Kto zarobi na RODO, kto poniesie koszty?

Przeczytaj także: 2/3 firm spóźni się na RODO

Nie należy mieć złudzeń - skala zmian, jakie niesie za sobą unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych jest niebagatelna. Firmy muszą dołożyć wszelkich starań, aby ich system administrowania i ochrony danych osobowych był zgodny z tym, o czym stanowi RODO. Szczególnie trudne zadanie czeka agencje pracy, które muszą m.in. zdobyć interpretacje ustawy, zmienić zapisy umów zawartych z pracownikami, zabezpieczyć dane i przeszkolić pracowników. Każdy z tych aspektów generuje oczywiście koszty.

– Wydatki, jakie agencje muszą ponieść na dostosowanie się do rozporządzenia RODO są adekwatne do ich rozmiarów. Małe będą musiały wydać kilka, duże nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych - mówi Michał Podulski, wiceprezes Stowarzyszenia Agencji Zatrudnienia (SAZ), największej tego typu organizacji branżowej w Polsce, która zrzesza 65 firm i przewodniczący Sekcji Agencji Pracy Tymczasowej (SAPT).

W cenie prawnik i szkoleniowiec

Do legalnego działania konieczna będzie agencjom pracy tymczasowej zmiana zawieranych z klientami umów. Co gorsza, nie istnieje jeden, uniwersalny klucz mówiący, jak to trzeba zrobić. W dodatku ustawa o ochronie danych osobowych, która jest wykładnią prawa polskiego, jest sprzeczna z niektórymi zapisami rozporządzenia RODO. Z tego powodu agencje muszą na bieżąco konsultować się z kancelariami prawnymi. Większość z nich musi przeznaczyć na to co najmniej po kilka tysięcy zł.

- Niestabilne prawo, które wciąż się zmienia, wymaga od nas ciągłej czujności. Przegapienie jakiegoś ważnego nowego zapisu może oznaczać dla agencji problemy i kary finansowe - mówi Michał Podulski.

Przykładem takiej zawiłości prawnej jest sposób przekazywania danych kandydata do pracy tymczasowej. Agencja, kierując się obowiązkiem wynikającym z ustawy, przed podpisaniem umowy z danym człowiekiem musi sprawdzić, czy był on już zatrudniony u danego pracodawcy – użytkownika przez inną agencję. Tym samym, musi podać jeszcze przed zatrudnieniem jego dane osobowe do potencjalnego pracodawcy, co z punktu widzenia RODO jest niezgodne z prawem. Agencje i prawnicy czekają na interpretacje tego typu niejasności z Departamentu Zarządzania Danymi w Ministerstwie Cyfryzacji.

- Na spotkaniach z politykami usłyszeliśmy, że mamy respektować swoją ustawę, a dopiero później przepisy unijne i tego będziemy się trzymać. Inaczej moglibyśmy zamknąć działalność albo zacząć liczyć, która grzywna będzie niższa - mówi Michał Podulski.

Zawiłości RODO spowodowały też prawdziwy wysyp kursów i szkoleń na ten temat. Korzystają z nich głównie administratorzy danych osobowych i kadra kierownicza, ale niektóre agencje chcą, aby większość ich pracowników miała rozeznanie w RODO. W zależności od potrzeb i wielkości, firmy muszą więc wydać na szkolenia od kilku do kilkunastu tysięcy złotych.

Meble pod RODO

Dużo pracy w związku z RODO mają też firmy specjalizujące się w wyposażeniu biur. Przepisy zakładają bowiem, że przechowywane w agencjach dokumenty muszą być umieszczone w zamykanych szafkach i pomieszczeniach. Dotychczas prawo nie wymagało zamykania dokumentów. Większość agencji poniesie więc koszty na dostosowanie pomieszczeń biur do ich przechowywania w wysokości od kilku do nawet kilkuset tysięcy złotych.

- Domyślam się, że w razie ewentualnej kontroli, pierwszym co kontroler będzie chciał zobaczyć będą dokumenty i sposób ich przechowywania. Czy szafki i pomieszczenia, w których są przechowywane są zamykane oraz czy w dokumentach są odpowiednie klauzule podpisane przez pracowników – mówi Leszek Zieliński, prezes Job Solutions i przewodniczący Sekcji Pracodawców Użytkowników SAZ.

Serwer zgodny z prawem

RODO to także ogromne wyzwanie informatyczne. Na rynku pojawiają się więc programy ułatwiające organizowanie pracy zgodnie z nowymi zapisami, takie, jak program do ewidencji pracowników tymczasowych przez pracodawcę użytkownika Jobel Pro, opracowany przez Job Solutions. Minimalizuje on ilość zbieranych informacji i w jednym miejscu lokuje wszystkie dane pracowników tymczasowych, które potem są łatwo dostępne dla wszystkich agencji.

- Dane są bezpieczniejsze, bo nie są w żaden sposób pobierane, przenoszone i przesyłane mailem w plikach excel, a wiadomo, że tutaj najłatwiej o błąd ludzki - mówi Leszek Zieliński.

– Takim błędem, który może się łatwo zdarzyć jest wysłanie maila z listą otwartą adresatów, zamiast zamkniętą – mówi Katarzyna Ziółkowska, radca prawny kancelarii C&C Chakowski&Ciszek.

O bezpieczeństwie danych zgromadzonych w programie decyduje jakość użytego serwera, jak i szyfrowanie na etapie ich przesyłania do programu. Po upływie 36 miesięcy, czyli dozwolonym przez RODO okresie przechowywania, dane są automatycznie usuwane. Stworzenie odpowiednich programów, zabezpieczenie komputerów hasłami, zadbanie o serwery to praca dla specjalistów IT - informatyków i programistów. Agencje zapłacą im za pomoc kilka do kilkunastu tysięcy złotych.