Nowoczesne biuro to większa efektywność pracy

Przeczytaj także: Przyjemne miejsce pracy równie ważne jak wynagrodzenie

Raport: „PRACA, MOC ENERGIA W POLSKICH FIRMACH” to pierwsze tego rodzaju badanie polskich pracowników. Przy projekcie wraz z Human Power pracowali Aon Hewitt, Grupa Pracuj, Kinnarps Polska oraz Polskie Stowarzyszenie Zarządzania Kadrami. Patronem merytorycznym badania jest Uniwersytet Łódzki. Podstawą raportu są wywiady przeprowadzone z 1149 respondentami.

Celem projektu jest zdiagnozowanie sposobów, jakimi polscy pracownicy zarządzają swoją energią oraz potencjałem. Analiza obejmuje sześć obszarów:

1. sen i odpoczywanie,
2. ruch,
3. odżywianie,
4. emocje,
5. umysł,
6. cele życiowe.

Przed nami kolejna część raportu, która bierze pod lupę kwestie związane ze środowiskiem pracy i jego wpływem na efektywność i samopoczucie pracowników.

W nowoczesnym miejscu pracy bardzo istotne jest wyraźne wydzielenie dedykowanych obszarów. Projektując tego typu przestrzenie warto zaaranżować w nich miejsca do pracy kreatywnej, sale spotkań, pokoje do pracy w ciszy, wspomagające wysoką koncentrację, z dala od szumów i rozmów. W przypadku pomieszczeń służących do pracy kreatywnej nie ma ograniczeń i można pozwolić sobie na nieco więcej „szaleństwa”. Ustawiane są wygodne pufy, fotele, sofy i hamaki. Stosuje się np. wyraziste, intensywne i zróżnicowane kolory pobudzające do działania. Stawia się też na dużą przestrzeń pozwalającą na ruch zgodnie z ideą mówiącą, że twórcze pomysły pojawiają się wraz z dowolną aktywnością fizyczną. Wykorzystuje się także otwory w ścianach między pokojami dające wrażenie otwartej przestrzeni i wspierające kreatywność i komunikację. Inspirujące są wysokie okna lub całe ściany zewnętrzne ze szkła. Popularne są m.in. wspólne kuchnie pozwalające na nieformalne spotkania i rozmowy, podczas których pojawia się dużo ciekawych pomysłów.


Odpoczynek w ciągu dnia pracy powinien odbywać się co 90 minut ponieważ jest to maksymalny czas naszego skupienia, po którym trzeba naładować baterie. Regularne i dobre jakościowo przerwy to większa efektywność pracy – cel, do którego dąży cały współczesny biznes. Nowoczesne biura powinny ten aspekt uwzględniać i zapewniać miejsca sprzyjające odpoczynkowi tzw. pokoje relaksu zgodne ze specyfiką danej firmy oraz odzwierciedlające faktyczne potrzeby zatrudnionych osób. Pomysłów na specjalne strefy służące regeneracji sił umysłowych i fizycznych jest wiele. Najpopularniejszym stosowanym rozwiązaniem są aranżacje „dla każdego”, urządzone w myśl zasady, że każdy pracuje i wypoczywa inaczej. W takich miejscach znajdują się np. konsola do gier, telewizor, wygodne pufy i fotele, bieżnia czy stół do piłkarzyków. Światowi, korporacyjni giganci zapewniają też m.in. zjeżdżalnie, huśtawki i akwaria, ale również miejsca do skateboardingu, pozwalające poszaleć na deskorolce czy konsolę dla DJ'a, grającego muzykę podczas przerw pracowników.

- „Z wyników badania „Praca, moc, energia w polskich firmach” wyłania się obraz współczesnych pracowników żyjących w obawie, aby nic im nie umknęło oraz świata, w którym odpoczynek i regeneracja sił są traktowane jako strata czasu lub kolejny punkt do odznaczenia w agendzie. Nadmiar bodźców atakujących nasze organizmy w ciągu całego dnia pracy, a także po powrocie do domu, gdy wiele osób nadal jest dostępnych pod służbowym telefonem i adresem mailowym powoduje, że nasz umysł znajduje się w ciągłym trybie stand-by. Nawet nocny odpoczynek jest nadal formą czuwania” – mówi Maria Lorenc, HR Development Manager z Kinnarps Polska. – „Jeśli brak przerw wynika z niewłaściwego nawyku, to w zmianie zachowania można się wspomóc technologią. Jeśli jednak z niewłaściwej kultury organizacyjnej, wówczas wymagać to będzie bardziej zaawansowanego procesu zmiany”.

Niedobór snu prowadzi to do uczucia zmęczenia po obudzeniu się rano oraz problemów z efektywnością po godzinie 14. Pod koniec tygodnia pracy osoba, która przez wszystkie dni robocze sypiała poniżej 6 godzin, może być w godzinach porannych tak ograniczona w sprawności psychoruchowej, jak gdyby miała we krwi około 1 promila alkoholu.

