Podpis elektroniczny podstawą prowadzenia biznesu w pandemii

Przeczytaj także: Podpis elektroniczny: cechy, rodzaje, sposoby korzystania

COVID katalizatorem transformacji cyfrowej

Transformacja cyfrowa poszczególnych dziedzin życia i polskiej gospodarki trwała w najlepsze już przed pandemią, na co dowodem mógł być chociażby poziom digitalizacji usług bankowych czy powszechność profilu zaufanego. Prawdziwym przełomem w tym zakresie okazało się jednak pojawienie się koronawirusa.

W okresie od marca do września 2020 r., a więc w czasie obowiązywania największych restrykcji, wiele przedsiębiorstw oraz podmiotów sektora administracji publicznej zostało wręcz zmuszonych do przyspieszenia procesów związanych z cyfryzacją. Mowa tu oczywiście o konieczności wdrożenia zdalnej pracy i takiej też komunikacji, ale również o digitalizacji w obszarze transakcji – oświadczeń woli, identyfikacji czy podpisywania umów.

W tych obszarach już od pewnego czasu mieliśmy do dyspozycji europejskie regulacje jak eIDAS, wprowadzające narzędzia w postaci usług zaufania i elektronicznej identyfikacji. Koronawirus na bieżąco weryfikował, na ile spełniają one swoją funkcję i czy rzeczywiście są wykorzystywane, a na ile firmy czy administracja publiczna stosowały jednak rozwiązania doraźne czy zastępcze. Nowa postcovidowa normalność wymaga, aby wiele z wypracowanych procesów technicznych i prawnych zostało z nami na dłużej, ale to będzie oznaczało konieczność rewizji podejścia biznesu i regulatorów do wykorzystania usług zaufania i eID, aby stały się jeszcze powszechniejsze i bardziej użyteczne – mówi Simina Mut, Partner, CE Legal Leader, Deloitte Legal.

Konieczność prowadzenia biznesu w trudnych warunkach spowodowała, że dalsza i bardziej pogłębiona cyfryzacja wewnętrznych procesów pozwoliła na połączenie celów biznesowych z dbałością o bezpieczeństwo pracowników.

Wśród polskich przedsiębiorców najwięcej wprowadzonych zmian miało umożliwić pracę zdalną – tak odpowiedziało 56 proc. respondentów ankiety przeprowadzonej na potrzeby raportu. Drugim najczęstszym obszarem (51 proc.), w ramach którego realizowane były projekty digitalizacyjne były procesy wewnętrzne w firmie, dotyczące obiegu dokumentów i podpisywania umów on-line. Koronawirus przyczynił się do przyspieszenia już realizowanych działań mających na celu transformację cyfrową procesów w organizacji, a także do natychmiastowego uruchomienia nowych inicjatyw, kluczowych dla bieżącego funkcjonowania przedsiębiorstw.

Obserwujemy zwiększone zainteresowanie biznesu digitalizacją, a jej odbiór jest zdecydowanie lepszy, niż przed wybuchem pandemii. Dotyczy to zwłaszcza sektora finansowego – banków i spółek leasingowych, gdzie zdalne zarządzanie i podejmowanie decyzji są obecnie mocno eksplorowane. Również branże, takie jak human resources, które wcześniej nie do końca widziały potrzebę digitalizacji, zastanawiają się teraz jak cyfryzować procesy podpisywania umów, aby zachować zgodność z rygorami kodeksu cywilnego
– powiedział Artur Miękina, Dyrektor Sprzedaży Projektów Kluczowych, Asseco Data System. Potrzeba realizowania tzw. spraw back office’owych zdalnie jest również bardzo duża- dodaje.

44 proc. respondentów wskazało, że ich firmy realizowały projekty związane z cyfryzacją szeroko rozumianego obszaru zarządzania kadrami (HR). Z drugiej strony, w pozostałych obszarach wciąż jeszcze firmy nie zdecydowały się na wdrożenie narzędzi cyfrowych, mimo że prawo w dużej mierze daje taką możliwość.

