Deloitte radzi: jak zakończyć home office i bezpiecznie wrócić do biur?

Przeczytaj także: Praca zdalna? Tak, ale tęsknimy za biurem i work-life balance

Jak czytamy w komunikacie opublikowanym przez Deloitte, opracowanie konkretnej strategii powrotu z home office nie jest sprawą prostą. Przede wszystkim należy mieć świadomość, że nie obędzie się bez uwzględnienia takich czynników jak:

• zmiany w umowie społecznej,
• makroekonomiczne skutki epidemii,
• przepisy dotyczące ochrony zdrowia,
• preferencje i obawy pracowników.

I to właśnie ze względu na dużą złożoność problemu eksperci Deloitte radzą, aby proces powrotu z home office przebiegał etapowo.

Nowa umowa społeczna między pracodawcą a pracownikiem

Zmiana umowy społecznej między pracodawcą a pracownikami jest jedną z najważniejszych zmian, spowodowanych pandemią - podkreśla Deloitte. Warto przeanalizować, jak głębokiej transformacji ona uległa. Z dnia na dzień znikają uprzedzenia dotyczące pracy z domu. Wiele firm, wbrew początkowym obawom kadry zarządzającej, odnotowało wzrost wydajności pracowników. Z drugiej strony, za sprawą tak częstych w ostatnich miesiącach wideokonferencji znacznemu zatarciu uległy granice między pracą a życiem osobistym.

– Dobre samopoczucie pracowników stało się widocznym priorytetem, zwłaszcza że wielu z nich boryka się z problemem utraty kontaktu z rodziną i przyjaciółmi. Zauważalny jest także wzrost oczekiwań dotyczących bezpieczeństwa. I to rozumianego bardzo szeroko – fizycznego, emocjonalnego, finansowego i cyfrowego – mówi Konrad Pszenny, Partner Associate w Dziale Risk Advisory w Deloitte.

Jak wynika z ankiety przeprowadzonej przez ekspertów Deloitte wśród ponad pół tysiąca uczestników webinaru „Office reopening – czyli bezpieczny powrót do pracy po pandemii”, właśnie zapewnienie poczucia bezpieczeństwa jest największym wyzwaniem dla firm w związku z powrotem do biur. Przyznało tak aż 49 proc. ankietowanych. Kolejne 20 proc. obawia się dostosowania procesów biznesowych do nowej rzeczywistości. Najmniejszym problemem zdają się być przygotowanie biura oraz dostosowanie wszystkich procedur i regulaminów pracy. Za wyzwanie uważa to odpowiednio 15 proc. i 14 proc. uczestników webinaru.

Bez planu może być trudno

Zdaniem ekspertów firmy doradczej konieczne jest sprawne opracowanie i przekazanie pracownikom jasnych zasad, dotyczących podstawowych kwestii, takich jak działania podejmowane przez specjalne grupy robocze, zmierzające do otwarcia firmy. Do najważniejszych pytań, jakie powinien sobie zadać pracodawca, należy to, w jaki sposób zaplanować powrót do firmy.

– Konieczne jest zdecydowanie praca jakich pionów, funkcji i stanowisk jest konieczna na miejscu ze względu na efektywność, a kto może nadal pracować zdalnie. Kolejnym krokiem będzie ocena rodzajów zadań, które zespoły muszą wykonywać na miejscu dla zapewnienia ciągłości funkcjonowania oraz systematycznego powrotu do biura. Należy przy tym pamiętać, że zespoły pracujące zdalnie nadal potrzebują wsparcia i konieczne jest określenie zasad ich działania, a nawet przeprowadzenie szkoleń z efektywnej i wygodnej pracy z domu – mówi Piotr Potejko, Doradca Zarządu ds. bezpieczeństwa, Deloitte.

Ekspert dodaje, że stopniowe wprowadzanie pracowników do firmy powinno przebiegać w oparciu o wytyczne dotyczące testowania, monitoringu stanu zdrowia, zagospodarowania przestrzeni i zarządzania miejscem pracy. Opracować należy również zasady przyjmowania gości, uwzględniające wydajność oraz bezpieczeństwo fizyczne i emocjonalne zarówno klientów zewnętrznych jak i pracowników.

Z ankiety przeprowadzonej wśród uczestników webinaru wynika, że aż w 69 proc. organizacji procedury związane z powrotem z home office będą wdrażane poprzez przekazanie pracownikom zaleceń i wytycznych. Tylko 15 proc. planuje przyjąć w tym celu odrębne procedury, a jedynie 1 proc. myśli o zmianie regulaminu pracy. Z kolei 13 proc. nie podjęło jeszcze decyzji w tej sprawie.

Nie tylko maski i rękawiczki

Proces powrotu do pracy stacjonarnej powinien uwzględniać scenariusze gospodarcze i aktualne informacje o przepisach obowiązujących w Polsce. Do takich należą zalecenia Głównego Inspektora Pracy. To wytyczne dla pracodawców, które zostały podzielone na dwie grupy.

Pierwsza z nich obejmuje czynności konieczne do przeprowadzenia jeszcze przed powrotem pracowników do miejsca pracy. Należy do nich m. in. stworzenie planu działań obejmującego wdrożenie właściwych środków bezpieczeństwa i kontroli, takich jak środki techniczne (np. obudowy pleksiglasowe, oddzielanie stanowisk pracy przegrodami), środki organizacyjne (np. zmianowość na stanowiskach pracy, zwiększenie czasu trwania i liczby przerw), środki ochrony osobistej (np. maseczki, rękawiczki) czy środki behawioralne (np. obserwacje przestrzegania reguł i wytycznych kierownictwa, nadzór nad pracownikami).

Już po powrocie z home office GIP zaleca m.in. wykonywanie tylko niezbędnych prac i przełożenie zadań mniej pilnych na później; rekomendację pracy zdalnej, szczególnie dla grup wysokiego ryzyka; przestrzeganie przepisów w zakresie czasu pracy i okresów odpoczynku, a także minimalizowanie obecności osób trzecich w biurze oraz kontaktu fizycznego między pracownikami.

– Szczególną uwagę powinny poświęcić tym wytycznym firmy, których wszyscy lub niemal wszyscy pracownicy wykonywali w ostatnich tygodniach pracę zdalną. W naszej ankiecie aż 26 proc. organizacji zadeklarowało, że są gotowe do powrotu do biura lub od kilku dni pracują stacjonarnie. Kolejne 42 proc. przeprowadziło wśród pracowników ankiety i jest w trakcie weryfikacji wyników – mówi Jakub Kowal, Radca prawny, Senior Associate w Deloitte Legal.

Ekspert dodaje, że 31 proc. organizacji nie podjęło jeszcze żadnych kroków w kierunku powrotu do biura.