Office 365. Poznaj funkcje, o których być może nie miałeś pojęcia

Przeczytaj także: Komunikacja w Office 365 bez tajemnic

Pakiet biurowy Office jest dostępny w dwóch wersjach. Z pierwszej klienci mogą skorzystać w ramach licencji wieczystej, druga to element usługi Office 365, która oferuje użytkownikom znacznie więcej i dzięki swojej niskiej cenie pozwala na dostęp do nowoczesnych narzędzi organizacjom, które wcześniej nie mogły sobie na to pozwolić.

- Dzięki modelowi subskrypcyjnemu użytkownicy zyskują dostęp do funkcji, których podstawowa wersja nie oferuje. Forms, Planner, Sway, Flow czy Stream ułatwiają organizację pracy. Co więcej, Microsoft cały czas rozwija nowe funkcje wspierające codzienne działania użytkowników - podkreśla Daniel Kaczmarczyk, Cloud Sales Director z firmy Senetic, która jest Partnerem Roku Microsoft w segmencie MŚP.

Forms - by w prosty sposób zbierać dane

Zbieranie danych zarówno wewnątrz organizacji, jak i poza nią zajmuje zazwyczaj bardzo dużo czasu i - nie ma co ukrywać - jest żmudną pracą. Bardzo pomocny w takich sytuacjach jest Microsoft Forms - rozbudowane narzędzie, za pomocą którego stworzymy ankietę, formularz, test, kwestionariusz czy quiz. Funkcja pozwala na eksportowanie wyników do Excela, dzięki czemu możemy je analizować i wykorzystywać podczas prezentacji.

Planowanie zadań zespołu dzięki Microsoft Planner

Sprawna praca zespołowa to wyzwanie. Brak organizacji i chaos nie sprzyjają realizacji zadań. Bardzo pomocny jest w takim wypadku Planner, który ułatwia zespołom tworzenie planów, organizację zadań i przypisywanie ich do poszczególnych pracowników. Pozwala też na prowadzenie konwersacji na temat wykonywanych czynności i informowanie o postępach w realizacji.

Microsoft Sway, czyli tworzymy prezentacje i strony internetowe

Kolejną interesującą funkcją, z której warto skorzystać w ramach Office 365 jest Microsoft Sway. W dużym skrócie aplikacja pozwala na połączenie tekstu i mediów, z których następnie powstanie prezentacja lub strona internetowa wykonana w metodzie WYSIWYG. Do projektu nie jest wymagana wiedza z zasad tworzenia stron. Co więcej, autorzy witryn mogą dodawać nie tylko multimedia z dysku, lecz także z mediów społecznościowych, takich jak Twitter, YouTube i Facebook oraz z chmury OneDrive.

Microsoft Stream – oglądanie i udostępnianie filmów wideo

Dostępną w ramach Office 365 usługę Microsoft Stream docenią przede wszystkim przedsiębiorstwa. Rozwiązanie pozwala na przesyłanie oraz odtwarzanie materiałów wideo. To bardzo bezpieczne, dlatego użytkownicy mogą mieć pewność, że nagrania ze spotkań czy sesji szkoleniowych nie dostaną się w niepowołane ręce. O ochronę materiałów dba szereg rozwiązań oferowanych przez Microsoft, a obsługa Stream odbywa się za pomocą Azure Active Directory. Ważne jest także to, że usługa współpracuje z innymi, wchodzącymi w skład Office 365 elementami, wśród których jest m.in. Teams, SharePoint, OneNote czy Yammer.

Automatyzujemy procesy za pomocą Microsoft Flow

Kolejna opisywana aplikacja, która dostępna jest w ramach subskrypcji Office 365 to Flow. Usługa pozwala na zautomatyzowanie przepływów pracy między aplikacjami, umożliwia synchronizację plików, zbieranie danych i pracę z zawsze aktualnymi informacjami. Za pomocą Microsoft Flow można ustalić harmonogram, w którym połączone aplikacje - np. Outlook, OneNote, Excel czy kalendarze - będą przesyłać dane. To spore ułatwienie, ponieważ w trybie automatycznym otrzymujemy informacje, które możemy dalej wykorzystywać.

Skanowanie, zapisywanie, odczytywanie – Office Lens

Aplikacja Office Lens w istotny sposób wpływa na wygląd notatek, które później zapisywane są w chmurze. Rozwiązanie działa na zasadzie skanera, który konwertuje obrazy do edytowalnej wersji cyfrowej w programach Word, PowerPoint, OneNote czy OneDrive. Dzięki temu tekst zapisywany np. na tablicy podczas szkolenia, błyskawicznie staje się dokumentem, który jest gotowy do modyfikacji.

Automatyczne prezentacje z PowerPoint Designer

U wielu osób sama myśl o konieczności przygotowania prezentacji wywołuje niechęć. Z PowerPoint Designer ten proces jest znacznie łatwiejszy, bo program robi to w zasadzie za nas. Wystarczy dodać swoje materiały, na podstawie których program zasugeruje układ slajdów. To zbawienne rozwiązanie dla tych, którzy w codziennej pracy często korzystają z prezentacji i chcą poprawić ich wygląd. Na jeszcze wyższy poziom prezentowania treści pomoże wnieść funkcja Morph, pozwalająca na płynne zmiany slajdów i animacje na podstronach.

Lista funkcji Office 365 jest naprawdę długa

- Przedstawione funkcje to zaledwie część tego, co oferuje Office 365. Warto poznać ich więcej, by pracować jeszcze wydajniej i kreatywniej. Skorzystają na tym zarówno większe przedsiębiorstwa, jak i mniejsze organizacje – podsumowuje ekspert Senetic.