Dobra komunikacja wewnętrzna to wyższa efektywność firmy

Przeczytaj także: Komunikacja wewnętrzna kuleje. Pracownicy nie wiedzą, jak pandemia wpływa na firmę

– Znane są mi firmy, którym udało się udowodnić, że sukces w biznesie nie zależy od nowoczesnego biura czy rozbudowanych świadczeń pozapłacowych, ale właśnie od otwartego dialogu z zatrudnionymi. To potwierdzenie tego, jak niezwykle ważna jest sprawna komunikacja wewnętrzna, którą z powodzeniem można uznać za kluczową dla realizacji założonych celów biznesowych. Niestety, w wielu firmach ten obszar bywa ciągle zaniedbywany – mówi Paweł Leks, CEO, emplo.

Gra w otwarte karty z pracownikiem

Z badania „Efektywność biznesowa zaczyna się od komunikacji wewnętrznej” wynika, że zdecydowana większość pracowników (71%) jest zdania, że firma nie osiągnie sukcesu rynkowego bez otwartej i partnerskiej komunikacji wewnętrznej. Wśród najważniejszych działań prowadzonych w przedsiębiorstwie i wpływających na efektywność biznesową znajdują się: skuteczna komunikacja wewnętrzna (42% wskazań), jawność celów stawianych osobom i zespołom (35%) oraz możliwość zgłaszania pomysłów i usprawnień przez pracowników (35%). Co czwarty menedżer lub specjalista chciałby natomiast zostać włączony w podejmowanie decyzji dotyczących firmy. Co piąty pracownik (23%) dostrzega zaś rosnące znaczenie nowoczesnych technologii i uważa, że ich stosowanie usprawnia procesy biznesowe.

- Technologia przybywa z odsieczą szczególnie w firmach z rozproszoną strukturą, w których zatrudnione osoby pracują w różnych lokalizacjach i w różnym trybie. Statyczną pracę przy biurku coraz częściej zamieniamy na pracę w drodze na spotkanie, w pociągu czy w kawiarni. W firmach, które mierzą się z takimi wyzwaniami, usprawnienie komunikacji wewnętrznej jest podstawą efektywnej działalności – zwraca uwagę Paweł Leks. – Wśród przedsiębiorstw korzystających z emplo są organizacje z oddziałami rozsianymi po całej Polsce i w różnych krajach, z osobami pracującymi w trybie zmianowym oraz korzystającymi z pracy zdalnej. Możliwość natychmiastowego dotarcia z firmowymi informacjami do każdej osoby, także tej nie pracującej przy komputerze, a korzystającej głównie ze smartfona, jest kluczową wartością dla zarządów i menedżerów. Jeśli na dodatek pracownicy mają możliwość zabrania głosu i współtworzenia firmowej społeczności, tworzy to dodatkową wartość – dodaje Paweł Leks.

Przykładem firmy, która korzysta z modelu pracy zdalnej i technologii społecznościowych wspierających komunikację wewnętrzną, jest Netguru, specjalizująca się w projektowaniu i wdrażaniu systemów i aplikacji internetowych oraz mobilnych.

– Zdalnie współpracujemy nie tylko z pracownikami, ale i naszymi klientami, dla których prowadzimy kilkadziesiąt projektów rocznie. Nie byłoby to możliwe bez skutecznej komunikacji. Dbamy o to, aby włączać pracowników w procesy decyzyjne toczące się w firmie. Kiedy zespół ma wpływ na to, jak wygląda i rozwija się firma, jest bardziej zmotywowany do pracy, a główni decydenci zyskują dodatkową perspektywę. W Netguru zespół zgłasza swoje uwagi dotyczące bieżącej działalności podczas cyklicznych spotkań z liderami. Są one później omawiane na naszym firmowym forum. Zespoły razem ze swoimi liderami ustalają również cele realizowane kwartalnie. Staramy się być firmą transparentną, w której zespół czuje, że ma wpływ na kierunek rozwoju i nie boi się otwarcie komunikować swoich spostrzeżeń nawet w trudnych sytuacjach – mówi Wiktor Schmidt, CEO & Co-founder, Netguru.

