Poszczególne plany są mocno zróżnicowane, ich funkcjonalności można porównać np. na www.office365.senetic.pl. Warto zwrócić uwagę, że dla przedsiębiorców, którzy posiadają już „pudełkowe” wersje Office (opłata jednorazowa, licencja wieczysta bez możliwości aktualizacji) i chcą używać np. Skype for Business, Exchange Online czy OneDrive for Business, najkorzystniejszym wyborem będzie wariant Office 365 Business Essentials lub Office 365 Enterprise E1. Natomiast firmy korzystające z zaawansowanej poczty elektronicznej, gdzie użytkownik ma do dyspozycji 50 GB powierzchni dyskowej, mogą wybierać spośród planów poza Office 365 Business i Office 365 ProPlus.

- Bardzo ważnym elementem Office 365 jest nacisk na rozwiązania usprawniające pracę w firmach. Dzięki aplikacji Zadania na platformie SharePoint, którą można zsynchronizować z rozbudowanym programem Project, zarządzanie skomplikowanymi zadaniami jest dużo łatwiejsze. Przy mniej wymagających projektach dobrze sprawdzi się prosty i intuicyjny Planner. Nie bez znaczenia jest też możliwość pracy z urządzeń stacjonarnych, mobilnych i przez przeglądarkę, co pozwala mieć biuro zawsze pod ręką – podkreśla Konrad Nieboj, Microsoft Cloud Team Leader z firmy Senetic.

Plany taryfowe Google

Google oferuje dwa rodzaje abonamentów - elastyczny oraz roczny. Ten pierwszy jest dobrym rozwiązaniem dla firm o dużej rotacji pracowników. Subskrypcja jest rozliczana miesięcznie na podstawie liczby aktywnych kont użytkowników. Konta można w każdej chwili dodawać i usuwać, a klient może w dowolnym momencie zrezygnować z subskrypcji.

Cena miesięcznego abonamentu G Suite Basic wynosi ok. 17 zł za użytkownika. W ramach usługi klient otrzymuje:

• pocztę Gmail wraz z adresem w wybranej domenie
• kalendarz zintegrowany z pocztą Google, dyskiem Google Drive oraz innymi elementami
• 30 GB powierzchni dyskowej
• dokumenty online zawierające edytor tekstowy, arkusz kalkulacyjny, narzędzie do tworzenia prezentacji
• wsparcie 24/7 za pomocą infolinii lub poczty elektronicznej
• komunikator Hangouts

Alternatywą dla usługi oferującej standardowe funkcjonalności jest G Suite Business. Opłata miesięczna wynosi w tym przypadku ok. 34 zł za użytkownika. W ramach rozwiązania użytkownik otrzymuje wszystkie funkcje dostępne w pakiecie podstawowym, a także nieograniczone miejsce na Google Drive, usługę Google Vault (umożliwia przechowywanie, blokowanie, wyszukiwanie i eksportowanie danych) oraz dodatkowe funkcje administrowania dyskiem.

Co przechyli szalę?

Aby dokonać racjonalnego wyboru, warto odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań:

1. Czy korzystasz z aplikacji Word, Excel i Power Point? Pliki generowane przez Google i Office często są niekompatybilne. Może się zdarzyć, ze coś, co u jednego użytkownika wygląda dobrze, po otwarciu w innej aplikacji nie będzie wyświetlać się prawidłowo.
2. Czy zależy Ci na pewnej kopii zapasowej danych i spełnieniu formalnych wymogów dotyczących bezpieczeństwa danych osobowych?
3. Czy edytor online (Google) to wystarczające rozwiązanie, czy jednak lepszym wyborem będzie kompletny edytor plików tekstowych i arkusz kalkulacyjny, który jest zainstalowany na urządzeniu i dostępny bez względu na połączenie z siecią?
4. Czy chcesz się rozwijać i być może będziesz potrzebować bardziej zaawansowanych narzędzi, takich jak komunikator Skype for Business czy np. narzędzie do analizy biznesowej PowerBI?

Właściwości i ceny rozwiązań Google i Microsoftu są do siebie zbliżone. Każde z nich ma za sobą argumenty mogące przekonać niezdecydowanych klientów. Głównym wyznacznikiem są oczekiwania i wykorzystywane środowisko, a także oferowany poziom ochrony danych. Warto jednak zwrócić uwagę także na sposób płatności. Decydując się na rozwiązanie G Suite, trzeba skorzystać z karty kredytowej i regulować zobowiązania w euro, natomiast Office 365 pozwala na płatność przelewem w złotówkach. Aby dokonać ostatecznego wyboru, należy porównać wymienione argumenty i zdecydować, które spośród nich są kluczowe.