5 hamulców przed skorzystaniem z ulgi B+R

Przeczytaj także: Ulga podatkowa na badania i rozwój: działa czy nie?

U schyłku lipca bieżącego roku resort finansów przedstawił dane dotyczące rozliczeń ulgi B+R za miniony rok podatkowy. Wstępne kalkulacje dowodzą, że wysokość odliczonych kosztów kwalifikowanych w związku z działalnością badawczo-rozwojową (tylko podatnicy CIT) osiągnęła poziom 1,7 mld zł, co oznacza, że firmy, które skorzystały z ulgi B+R, oszczędziły 0,3 mld zł. Dla porównania, w 2017 r. podatnicy CIT i PIT rozliczyli 584 mln zł kosztów kwalifikowanych, a rok wcześniej – 206 mln zł. Ministerstwo Finansów spodziewa się, że w tym roku skutek finansowy ulgi B+R dla sektora finansów publicznych osiągnie 0,5 mld zł.

Widać zatem, że wysokość odliczanych kosztów kwalifikowanych z roku na rok jest coraz wyższa. Mimo to, wykorzystanie potencjału tej zachęty podatkowej nadal nie przyprawia o zawrót głowy. Przedsiębiorcy, którzy dostrzegają jej zalety, coraz umiejętniej identyfikują u siebie działania badawczo-rozwojowe i sprawniej rozliczają koszty kwalifikowane. Z kolei te firmy, które nie korzystają z ulgi, tracą szansę na wygenerowanie znacznych oszczędności. A jest o co walczyć. Dla przykładu, przedsiębiorca, który w ramach prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej ponosi rocznie 1,5 mln zł kosztów osobowych oraz 900 tys. zł pozostałych kosztów kwalifikowanych, przy stawce CIT 19 proc. może odzyskać niemal pół miliona zł (456 tys. zł).

Mimo że termin na złożenie deklaracji CIT-BR minął 1 kwietnia, podatnicy prowadzący działalność badawczo-rozwojową wciąż mogą złożyć korektę zeznania. Co powstrzymuje firmy przed skorzystaniem z ulgi B+R? Eksperci Ayming zidentyfikowali 5 głównych hamulców.

Nieznajomość definicji działalności badawczo-rozwojowej

Przedsiębiorstwa w Polsce nadal postrzegają działalność badawczo-rozwojową jako zaawansowane procesy, których efektem jest innowacyjność co najmniej na skalę kraju. To mylne przekonanie powstrzymuje je przed skorzystaniem z ulgi B+R. Ubiegłoroczny raport Ayming „Ulga B+R. Krok milowy w rozwoju innowacyjności przedsiębiorstw” wskazuje, że aż 45 proc. firm twierdzi, że nie prowadzi działalności badawczo-rozwojowej. Jest to wynik o tyle zaskakujący, że w badaniu wzięli udział przedstawiciele branż, w których działania B+R występują najczęściej w ramach regularnie prowadzonej aktywności.

– Zrozumienie, czym jest działalność badawczo- rozwojowa, ma kluczowe znaczenie w kontekście korzystania z ulgi. W definicji ustawowej czytamy, że jest to działalność twórcza obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowana w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania ich do tworzenia nowych zastosowań. Z doświadczenia Ayming wynika, że wśród wielu firm pokutuje przekonanie, że działalność badawczo-rozwojowa to wielkie wynalazki wymagające ogromnego nakładu pracy i dużych środków, które są prowadzone przez „naukowców w białych fartuchach”. Ten mit sprawia, że wielu przedsiębiorców traci szansę na uzyskanie oszczędności, z których można finansować kolejne działania – tłumaczy Wojciech Popardowski, Project Manager w Dziale Innowacji, Ulg i Dotacji w Ayming Polska.

Brak wsparcia techników i inżynierów

Pierwszym krokiem do prawidłowego rozliczenia ulgi B+R jest zidentyfikowanie działań badawczo-rozwojowych w firmie. Najczęściej spotykanymi działaniami B+R są badania aplikacyjne i prace rozwojowe. Zaliczymy tu np. opracowanie nowej technologii wytwarzania produktów, wpływającej na obniżenie zużycia wody lub prądu, opracowanie nowych technik kontroli, przekładających się na zwiększenie wykrywalności wyrobów wadliwych w trakcie procesu produkcji czy integrację kilku procesów wytwarzania w jeden zautomatyzowany proces. Niejednokrotnie działalność badawczo-rozwojowa bywa w firmach rozproszona, dlatego przy identyfikowaniu działań B+R niezbędne jest zaangażowanie nie tylko zespołu finansowego i prawnego, ale też członków innych zespołów, np. jednostki B+R, pracowników produkcji, kontroli jakości czy działu IT.

