Jakie korzyści daje system ERP w chmurze?

Przeczytaj także: Sprawdź, czy potrzebujesz systemu ERP. 4 przesłanki wdrożenia

Słowem przypomnienia, chmura (cloud computing) to realizowany za pośrednictwem internetu dostęp do serwerów, magazynów, baz danych czy sieci. W obecnej rzeczywistości mamy do czynienia z trzema rodzajami chmur:

1. prywatnymi, stanowiącymi część organizacji dostarczającej oprogramowanie;
2. publicznymi, czyli dostarczanymi przez podmioty zewnętrzne;
3. hybrydowymi, będącymi połączeniem chmur prywatnych i publicznych.

Wśród korzyści, jakie przynosi migracja do chmury, najczęściej wymienia się takie kwestie jak np. większa sprawność zarządzania, konsolidacja w centrum danych, poprawa mobilności czy też zwiększenie bezpieczeństwa danych. Chmura generować może również realne oszczędności. Potwierdzają to badania zrealizowane w 2012 roku przez Komisję Europejską, według których aż 80% firm korzystających z chmury odnotowało spadek kosztów związanych z IT o 10-20%, na który złożyły się

• eliminacja konieczności zakupu serwera oraz kosztów jego amortyzacji,
• brak kosztów związanych z zatrudnieniem wykwalifikowanych specjalistów IT,
• zmniejszenie kosztów bieżących.

Przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się skorzystać z chmury obliczeniowej wskazują liczne przewagi nad tradycyjnymi rozwiązaniami: usprawnienie działań biznesowych, poprawa szybkości działań i wdrożeń.

To właśnie z powodu tych zalet zarówno duże, średnie jak i małe przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się przenieść do chmury również bardziej zaawansowane narzędzia, takie jak CRM czy ERP.

Systemy klasy ERP dają możliwość zintegrowanego zarządzania różnymi rodzajami danych (finansowymi, logistycznymi, danymi produkcji itd.) i prezentacji ich w ujęciu analitycznym pozwalając usprawnić planowanie, realizację i kontrolę procesów biznesowych firmy. Ułatwia to optymalizację wykorzystania zasobów przedsiębiorstwa oraz zachodzących w nim procesów.

Jak jednak podkreślają autorzy komunikatu, wdrożenie i utrzymanie systemów ERP, jako bardziej złożonych i skomplikowanych rozwiązań IT, wymaga jednak większych nakładów, zarówno finansowych, organizacyjnych, jak i osobowych. Konieczne jest zatem zbudowanie i utrzymanie odpowiedniej infrastruktury IT (np. serwerownie, serwery, zakup oprogramowania), jak również wyszkolenie zespołu administratorów i wreszcie ponoszenie kosztów związanymi z utrzymaniem i wszelkimi zmianami w trakcie używania systemu (np. upgrade’y technologiczne). Wszystkie te koszty są znaczącymi pozycjami w budżetach IT w każdej firmie.

Dużo tańszym, lecz nadal tak samo efektywnym rozwiązaniem jest skorzystanie z cloud computingu. Przetwarzanie w chmurze często eliminuje konieczność zakupu licencji czy instalowania i administracji oprogramowaniem. Większość środowisk chmurowych po stronie dostawcy jest zbudowana z wykorzystaniem technologii, które umożliwiają uruchomienie aplikacji na wielu serwerach jednocześnie i z wykorzystaniem wielu baz danych. Ponadto jest to zupełnie niewidoczne dla użytkowników końcowych, którzy poprzez Internet mają dostęp do określonej usługi z dowolnego miejsca i urządzenia.

ERP w chmurze – korzyści

Skalowalność oraz możliwość automatyzacji procesów aktualizacji oprogramowania to największe zalety przemawiające za wdrożeniem systemu ERP działającego w chmurze. Użytkownicy wskazują także inne atuty: łatwe skalowanie systemu mniejsze koszty zakupu i utrzymania oprogramowania oraz scedowanie na dostawcę usług związanych z aktualizacjami oraz modyfikacji odpowiedzialnych za sprawne działanie systemu.

Jak czytamy w komunikacie, koronnym argumentem przemawiającym za skorzystaniem z chmurowych rozwiązań są niższe koszty budowy i późniejszej eksploatacji. Systemy ERP wymagają najczęściej bardziej skomplikowanej infrastruktury IT. W przypadku używania „ERP in cloud” bezpośrednie koszty budowy serwerowni, jej utrzymania, koszt zakupu serwerów, oprogramowania oraz nakłady na zarządzanie nimi są przeniesione na dostawcę. Odbiorcy, którzy de facto mogą współdzielić taką infrastrukturę, ponoszą miesięczne opłaty za jej użytkowanie.

Systemy te są bardziej dostępne i otwarte, nie wymagają instalowania specjalnych aplikacji na urządzeniach klientów oraz mogą być osiągalne na dowolnych urządzeniach. Dla firm posiadających dużą liczbę pracowników mobilnych zdalny dostęp do zasobów przedsiębiorstwa jest ogromną korzyścią. Dane dla takich pracowników dostępne są online i nie ma konieczności ich migracji z lokalnych urządzeń pracowników do systemu centralnego, co w zależności od charakterystyki prowadzonej działalności może znacząco wpływać na efektywność firmy. Jednocześnie rozwiązanie daje możliwość elastycznego rozwoju. Wraz ze wzrostem firmy (np. zwiększanie liczby pracowników czy rozszerzanie obszaru działalności) możliwe jest, w miarę prosty sposób, rozpoczęcie korzystania z nowych usług oferowanych przez dostawcę.

Właściciele firm przed wdrożeniem ERP w chmurze często zastanawiają się nad kwestią bezpieczeństwa danych. Nowoczesna technologia, rygorystyczne procedury i skomplikowane klucze zabezpieczeń spowodowały, że stopień technicznych zabezpieczeń systemów w chmurze jest wyższy niż przeciętny poziom zabezpieczeń w firmach z własną infrastrukturą IT. Wynika to chociażby z możliwości technicznych i organizacyjnych, jakie mogą wdrożyć więksi dostawcy, zajmujący się tym na większą skalę niż niewielkie firmy.

ERP w chmurze to rozwiązanie, przed którym nie ma ucieczki - przekonuje Komputronik Biznes, podpierając się badaniami zrealizowanymi przez organizację CSA (Cloud Security Alliance), według których aż dwie trzecie firm planuje migrację do systemów ERP działających w chmurze, mimo że wiele z nich wciąż obawia się o bezpieczeństwo wrażliwych danych oraz zgodność z regulacjami prawnymi. W 2021 roku firmy wydadzą 114,6 miliarda PLN na zakup chmurowych systemów ERP. Dla porównania wartość wszystkich usług świadczonych w chmurach publicznych to 1,016 biliona PLN. Takie prognozy opublikowano w raporcie CSA Impact of Cloud on ERP.