Na co musi stawiać współczesny dział zakupów?

Przeczytaj także: Dział zakupów: nie ma odwrotu od cyfrowej transformacji

Na potrzeby badania „Growth: the cost and digital imperative. The Deloitte Global Chief Procurement Officer Survey 2017” zebrano opinie menedżerów szefujących działem zakupów (CPO) w 480 firmach reprezentujących 36 krajów. Łączne obroty tych firm sięgają 4,9 biliona dolarów.

Dział zakupów ma dla wielu firm coraz to większe znaczenia.

– Bierze on odpowiedzialność za to, w jaki sposób i w oparciu o jakie kryteria dokonywane są zakupy w przedsiębiorstwie. W praktyce oznacza to, że zakres jego działania znacznie wykracza poza negocjowanie cen. Jego zadaniem jest sprawowanie pieczy nad tym, aby zakupy firmowe mogły przełożyć się na realizację celów, przy jednoczesnym utrzymaniu kontroli nad kosztami i wydatkami – wyjaśnia Jakub Rosiecki, Starszy Menedżer w Dziale Konsultingu Deloitte.

Z badania wynika, że niemal 8 na 10 CPO skupi się w tym roku na redukcji kosztów. Kolejnym pod względem ważności priorytetem jest zarządzanie ryzykiem zakupowym (57 proc.), a na trzeciej pozycji plasuje się wprowadzanie nowych produktów, usług lub poszukiwanie dostawców na nowym rynku (52 proc.).

Menedżerów odpowiedzialnych za dział zakupów zapytano również o kwestie związane z zarządzaniem oszczędnościami. Okazuje się, że 58 proc. badanych zadeklarowało, że w ciągu ostatniego roku udało się im osiągnąć lepszy poziom oszczędności niż rok wcześniej. Co dziesiąty badany przyznał, że wynik ten był gorszy, a w ocenie 30 proc. poziom oszczędności był taki sam.

W ciągu następnych dwunastu miesięcy szefowie działów zakupów chcą szukać wzrostu wartości, koncentrując się przede wszystkim na konsolidacji kosztów (40 proc.), korzystając z rosnącej konkurencji na rynku (35 proc.) oraz poprawiając specyfikację przedmiotu zamówienia (28 proc.).

Przedsiębiorstwa muszą dostosować się do nowego środowiska niepewności gospodarczej. Respondenci wskazali na niewielki wzrost ogólnego poziomu ryzyka biznesowego. Kluczowe globalne zagrożenia obejmowały słabość i zmienność na rynkach wschodzących, rosnące ryzyko geopolityczne, możliwość ponownego kryzysu w strefie euro oraz skutki spowolnienia w Chinach.

– Z punktu widzenia CPO niepewność ekonomiczna ma swoje zalety, bo pozwala wynegocjować lepsze warunki z dostawcami i zapewnić wartość firmie. Jest to jeden z elementów, który może zapewnić przedsiębiorstwom przewagę konkurencyjną na rynku. Potwierdzeniem tego, że dział zakupów ma coraz większe znaczenie jest fakt, że aż trzy czwarte badanych ma poczucie, że ich przełożeni wspierają rozwój kierowanych przez nich zespołów – tłumaczy Jakub Rosiecki. – Ponadto ponad 85 proc. CPO aspiruje do bycia jednym z najważniejszych partnerów biznesowych działów merytorycznych – dodaje.

Ważną częścią pracy działu zakupów są relacje z dostawcami. Aż 87 proc. badanych doświadczyło incydentu zaburzającego ciągłość dostaw w ciągu ostatnich 2-3 lat. Ryzyko związane z zakupami wzrosło ich zdaniem do poziomu 50 proc. Jest to najwyższy wynik w historii badania. Jednocześnie jednak współpraca z dostawcami spadła na liście priorytetów (z 39 do 26 proc.), co może oznaczać, że działy zakupów będą dążyć do wykorzystywania rosnącej konkurencji pomiędzy nimi.

Wysoko na liście priorytetów CPO znajdują się za to nowoczesne technologie. Digitalizacja nie tylko nie omija działu zakupów, ale staje się podstawą jego działania. Jej rola jest podwójna. Z jednej strony aż 75 proc. badanych CPO wierzy, że rola zakupów w dostarczaniu innowacyjnych technologii dla ich firm będzie rosła, z drugiej strony wewnętrznie również wykorzystują je, by usprawnić proces zakupowy.

Które technologie będą miały największy wpływ na dział zakupów? Zdaniem 65 proc. ankietowanych w ciągu najbliższych dwóch lat będzie to analityka, a w perspektywie pięciu lat należy spodziewać się wzrostu znaczenia automatyki i robotyki procesowej (wzrost z obecnych 50 do 88 proc.). Zdaniem CPO nowoczesne technologie pozwolą bardziej efektywnie zarządzać procesem zamówień i eliminować ograniczenia. Analityka pomaga w procesie negocjacji (58 proc.), uzyskaniu efektywności procesów (57 proc.), analizie rynku (44 proc.) oraz w optymalizacji portfela dostawców (40 proc.). Główne przeszkody w implementacji nowoczesnych technologii w obszarze zakupów to jakość danych (49 proc.), brak ich zintegrowania (42 proc.) oraz brak odpowiednich kompetencji analitycznych (29 proc.).

– Cyfryzacja stała się zarówno ogromnym wyzwaniem jak i szansą dla działów zakupów na całym świecie, tym bardziej, że w sytuacji niepewności gospodarczej ich głównym zadaniem, zarówno w krótszej, jak i dłuższej perspektywie jest zapewnienie organizacji oszczędności kosztów przy jednoczesnym dostarczeniu wartości – mówi Jakub Rosiecki.