Nie lubimy zmieniać obsługi księgowej. A co, jeśli jest to konieczne?

Przeczytaj także: Obsługa klienta w instytucjach: urzędy skarbowe vs ZUS

Zaufanie w biznesie

Badanie inFakt jest kolejnym, które potwierdza, że śledzenie i nadążanie za zmianami prawnymi, podatkowymi oraz kwestie formalno-ksiegowe to sprawy, którym polscy przedsiębiorcy zmuszeni są poświęcać pokaźną część swojego czasu. Co więcej, brak legislacyjnej stabilności to jedna z najczęściej dziś wskazywanych barier przedsiębiorczości.

Wobec powyższego nie jest żadnym zaskoczeniem, że na samodzielne prowadzenie księgowości decyduje się tylko wąska grupa przedsiębiorców, a większość poszukuje profesjonalnej obsługi księgowej. W relacjach z biurem księgowym liczy się oczywiście profesjonalizm i fachowość, ale równie istotne jest zaufanie. Ponad połowa (51%) przedsiębiorców badanych przez inFakt wskazała, że spotyka się ze swoim księgowym przynajmniej raz w miesiącu. Głównie po to, aby przekazać dokumentację (82%), ale też omówić rozliczanie kosztów i podatków (odpowiednio 36% i 34%).

Co zrobić w razie konieczności zmiany obsługi księgowej?

Polscy mikroprzedsiębiorcy niechętnie zmieniają obsługę księgową. Tylko 3% badanych odpowiedziało, że zmieniało księgowego więcej niż dwa razy w ciągu ostatnich 5 lat. Zdecydowana większość korzysta przez lata z usług tego samego specjalisty.

Czasem pojawiają się jednak okoliczności, które taką zmianę wymuszają. Eksperci inFakt podpowiadają, na co zwrócić szczególną uwagę podczas biura rachunkowego?

Przedsiębiorcy często uważają, że najlepszą porą na zmiany jest koniec roku podatkowego. Tymczasem dla fachowca przejęcie dokumentów w dowolnym momencie roku nie będzie stanowiło problemu. Warto pamiętać o tym, aby zmiana nie odbywała się z dnia na dzień. Dochowanie okresu wypowiedzenia pozwoli zebrać i przygotować odpowiednie dokumenty. Należy mieć przy tym na uwadze, że istnieje obowiązek przechowywania dokumentacji przez 5 lat. Musi ona być bezzwłocznie dostępna na żądanie przedstawicieli Urzędu Skarbowego. Dozwolona jest forma elektroniczna pod warunkiem, że będzie zachowana dostępność na żądanie.

Po wyborze nowego biura rachunkowego przedsiębiorca musi zaktualizować dane w CEIDG. W tym celu składa w swoim urzędzie miasta lub gminy wniosek CEIDG-1, w którym podaje dane podmiotu prowadzącego księgowość firmy oraz miejsce przechowywania dokumentacji. Aktualizacja danych musi być dokonana w ciągu 7 dni od daty zaistnienia zmiany.
Kolejnym etapem jest przekazanie dokumentacji księgowej nowemu specjaliście. Powinna ona zawierać wszystkie dokumenty sporządzone przez poprzednie biuro i samego przedsiębiorcę. Jej najważniejsze elementy to: księgi podatkowe (księgi rachunkowe, KPiR, ewidencje oraz rejestry), dokumentacje ZUS oraz dokumentacje pracownicze.

– Warto pamiętać, że każde biuro może oczekiwać różnego zestawu dokumentów, jedno może chcieć np. rejestrów VAT, a inne tylko ostatnich deklaracji VAT ¬– zwraca uwagę Piotr Juszczyk, doradca podatkowy w firmie inFakt. – Nowi specjaliści pomogą przedsiębiorcy w procesie przekazywania dokumentów i podpowiedzą, które dokumenty należy zabrać od poprzedniego księgowego, a co będą w stanie pozyskać sami.