Jedno CV, kilka rekrutacji a RODO

Przeczytaj także: RODO: kandydaci z nowymi prawami

47 proc. kandydatów, którzy wyrażają zgodę na sięgnięcie po ich CV w kolejnych rekrutacjach, chciałoby, aby ich dane znikały z firmowych baz po roku, 28 proc. optuje za okresem trzyletnim, a co dziesiąty (9 proc.) nie widzi w ogóle potrzeby wprowadzania jakichkolwiek ograniczeń czasowych.

Wśród respondentów nie brakuje jednak i takich, którzy nie chcą brać udziału w kolejnych procesach rekrutacyjnych. Jak pokazuje badanie eRecruiter, niemal połowa tej grupy chciałaby, aby ich dane były kasowane niezwłocznie po zakończeniu naboru, a 3 na 10 dopuszcza ich przetwarzanie przez kolejny rok od czasu zakończenia rekrutacji, w której brali udział.

Po wejściu w życie europejskiego rozporządzenia o ochronie danych osobowych znacząco rozszerzy się katalog informacji, które pracodawca będzie musiał przybliżyć kandydatowi na etapie procesu rekrutacyjnego. Przykładowo firmy będą zobligowane do określenia oraz przedstawiania aplikującym o pracę, jak długo ich dane będą wykorzystywane – komentuje Katarzyna Trzaska, ekspert eRecruiter. Odpowiednie narzędzie do przetwarzania zgromadzonych informacji przy prowadzonych procesach rekrutacyjnych w firmie może znacznie usprawnić realizację wymogów wynikających z RODO. Korzystanie z platformy do zarządzania rekrutacjami będzie szczególnie pomocne przy kontroli terminów przetwarzania danych kandydatów, niekiedy różnych dla poszczególnych procesów rekrutacyjnych oraz usuwaniu informacji o aplikujących w odpowiednich terminach. To właśnie zarządzanie klauzulami, odpowiadanie na żądania kandydatów, a także spełnianie obowiązków informacyjnych są przez rekrutujących uważane za najbardziej angażujące dla działów HR – dodaje Katarzyna Trzaska, ekspert eRecruiter.

Co trzeci pracodawca (28 proc.) zapytany o to, ile czasu przetwarza dane kandydatów, wskazał, że wykorzystuje je do 1 roku. 17 proc. deklaruje korzystanie z informacji od roku do 3 lat. Połowa ankietowanych firm usuwa dane kandydatów po zakończeniu procesu rekrutacyjnego, jeśli nie posiada zgody na wykorzystanie dokumentów na potrzeby przyszłych rekrutacji.

Rozproszone informacje o kandydatach

66 proc. pracodawców przechowuje dokumenty aplikacyjne kandydatów w systemie rekrutacyjnym, a prawie połowa (49 proc.) w dedykowanej skrzynce e-mail – wynika z badania eRecruiter „RODO w rekrutacji 2018”. Popularnymi miejscami gromadzenia CV są także foldery na komputerach pracowników (22 proc.) oraz skrzynki e-mail managerów liniowych (14 proc.). Mogłoby się wydawać, że w XXI w. papierowe CV odeszły w zapomnienie, natomiast co piąty pracodawca nadal przechowuje dokumenty kandydatów także w takiej formie (20 proc.).

Z punktu widzenia nowych przepisów ważne jest, aby ograniczyć liczbę miejsc przechowywania danych, ponieważ RODO wymaga od pracodawców zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Przy rozproszeniu informacji o kandydatach w różnych systemach i narzędziach może to być kłopotliwe. Warto rozważyć wybranie jednego miejsca, w którym będziemy przechowywać dane kandydatów. W przypadku zgłoszenia żądania o usunięcie danych, będziemy mieli wtedy pewność, że dokumenty kandydata były przechowywane tylko w danym miejscu i z łatwością zrealizujemy obowiązek ich usunięcia. Pamiętajmy jednak, że jest to tylko narzędzie i od nas zależy, jak je wykorzystamy oraz na ile pomoże ono w spełnieniu wymogów RODO. Przykładowo eRecruiter pomaga zarządzać uprawnieniami i dostępami do danych osobowych kandydatów w firmie. Jeśli jednak instytucja nie będzie miała odpowiednich zasad i procedur komu, kiedy i na jaki czas przyznaje dostępy do informacji oraz sama nie określi np. terminów przechowywania danych kandydatów, to w przypadku kontroli posiadanie odpowiedniego systemu może okazać się niewystarczające – komentuje Katarzyna Trzaska, ekspert eRecruiter.

Informacje o badaniu
Raport eRecruiter „RODO w rekrutacji 2018” powstał w ramach inicjatywy „Kodeks ochrony danych osobowych
w rekrutacji”. Bazuje na badaniu przeprowadzonym w styczniu 2018 r. na grupie 618 specjalistów i 720 pracodawców. Jego celem jest zaprezentowanie stopnia świadomości zarówno pracodawców, jak i kandydatów w zakresie nadchodzących zmian. Dodatkowo w raporcie przedstawione zostały dotychczasowe praktyki pracodawców przetwarzających dane osobowe oraz przyzwyczajenia kandydatów przy aplikowaniu na oferty pracy.