Dział zakupów, czyli po pierwsze oszczędności

Przeczytaj także: Redukcja kosztów. Tym zajmuje się dział zakupów

Przed nami wyniki raportu „Leadership: Driving innovation and delivering impact. The Deloitte Global Chief Procurement Officer Survey 2018”. Podstawą opracowania było badanie zrealizowane pośród menedżerów odpowiedzialnych za dział zakupów (CPO) z 504 firm reprezentujących 39 krajów, w tym również Polskę. Łączne obroty badanych przedsiębiorstw sięgają 5,5 biliona dolarów.

Łańcuch dostaw bez kontroli

Jednym z najbardziej zaskakujących wniosków, do których prowadzi lektura raportu jest fakt, że 2 na 3 ankietowanych CPO skupia się jedynie na kontroli swoich bezpośrednich dostawców, ignorując niemal zupełnie to, co dzieje się w kolejnych ogniwach.

– Ma to istotne konsekwencje dla wszystkich organizacji i branż, w szczególności w zakresie spełniania wymogów prawnych i korporacyjnych, odpowiedzialności społecznej oraz identyfikacji potencjalnych ryzyk – mówi Michał Syga, starszy konsultant w Dziale Konsultingu Deloitte. – Jest to tym bardziej niepokojące, że ponad połowa ankietowanych upatruje w zarządzaniu ryzykiem łańcucha dostaw jedną z trzech czołowych strategii zakupowych – dodaje.

Osiągniecie jak największej przejrzystości może mieć pozytywny wpływ na realizację głównych priorytetów zakupowych wynikających z badania, czyli redukcji kosztów (78 proc.) oraz rozwoju nowych produktów i rynków (58 proc.). Pozwoli to także zwiększyć pewność, że strategiczni dostawcy są gotowi sprostać i wesprzeć plany rozwoju firmy. Obecnie przekonanych o tym jest jedynie 52 proc. ankietowanych.

Co ważne współpraca z dostawcami z roku na rok spada na liście priorytetów ankietowanych menedżerów. W tym roku wskazało na nią jedynie 23 proc. badanych, podczas gdy rok temu było to 26 proc., a w 2016 roku 39 proc.

Trudne do osiągnięcia oszczędności

Menedżerowie kierujący działem zakupów byli również pytani o to, jak radzą sobie z osiąganiem stawianych przed nimi celów oszczędnościowych. 61 proc. badanych zadeklarowało, że w ciągu ostatniego roku udało się im osiągnąć wyższy poziom oszczędności niż rok wcześniej. To o 3 pp. wynik lepszy niż rok temu. Co ciekawe tylko 13 proc. polskich CPO zadeklarowało, że udało im się w ciągu ostatniego roku poprawić poziom oszczędności. Jedna piąta przyznała, że rezultat ten był gorszy, a 53 proc., że był bez zmian.

– Gorsze wyniki deklarowane przez polskich menedżerów mogą wynikać z kilku powodów. Po pierwsze, jesteśmy krajem niskich kosztów, które nie jest łatwo ciąć w nieskończoność. Po drugie, co ważniejsze, polscy menedżerowie zakupów, w przeciwieństwie do reszty świata wciąż w większym stopniu wykorzystują tradycyjne dźwignie zakupowe takie jak cena zakupu, a w mniejszym te wymagające bardziej strategicznego spojrzenia – mówi Jakub Rosiecki, starszy menedżer w Dziale Konsultingu Deloitte.

Koncentrację na konsolidacji wydatków deklaruje 50 proc. polskich respondentów wobec 37 proc. globalnie, prace nad usprawnieniem specyfikacji produktów i usług deklaruje 50 proc. wobec 24 proc kolegów na świecie, a zwiększanie konkurencji planuje 44 proc. polskich CPO wobec 31 proc. globalnie. Jednocześnie zyskujące na znaczeniu globalnie, redukcja całkowitego kosztu posiadania całkowitego kosztu dobra w jego cyklu życia (32 proc.) oraz zwiększanie współpracy z dostawcami (23 proc.) uzyskały jedynie po 13 proc. wskazań polskich menedżerów.

Niewystarczające kompetencje

Przedsiębiorstwa muszą dostosować się do nowego środowiska niepewności gospodarczej, jednak tegoroczna edycja pokazała pewne uspokojenie nastrojów makroekonomicznych. Poziom ryzyka związanego z zakupami, choć wciąż wysoki, wydaje się być pod kontrolą. Wskazuje na nie 47 proc. respondentów. Rok temu było to 50 proc.

Rosnącą rolę działów zakupów potwierdza fakt, że 73 proc. badanych ma poczucie bycia wspieranym przez zarząd swojej organizacji. Jednocześnie jedynie jeden na czterech menedżerów jest postrzegany jako silny partner biznesowy przynoszący istotną wartość firmie.