Nowoczesne firmy umożliwiają swoim pracownikom zrobienie krótkiej 15 – 30 minutowej drzemki ok. godziny 13:00-15:00. Takie biura wyposażone są w pokoje z wygodnymi tapczanami, materacami, hamakami i specjalnym systemem oświetlenia. Dzięki zmieniającemu się kolorowi – od czerwonego po niebieski, pracownik czuje się „kołysany” do snu, a następnie łagodnie przywracany do świadomości.

- „Kawa, słodzone napoje, czy słodkie przekąski są jednym z najbardziej rozpowszechnionych metod radzenia sobie z poranną inercją senną w pracy. Należy jednak pamiętać, że jeśli ktoś się ciągle nie wysypia, to w zasadzie zaczyna efektywnie pracować dopiero koło południa, mimo że od rana jest fizycznie w pracy. To nie jest obiecująca perspektywa, ponieważ mniej więcej po 2-3 godzinach odczuje z kolei popołudniowy spadek energii, koło 15.00. W porównaniu z pracownikiem, który się wysypia, jest to pracownik o zupełnie innym potencjale do wykonywania codziennych obowiązków zawodowych. Z pomocą mogą tu przyjść krótkie drzemki w ciągu dnia, jednak nadal niewiele firm to umożliwia.” – podsumowuje Małgorzata Czernecka, psycholog i ekspert ds. efektywności.

Badania na temat związku między wydajnością pracy, a czasem poświęconym na odpoczynek i regenerację, były prowadzone wielokrotnie. W jednym z nich na przykład udowodniono, że istnieje związek między zmęczeniem sędziego, a zapadającymi wyrokami. Naukowcy ustalili, że uzyskanie zwolnienia warunkowego na początku dnia wynosiło 65%, a dwie godziny późnej poniżej 10%. Jeśli jednak sędzia odpoczął, zregenerował się, to odsetek udzielonych zwolnień warunkowych ponownie wynosił 65%. Spadku liczby pozytywnych opinii nie dało się wytłumaczyć powagą przestępstwa czy osobą prawnika. Głównym czynnikiem mającym wpływ na decyzje było zmęczenie utrudniające podjęcie decyzji (źródło: Danziger S., Levavb J., Avnaim-Pessoa L. 2011, Extraneous factors in judicial decisions, Princeton University, Princeton).

Nowoczesne biura oferują swoim pracownikom wydzielone miejsca do ćwiczeń, np. siłownię, a także organizują spotkania z trenerami, którzy prowadzą zajęcia, wpływające na rozciągnięcie i rozluźnienie ciała, jak np. jogę. Popularne są też pokoje do relaksującego masażu. Młodzi pracownicy często rezygnują ze standardowych miejsc pracy jakim są biurka i krzesła, wolą wykonywać pracę na stojąco, na sofie, miękkich fotelach czy specjalnych siedziskach, takich jak popularne worki do siedzenia czy duże piłki. Niektóre firmy poszły jeszcze o krok dalej i oferują swoim pracownikom… bieżnie z zamontowanymi laptopami do pracy.

W biurowcach często spotykamy się z otwartą przestrzenią do pracy, a to często trudna do zagospodarowania powierzchnia stanowiąca wyzwanie dla pracodawcy. Open space z jednej strony ma pozwalać na ciągły kontakt ze współpracownikami i nieustanną wymianę pomysłów, a z drugiej nie przeszkadzać w wykonywaniu obowiązków zawodowych. Wiodące trendy projektowania tego typu, nowoczesnych miejsc uwzględniają wiele czynników, które mogą wpływać na komfort i efektywność pracy. Wśród nich znajduje się m.in. dobrze rozmieszczone oświetlenie, ponieważ drobiazgi, takie jak odbicie światła w szybie bądź monitorze, potrafią skutecznie utrudnić wykonywaną pracę. Kolejnym elementem jest odpowiednio zaplanowana akustyka. Stosowane są wykładziny z podkładem akustycznym czy technologie maskowania dźwięku oparte na głośnikach emitujących fale radiowe na częstotliwości zbliżonej do mowy ludzkiej. Technologia ta skutecznie wytłumia słyszalność ludzkich głosów, jednocześnie redukując zrozumiałość mowy. Sprawia tym samym, że biuro w układzie open space jest bardziej przyjazne i komfortowe. Aranżacja przestrzeni powinna jednak umożliwiać nieskrępowaną wymianę informacji, dlatego obecnie coraz częściej open space’y składają się z kilku stref dedykowanych indywidualnej pracy w skupieniu, pracy zespołowej, prowadzeniu rozmów telefonicznych, spotkań lub miejsc relaksu. Stosuje się przy tym mobilne ścianki, nowoczesne systemy meblowe, systemy siedzisk modułowych, szklane ściany działowe, a także specjalne tzw. „biurowe budki telefoniczne”, wpływające na komfort oraz wspomagające efektywność pracy.