Dokumenty w firmie - źródło oszczędności

Przeczytaj także: Zarządzanie dokumentami a wyniki finansowe firm

Dzisiejsze otoczenie gospodarcze stawia przed przedsiębiorstwami wymóg nieustannego podnoszenia konkurencyjności. Oczekiwania odbiorców usług i produktów są coraz wyższe. Oferty dostawców i producentów - coraz bogatsze, tańsze i lepsze pod względem jakości. W celu zwiększania przewagi konkurencyjnej firmy prześcigają się w poszukiwaniu nowych obszarów, które można usprawnić pod względem produktywności i kosztów. Jednym z ostatnich obszarów, gdzie przedsiębiorstwa poszukują oszczędności są dokumenty. Firma Xerox Polska zaprezentowała wyniki badań niezależnych instytucji, które wskazują, że środowisko biurowe, a w szczególności procesy związane z produkcją i przepływem dokumentów w dużych przedsiębiorstwach mogą stanowić źródło wygenerowania istotnych oszczędności.

Badania przeprowadzone przez IDC ujawniły, że w wielu dużych firmach koszty związane z produkcją i obiegiem dokumentów pochłaniają 10% przychodów rocznych i stale rosną. Z badań tych wynika też, że urządzenia biurowe są jednym z najsłabiej zarządzanych zasobów w firmie. Badania Gartner Group wykazały, że drukarki, części do nich, serwis pochłaniają 20% budżetu IT. Większość firm uczestniczących w badaniach nie potrafiło zdefiniować ile naprawdę wydaje na tę część ich działalności. Trudność w określeniu tej wartości wynika z faktu, że na koszt wytworzenia dokumentu składa się, poza łatwo policzalnymi papierem i tonerem, wiele innych czynników.

Firma Xerox przeprowadziła analizy Office Document Assesment (ODA), pozwalające zrozumieć i zdefiniować zachodzące w badanych firmach procesy związane z dokumentami. Podczas analizy ODA pod uwagę brane są takie wskaźniki, jak liczba pracowników w stosunku do zastanych w firmie urządzeń, stopień wykorzystania urządzeń i całkowite koszty związane z produkcją dokumentów przez jednego pracownika, czyli: ilość stron tworzonych przez pracownika, twarde koszty wytworzenia dokumentu, koszty infrastruktury oraz koszty przedsiębiorstwa związane z zainstalowaniem, utrzymaniem w ruchu i re-instalacją urządzeń (SBURD ).

Zdefiniowanie wymienionych wskaźników pozwala określić ponoszone przez firmę wydatki, a następnie zaprojektować kompleksowe rozwiązanie zarządzania dokumentami, uwzględniające indywidualne potrzeby i uwarunkowania danej organizacji. W poniższej tabeli przedstawione zostało porównanie średnich wskaźników zdefiniowanych w wyniku przeprowadzonej w przykładowej organizacji analizy ODA ze wskaźnikami po zaproponowanych zmianach w obszarze zarządzania dokumentami.

Analiza, której dotyczy tabela została przeprowadzona w firmie zatrudniającej 166 pracowników biurowych. Jej wyniki wykazały, że w biurze zainstalowanych jest 86 urządzeń pochodzących od 8 różnych producentów. W grupie urządzeń analitycy dopatrzyli się 39 różnych modeli. Na skutek opracowania propozycji, mającej na celu optymalizację procesów i kosztów druku w tej firmie, zaproponowano system zbudowany z 16 urządzeń pochodzących od dwóch dostawców.