– W części firm rozliczanie ulgi badawczo-rozwojowej opiera się wyłącznie na analizie dokumentacji podatkowej. Tymczasem do złożenia prawidłowego wniosku kluczowa jest współpraca na linii działy finansowe i zespoły techniczno-badawcze. Ma to znaczenie o tyle, że brak codziennej wymiany informacji między tymi dwiema stronami może skutkować niepełnym rozliczeniem wszystkich kosztów działalności badawczo-rozwojowej. Do prawidłowego rozliczenia ulgi B+R równie istotne, jak posiadanie wiedzy podatkowej i bycie na bieżąco z ustawodawstwem, jest rozeznanie naukowo-techniczne i wsparcie ze strony np. inżynierów produkcji i kierowników ds. jakości – komentuje inżynier Paweł Perzyński, ekspert ds. Ulgi B+R w Ayming Polska.

Obawa przed kontrolami

Wiele przedsiębiorstw wzbrania się przed skorzystaniem z ulgi B+R, obawiając się, że urzędy skarbowe zakwestionują ich rozliczenia podatkowe. Warto pamiętać, że rozliczenie ulgi ma charakter deklaratywny, więc otrzymanie zapytania z urzędu skarbowego powinno być odbierane przez firmy jako coś naturalnego. Ewentualne czynności sprawdzające lub kontrola skarbowa są szansą na sprawdzenie poprawności rozliczeń i zebranej dokumentacji. Weryfikowana firma ma odpowiednio dużo czasu, aby wskazane nieprawidłowości na bieżąco korygować i tym samym uniknąć ustawowych kar oraz zaległości podatkowych.

Należy podkreślić, że organy podatkowe nie mają na celu zniechęcenia firm do korzystania z dostępnych preferencji podatkowych, a raczej chcą uwrażliwić przedsiębiorców na najczęściej występujące błędy w deklaracjach czy zbieranej dokumentacji. Takie podejście jest elementem rządowej polityki innowacyjności, która ma na celu zachęcenie przedsiębiorców do działalności badawczo-rozwojowej dzięki stworzeniu przyjaznego klimatu prawno-podatkowego.

Problematyczna ewidencja kosztów

Z doświadczenia Ayming wynika, że wiele firm ma problem z prawidłowym wyodrębnieniem kosztów kwalifikowanych w ewidencji księgowej. Koszty osobowe stanowią zazwyczaj największą część wydatków związanych z działalnością badawczo-rozwojową i ich rozliczenie to kluczowe wyzwanie. Zgodnie z danymi Ministerstwa Finansów, w roku podatkowym 2018 kwota kosztów osobowych odliczonych przez płatników CIT wyniosła 73% wszystkich kosztów kwalifikowanych.
Ewidencja kosztów może sprawiać kłopot dlatego, że przepisy ustawy o podatku dochodowym i ustawy o rachunkowości nie zawierają szczegółowych przepisów odnośnie sposobu prowadzenia ewidencji księgowej. W przypadku firm rozliczających ulgę B+R ważne jest to, aby zastosowana przez nie metoda umożliwiała zidentyfikowanie kosztów kwalifikowanych, dających prawo do skorzystania z ulgi. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z ulgą B+R, każdy podatnik ma możliwość wysłania prośby o interpretacje podatkowe do Krajowej Informacji Skarbowej.

Brak czasu

Rozliczenie ulgi B+R z reguły należy do obowiązków działów finansowych, które przez cały rok zmagają się z dużą liczbą zadań. Przygotowanie prawidłowej dokumentacji działalności B+R, w tym prowadzenie dokumentacji kart projektów, może zabierać wiele czasu, o ile firma wcześniej nie przygotowała odpowiedniej ścieżki organizacyjnej. Korzystanie z ulgi B+R wymaga od przedsiębiorców metodycznego podejścia, które przełoży się na większą dojrzałość firmy pod kątem innowacyjności. Zaprojektowanie systemu ewidencji danych finansowych czy opracowanie spójnej dokumentacji działalności B+R to jednorazowe wyzwania, które raz wdrożone pozwolą na szybsze rozliczanie ulgi badawczo-rozwojowej w przyszłości.

*O badaniu: Badanie przeprowadzone metodą CATI przez Kantar Polska od 30 kwietnia do 30 maja 2019 r. wśród 105 firm zatrudniających powyżej 50 pracowników.