Bałagan cyfrowy w firmie szkodzi wszystkim

Przeczytaj także: 8 sposobów na ochronę danych podczas wakacji

Bałagan cyfrowy tworzą pliki, dokumenty oraz dane tworzone w trakcie procesu pracy przy braku pełnego wglądu czy kontroli nad tym, kto może uzyskać do nich dostęp i w jaki sposób są przechowywane. Zagrożeniem dla bezpieczeństwa może być niewątpliwie fakt, że niemal 3/4 pracowników (72%) przechowuje w pracy dokumenty zawierające wrażliwe dane lub informacje pozwalające na identyfikację konkretnych osób, które w przypadku ujawnienia mogłyby zaszkodzić wizerunkowo lub finansowo nie tylko samej firmie, ale również jej pracownikom oraz klientom.

Uporządkowanie bałaganu cyfrowego to nie lada wyzwanie. Aby go pokonać, trzeba przede wszystkim zdać sobie sprawę, kto jest odpowiedzialny za taki stan rzeczy. 71% pracowników jest przekonanych, że to nie oni, ale kierownictwo firmy lub personel ds. IT lub ds. bezpieczeństwa powinien odpowiadać za udzielanie odpowiednich praw dostępu do wiadomości e-mail, plików oraz dokumentów. Problem polega na tym, że o ile personel ds. IT oraz bezpieczeństwa może kontrolować dostęp udzielany pracownikom do plików i folderów, nigdy nie można wykluczyć błędu ludzkiego.

Przypadkowo bądź celowo, pracownicy mogliby przekazać swoim kolegom lub osobom spoza firmy dane uwierzytelniające dostęp lub pominąć administratorów IT, używając nowych narzędzi do współpracy. Ponieważ pracownicy tworzą i wspólnie pracują nad wieloma dokumentami jednocześnie, wszyscy muszą wziąć na siebie odpowiedzialność za swoje działania prowadzące do bałaganu cyfrowego.

Jak wynika z raportu, w codziennym życiu pracowników można zidentyfikować nawyki, które korelują z tworzeniem bałaganu cyfrowego. Poza tym, że większość ludzi ma podobne nawyki jeśli chodzi o organizowanie swojej lodówki oraz życia cyfrowego, 88% osób, które reorganizują swoją lodówkę przed świętami, robi coś podobnego w przypadku swoich plików związanych z pracą.

Biorąc pod uwagę wykładniczy wzrost ilości danych kierownictwo firm powinno zwrócić uwagę na bałagan cyfrowy i potencjalne zagrożenia, jakie niesie ze sobą – powiedział Maksim Frołow, wiceprezes ds. sprzedaży globalnej, Kaspersky Lab. To prawda, że uporządkowanie swojej lodówki nie zagwarantuje ochrony przed incydentami naruszenia bezpieczeństwa, jednak przyjęcie tego samego podejścia w stosunku do bałaganu cyfrowego uczyni nas bardziej odpornymi wobec cyberzagrożeń. Pracownikom należy wyjaśnić, jaki jest najlepszy sposób zarządzania swoimi zasobami cyfrowymi. Należy ponadto stosować proste, a zarazem skuteczne sposoby, które zamiast potęgować redukują złożoność.

Aby nie utonąć w bałaganie cyfrowym, Kaspersky Lab zachęca firmy do rozważenia następujących działań:

• Szkolenie pracowników – niezwykle istotne jest nauczenie pracowników praktycznych umiejętności, które okażą się przydatne w życiu codziennym.
• Regularne przypominanie pracownikom, jak ważne jest przestrzeganie zasad cyberbezpieczeństwa, aby ich cyberumiejętności nie „zardzewiały”.
• Tworzenie kopii zapasowej istotnych danych w celu zapewnienia bezpieczeństwa informacjom firmowym oraz regularne aktualizowanie sprzętu IT oraz aplikacji, aby nie dopuścić do występowania niezałatanych luk.
• Znalezienie wyspecjalizowanego rozwiązania dla małych i średnich firm, takiego jak Kaspersky Endpoint Security Cloud, które oferuje proste zarządzanie i sprawdzone funkcje ochrony.