Branża HR musi postawić na większy komfort pracy

Przeczytaj także: Trendy HR 2018: po pierwsze społeczna odpowiedzialność

Boom na eDokumenty dopiero się zaczął

Pierwszoplanowym bohaterem minionego roku niewątpliwie było RODO, o którym branża HR mówiła przede wszystkim w pierwszych sześciu miesiącach. Później uwagę HR-owców skupiać zaczęły kwestie związane z wchodzącą w życie nową ustawą o prowadzeniu akt pracowniczych w formie elektronicznej. To właśnie one kazały się zaangażować w poszukiwanie technologii, które mogłyby skutecznie wspierać proces generowania i przechowywania dokumentów osobowych. Przewidywania zakładają, że temat ten pozostanie w centrum zainteresowania firm również w nadchodzących miesiącach. Wyzwaniem jest znalezienie dobrych i kompleksowych narzędzi w tym zakresie, które - rzecz jasna - zdołają zapewnić zgodność również z RODO.

Przygotowanie firmy do zmian prawnych w obszarze zarządzania kadrami to zawsze wielowątkowy temat, który stwarza konieczność dużego zaangażowania działu HR oraz umiejętnego doboru i właściwego wykorzystania dostępnych narzędzi IT. Digitalizacja wszystkich procesów HR włączając w to dokumentację pracowniczą jest bez wątpienia przyszłością i w tym kierunku organizacje powinny zmierzać. Z tego względu znalezienie odpowiedniego partnera biznesowego, już na początkowym etapie procesu, będzie także inwestycją firmy na dłużej – komentuje Teresa Olszewska, Prezes Zarządu w GAVDI Polska.

Łącznik pomiędzy strategią firmy i działaniami pracowników

O sposobach przekładania strategii firmy na realne działania pracowników dyskutuje się nie od dziś.
W tym kontekście wymienia się szereg elementów – zarządzanie przez cele, performance management, wdrażanie zasady ‘pay for performance’, czy budowanie kultury feedbacku opartej o udzielanie informacji zwrotnej w trybie ciągłym oraz różnorodne działania nastawione na budowanie zaangażowania i identyfikacji pracowników z zespołem i firmą. W związku z tym na stałym poziomie utrzymuje się zainteresowanie rozwiązaniami IT wspierającymi te procesy. Dzieje się tak dlatego, że firmy są zmuszone nieustannie weryfikować swoje strategie w odpowiedzi na zmieniające się otoczenie, a trendy w budowaniu relacji z pracownikami także ewoluują. W tym kontekście najbardziej efektywne podejście to wybór chmurowego rozwiązania do zarządzania komunikacją, efektywnością i rozwojem pracowników takiego jak SAP SuccessFactors, które jest aktualizowane przez producenta cztery razy w roku, przez co klienci korzystają z zawsze aktualnego rozwiązania, oferującego funkcjonalności zgodne z najnowszymi trendami.

Employee experience coraz ważniejsze

Rok 2019 należeć będzie do pracownika. Według prognoz firmy Forrester, biorąc pod uwagę niskie wskaźniki bezrobocia i wyższy poziom rotacji pracowników, przedsiębiorstwa będą musiały w ciągu kolejnych miesięcy wyjątkowo skutecznie zadbać o zapewnienie odpowiednich warunków pracy. Z pomocą przyjdą rozwiązania technologiczne, które już są coraz częściej wdrażane w firmach. Upraszczają one procesy i przekładają je na łatwe w użyciu rozwiązania chmurowe, spełniające wymagania zarówno pracowników, jak i menedżerów. To jeden z ważniejszych celów w najbliższej przyszłości. Coraz istotniejszy jest także komfort pracy użytkownika z technologiami. Employee experience to zaproponowanie użytkownikowi danego procesu w formie wygodnych opcji mobilnych i samoobsługowych, które ułatwiają wykonywanie codziennych obowiązków.

Pracownicy potrzebują nowoczesnych narzędzi, które będą wsparciem w mobilnym trybie pracy i pozwolą na samodzielne wykonywanie codziennych działań niezależnie od miejsca – w domu, w kawiarni czy podczas spotkania. Właśnie w tym kierunku rozwija się technologia. Zrozumienie użytkownika i jego potrzeb przejawia się między innymi w przyjaznych technologiach takich jak SAP FIORI, która dzięki zastosowaniu nowoczesnych zasad projektowania całkowicie zmienia sposób interakcji użytkownika z systemem. Aplikacje są tworzone z dużym naciskiem na intuicyjność oraz wygodę użytkowania na różnych typach urządzeń. Konsekwencją tego podejścia jest dużo efektywniejsza praca – podkreśla Teresa Olszewska.

Zarządzanie czasem pracy

Tematem zawsze aktualnym, który także w 2019 roku będzie angażować służby HR, jest zarządzanie czasem pracy. Sprawne planowanie, ewidencja i rozliczanie czasu pracy pracowników to niezwykle ważne obszary operacyjnej działalności firm z wielu branż. Obsada linii produkcyjnych, sklepów, infolinii czy punktów obsługi klienta leży u podstaw efektywnego działania. Z drugiej strony osoby wykonujące zadania w poszczególnych obszarach – pracownicy i ich menedżerowie, uczestnicy procesów – mają również swoje oczekiwania w zakresie dostępu do informacji, jasności planowania czy opisywanego wcześniej user experience. Standardem powinna być możliwość sprawdzenia własnego grafiku czy złożenie wniosku urlopowego z wykorzystaniem urządzenia mobilnego. Dodatkowym wyzwaniem w obszarze czasu pracy są skomplikowane, często zmieniające się przepisy oraz brak perspektyw na ich uproszczenie. Dlatego zapotrzebowanie na wdrożenia coraz lepszych rozwiązań w tym zakresie jest i pozostanie wysokie.

Analiza danych, czyli super moc HR-owca

HR ma przed sobą jeszcze długą drogę, aby można było powiedzieć, że jest mocno oparty na dowodach. Korzystanie z twardych faktów i statystyk w celu podejmowania decyzji wydaje się oczywiste, jednak często tych danych brakuje, a w ich miejsce przyjmuje się założenia oparte na przekonaniu czy intuicji. Zdarza się także, że informacje są gromadzone, ale brakuje narzędzi umożliwiających ich wielowymiarową analizę opartą o jednolite założenia, które są szczególnie istotne dla rozproszonych geograficznie organizacji.

Odpowiednia analiza danych pozwala na formułowanie wniosków o korelacjach lub zależnościach przyczynowo-skutkowych, a to z kolei pomaga podejmować lepsze decyzje dotyczące przyszłości działania firmy, które zarządy muszą nieustannie redefiniować w odniesieniu do zmieniającego się otoczenia, zachowań klientów czy rynku pracy. Do analizy danych potrzebne są odpowiednie narzędzia IT, które każdy pracownik może z łatwością obsłużyć. Pozwalają one na szybkie generowanie odpowiedzi, raportów i wyników, w oparciu o duże wolumeny danych. Według badań PwC, tylko 14% ankietowanych firm jest zadowolonych ze swoich narzędzi do analizy działań HR. Jest tu więc ogromny potencjał i liczymy na duże zainteresowanie rozwiązaniami IT w tym obszarze – dodaje Teresa Olszewska.