Jak zmienić biuro rachunkowe i o czym pamiętać w trakcie zmiany?

Klienci przechodzący do nas z innych biur rachunkowych najczęściej wskazują, że przyczyną zmiany jest utrudniony kontakt z księgowością, czy brak bieżącego wsparcia. Postawieni w obliczu dopełniania różnych obowiązków z ZUS, Urzędem Skarbowym, czy Urzędem pracy często zostają sami, a znajomość przepisów jest tu kluczowa. - wskazuje ekspert z biura rachunkowego Keep Going Group - Łukasz Skłucki.

W takich i wielu innych sytuacjach konieczne okazuje się zmienienie biura księgowego.

Kiedy zmienić biuro rachunkowe?

Wybór biura rachunkowego powinien być dobrze przemyślany, a nie przypadkowy. Należy najpierw przeanalizować swoje potrzeby, oczekiwania, preferencje oraz jasno określić wymagania względem usługodawcy. Korzystanie z usług pierwszego lepszego biura rachunkowego może przełożyć się na wystąpienie mniejszych lub większych problemów. Jest kilka powodów, dla których warto pomyśleć nad zmianą dotychczasowego biura rachunkowego. Zaliczyć można do tego:

• Pojawienie się wątpliwości co do poprawności rozliczeń. Jeśli istnieje podejrzenie co do rzetelności prowadzonych rozliczeń i dokumentacji, lepiej dla właściciela firmy będzie zweryfikowanie tego faktu z innym specjalistą.
• Brak możliwości reprezentowania przedsiębiorcy przed urzędami typu ZUS, Urząd Skarbowy, czy Urząd Pracy. Ten ostatni ze względu na możliwe wsparcie w związku z COVID-19, coraz częściej pojawia się na ustach osób prowadzących biznes.
• Brak stałego kontaktu czy właściwego wsparcia merytorycznego - czyli wyczerpującej pomocy na najwyższym poziomie, w kwestii faktur, rozliczeń, umów czy deklaracji.
• Brak zaangażowania biura - nieinformowanie o zmianach w przepisach czy pojawieniu się nowych obowiązków.
• Brak elastyczności względem sposobu dostarczania dokumentów. Osobiste dostarczanie w formie papierowej, niejednokrotnie wymaga sporego nakładu czasu. Nowoczesne biuro księgowe umożliwia załatwienie większości spraw zdalnie, czyli drogą elektroniczną, a w przypadku generowania dużej ilości dokumentów powinno również samodzielnie odbierać je na bieżąco.
• Księgowość warto również zmienić, gdy usługodawca nie zajmuje się prowadzeniem rozrachunków, pojawia się konieczność prowadzenia równoległej ewidencji księgowej, przedsiębiorca nie otrzymuje terminowo informacji o wysokości podatku dochodowego, czy podatku VAT.

Jak zmienić biuro rachunkowe?

Biuro rachunkowe można zmienić w dowolnym momencie, jeśli zajdzie taka potrzeba czy chęć ze strony przedsiębiorcy. Na uwadze należy mieć tylko to, aby zmiana nastąpiła po zamknięciu okresu rozliczeniowego, złożeniu deklaracji i opłaceniu podatków. W umowie jest zawsze wyszczególniony dokładny czas trwania okresu jej wypowiedzenia. Najwygodniejszym i najprostszym rozwiązaniem będzie zmiana biura księgowego wraz z początkiem nowego roku lub kwartału. Należy liczyć się z tym, że przeniesie dokumentacji może trwać kilka miesięcy. Przedsiębiorca nie powinien jednak czekać, aż do wygaśnięcia umowy z dotychczasowym biurem rachunkowym. Nową umowę należy podpisać z wyprzedzeniem. Do tego czasu nowe biuro rachunkowe zdąży zapoznać się dokładnie z firmową dokumentacją, założyć firmę w systemie księgowym, czy skonfigurować plan kont (w przypadku pełnej księgowości).

Po podpisaniu nowej umowy pozostaje uregulowanie takich kwestii, jak:

• wystawienie odpowiedniego pełnomocnictwa umożliwiającego reprezentację firmy przez biuro rachunkowe (druk UPL-1),
• anulowanie pełnomocnictwa poprzedniego biura (druk OPL-1),
• przekazanie różnorodnych dokumentów rejestrowych m.in. NIP, REGON, czy też KRS.

Więcej: https://keep-going.pl/ksiegowosc-finanse/

Jak wybrać biuro rachunkowe i na co zwrócić uwagę w nowej umowie?

Przy wyborze biura rachunkowego należy mieć na uwadze kilka istotnych kwestii. Znaczenie mają:

• kwalifikacje,
• doświadczenie w danej branży czy w danym typie usług,
• ochrona danych osobowych,
• zakres świadczenia usług i ich wycena,
• sposób przekazywania i przechowywanie dokumentacji,
• elastyczność i sposób kontaktowania się.

Umowa musi zawierać datę rozpoczęcia obowiązywania, okres jej obowiązywania, zasady i warunki zmiany lub wypowiedzenia, procedurę zwrotu dokumentacji księgowej i podatkowej przy rozwiązaniu umowy oraz kary umowne za jej naruszenie.