– Jest to wyzwanie dla liderów działów zakupów, którzy, aby odgrywać większą rolę w strategiach biznesowych swoich firm, muszą uzyskiwać lepsze wyniki. Na przeszkodzie staje liderom czynnik ludzki - 49 proc. liderów uważa ze ich zespołom brakuje kompetencji, aby zrealizować strategie zakupowe. Mimo spadku o 9 pp. rok do roku odsetek ten wciąż jest wysoki – mówi Jakub Rosiecki.

Wśród polskich menedżerów 69 proc. ma wątpliwości co do kompetencji swojego zespołu w tym zakresie – dodaje. Nie znajduje to jednak odzwierciedlenia w inwestycjach w szkolenia. 15 proc. polskich menedżerów nie planuje wcale szkoleń w kolejnym roku, a 38 proc. przyznaje, że wydaje na szkolenia więcej niż 1 proc. swojego budżetu (podczas gdy na świecie jest to 66 proc). Podobnie ma się sytuacja w zakresie szkoleń związanych z kompetencjami cyfrowymi (synteza danych, kompetencje analityczne) – w Polsce w takie szkolenia chce inwestować 8 proc. respondentów, dwa razy mniej niż na świecie.

– To niezrozumiałe z kilku powodów. Po pierwsze 85 proc. rodzimych menedżerów wskazuje narzędzia analityczne jako technologię, która będzie miała największy wpływ na ich pracę w kolejnych 2 latach, a po drugie to właśnie technologie cyfrowe dają nam dużą szansę na szybkie dogonienie liderów w zakresie efektywności zakupów – mówi Jakub Rosiecki.

Coraz ważniejsze - automatyzacja i robotyzacja

Nadal wysoko na liście priorytetów CPO znajdują się nowoczesne technologie. Ponad jedna trzecia liderów zakupów uważa, że dzięki digitalizacji będą w stanie zrealizować cele zakupowe i dostarczyć wartość biznesową. Cyfryzacja zakupów jest również wymieniana jako kluczowy czynnik w ich strategii.

– Istotę cyfryzacji podkreśla fakt, że trzecim najważniejszym obszarem szkoleń dla zespołów zakupów, obok szkoleń technik negocjacyjnych i kompetencji miękkich, są właśnie umiejętności cyfrowe – mówi Jakub Rosiecki.

Jednocześnie 17 proc. ankietowanych firm nie ma strategii cyfryzacji zakupów. A spośród tych, które mają ją wypracowaną, mniej niż jedna trzecia wierzy, że znacząco podniesie ona szanse zrealizowania celów zakupowych.

W zakresie technologii, które najbardziej wpłyną na biznes w kolejnych dwóch latach na uwagę zasługują zaawansowana analityka (54 proc. wskazań). Eksperci Deloitte wskazują też na rosnącą rolę automatyzacji procesów z wykorzystaniem robotów. Jej popularność w ciągu roku wzrosła prawie dwukrotnie, z 13 do 24 proc., co związane jest z korzystnym poziomem zwrotu z inwestycji oraz dużą skalowalnością tej technologii.

– Żaden z polskich dyrektorów nie wskazał na robotyzację jako technologię mogącą mieć zastosowanie w zakupach, co jest ważnym sygnałem wskazującym na duży potencjał optymalizacji rodzimych przedsiębiorstw. Temat ten powinien jak najszybciej trafić na agendę dyrektorów zakupów, gdyż pozwala przynieść istotne oszczędności w operacyjnych procesach zakupowych. – Robotics Process Automation (RPA) cieszy się bardzo dużym zainteresowaniem – dodaje Paweł Zarudzki, lider robotyki procesowej w Dziale Konsultingu Deloitte – Robotyzacja pozwala na automatyzację np. wymagających logowania się do różnych rozproszonych systemów informatycznych, uspójniania danych, przetwarzania zapotrzebowań, zamówień czy obróbki faktur. Zakupy operacyjne są obszarem, który bardzo dobrze poddaje się robotyzacji – dodaje.

Głównymi barierami digitalizacji, których pokonanie mogłoby usprawnić proces zakupów są brak integracji danych w łańcuchu dostaw (46 proc.) a także niska jakość samych danych (45 proc.).

- Są to rzeczywiście problemy które napotykamy na co dzień w trakcie projektów zakupowych. Paradoksalnie, cyfryzacja może pomóc pokonać te bariery. Automatyzacja procesów w zakupach z pomocą robotów może poprawić istotnie przepływ i jakość danych nawet w sytuacji niepełnej integracji systemów – przekonuje Jakub Rosiecki.