Kierownicy działów na straży komunikacji wewnętrznej

Dwóch na trzech pracowników uważa, że to menedżerowie i kierownicy działów powinni odpowiadać za skuteczną komunikację z pracownikami. Co piąty ankietowany wskazał na specjalistę ds. komunikacji wewnętrznej, a co dziesiąty – na zarząd lub prezesa. Co ciekawe, im większa firma, tym większe znaczenie ma osoba dedykowana temu obszarowi. 19% pracowników średnich firm uważa, że komunikacją wewnętrzną powinni zarządzać specjaliści ds. komunikacji wewnętrznej, podczas gdy w korporacjach zatrudniających powyżej 500 pracowników ten odsetek jest nieco wyższy i wynosi 23%. Odwrotnie jest w przypadku menedżerów, którym większą rolę przypisuje się w średnich firmach (68% wskazań), a nieco mniejszą w tych największych (64%). Otwartych na dialog szefów działów doceniają sami pracownicy – aż trzy czwarte zapytanych uważa, że najlepiej pracuje się z przełożonym, który chce rozmawiać i traktuje współpracowników jak partnerów a nie podwładnych.
Maksymilian Pawłowski z Leroy Merlin Polska zauważa, że choć w związku z transformacją cyfrową, w firmach coraz bardziej rozwija się wirtualny kontakt z i między pracownikami, to wciąż najważniejszą rolę odgrywają bezpośrednie spotkania.

– Dzięki nowoczesnej technologii możliwe jest komunikowanie się masowe lub indywidualne za pomocą jednego kliknięcia. Stąd komunikacja bezpośrednia staje się swego rodzaju luksusem. A to ona właśnie ma wysoką skuteczność. W trakcie spotkań twarzą w twarz tworzą się bliskie relacje, wchodzi się w głębszą interakcje, zbiera się na bieżąco informację zwrotną. Dlatego jestem przekonany, że w organizacjach nic nie zastąpi komunikacji zarządczej realizowanej przez menedżerów. Co więcej, sztuka zarządzania jest ściśle powiązana z komunikacją, stąd ten obszar powinien być szczególnie traktowany w procesie rozwoju leadershipu i doskonalenia umiejętności kadry menedżerskiej – mówi Maksymilian Pawłowski, Menedżer Komunikacji Korporacyjnej, Leroy Merlin Polska.

Co czwarty pracownik bez wiedzy o działaniach firmy

Firmy od wielu lat przeznaczają ogromne budżety na budowanie wizerunku zewnętrznego, a jak wynika z badania emplo, część z nich zapomina o komunikacji z pracownikami, czyli najważniejszymi ambasadorami marki. Choć 46% zapytanych czuje się dostatecznie poinformowanych o działaniach prowadzonych przez swoich pracodawców, to aż 28% jest przeciwnego zdania.

– Zarządzający przedsiębiorstwami, szczególnie liczącymi kilkaset czy nawet kilka tysięcy osób, są coraz bardziej świadomi tego, jak wielką wagę dla realizacji postawionych przed nimi celów biznesowych, ma sprawnie zarządzana komunikacja wewnętrzna. I nie chodzi już tylko o przekazywanie informacji, ale o budowanie środowiska pracy, które pracownicy współtworzą i na które mają realny wpływ. I mam tutaj na myśli coś więcej niż kaskadowanie informacji z góry na dół, chodzi między innymi o pobudzanie oddolnych inicjatyw. Takiej demokracji w komunikacji nauczyły nas platformy społecznościowe, z których wszyscy korzystamy prywatnie. Budowanie komunikacji wewnętrznej w organizacjach w oparciu o dokładnie te same społecznościowe mechanizmy to bardzo dobra praktyka – mówi Paweł Leks z emplo.

Metodologia badania:
Badanie „Efektywność zaczyna się od komunikacji wewnętrznej” zostało zrealizowane na zlecenie emplo przez SW RESEARCH metodą wywiadów on-line (CAWI) na panelu internetowym SW Panel. Próba badawcza miała charakter celowy. Badanie zrealizowano wśród osób w wieku 20-65 lat, będących pracownikami firm: średnich (zatrudniających od 50 do 250 pracowników), dużych (zatrudniających od 250 do 500 pracowników) oraz korporacji (zatrudniających powyżej 500 osób). Zrealizowano łącznie 528 wywiadów. Badanie przeprowadzono w dniach 19-24 maja 2017 roku.