O niewykorzystanej szansie można mówić w przypadku firmy z branży utilities i telco. Spośród czołowych polskich dostawców energii i gazu jedynie dwóch pozwala potencjalnym klientom na zdalne podpisanie umowy. Podobnie wygląda rynek operatorów komórkowych. Jedynie w dwóch przypadkach proces zakupu może się odbyć całkowicie zdalnie, łącznie z podpisaniem umowy, ale trzeba zaznaczyć, że nie są to „standardowe” oferty tylko produkty skierowane do wybranych segmentów rynkowych. Równie niewielu dostawców oferujących dostęp do internetu oraz pakietów telewizyjnych umożliwia elektroniczne zawarcie umowy – mówi Miłosz Brakoniecki, Partner, Obserwatorium.biz.

Podpis elektroniczny

Aktualnie podstawowym narzędziem ułatwiającym zdalne prowadzenie biznesu jest podpis elektroniczny. W Polsce jest aktywnych ponad 600 tys. certyfikatów kwalifikowanych, co jednak cały czas kontrastuje z liczbą wydanych kart płatniczych (43 mln sztuk, czyli zdecydowanie więcej niż jedna karta na jednego dorosłego mieszkańca kraju), które są produktami masowymi. Trzeba jednak zaznaczyć wzrost o ok. 100 tys. certyfikatów (17%) w skali rok do roku. Oznacza to, że rewolucja „paperless” jest jeszcze daleko w tyle za szybko postępującą w naszym kraju rewolucją „cashless”.

Najczęściej (63 proc.) wymienianym dokumentem, do sporządzenia którego wykorzystywany jest podpis elektroniczny jest roczne sprawozdanie finansowe. Po 61 proc. wskazań uzyskały umowy finansowe, takie jak umowy kredytowe, umowy zabezpieczeń, umowy inwestycyjne itp., oraz dokumentacja dotycząca zatrudnienia – w tym umowy o pracę, wewnętrzne dokumenty dotyczące polityki firmy, regulaminy i wnioski pracownicze. Jedynie nieznacznie mniej popularne są pełnomocnictwa (54 proc.) oraz protokoły z posiedzenia zarządu lub pisemne uchwały (51 proc.).

Myślę, że przez ostatnie pół roku wiele organizacji przekonało się, że cyfrowe narzędzia istotnie ułatwiają pracę zdalną i pozwalają zachować ciągłość biznesową firmy. Weźmy na przykład obieg dokumentów w sytuacji, gdy większość pracowników pracuje zdalnie. Odnotowujemy rosnącą popularność digitalizacji tego procesu i zastosowania mobilnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego SimplySign. W szczytowym momencie lockdownu zainteresowanie tym narzędziem było 600 proc. wyższe niż rok wcześniej – powiedział Tomasz Litarowicz, Dyrektor Pionu Usług Bezpieczeństwa i Zaufania, Asseco Data Systems.

Na uwagę zasługuje fakt, że jak pokazuje nasze badanie, większość respondentów posiadających kwalifikowany podpis elektroniczny, używa go ponad 20 razy miesięcznie, a więc bardzo często. Wydaje się zatem, że jego posiadacze wykorzystują go nie tylko do realizacji obowiązków publicznoprawnych, które można wypełnić wyłącznie elektronicznie, ale dostrzegli potencjał szerszego zastosowania.

Uwarunkowania regulacyjne

Jednym z głównych aspektów prawnych cyfryzacji procesów gospodarczych zawsze była kwestia skutecznego zawierania umów drogą elektroniczną – zdalnie i bez generowania potrzeby przesyłania papierowych dokumentów. Jednakże, żeby takie rozwiązanie cyfrowe miało rzeczywiście powodzenie musi jeszcze gwarantować swoją prawną skuteczność również w wymiarze transgranicznym.

Rozporządzenie eIDAS dąży w szczególności do zapewnienia wspólnego, wysokiego standardu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Celem takiej standaryzacji jest w pierwszej kolejności zapewnienie uznawania prawnej mocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego we wszystkich państwach członkowskich pomimo wydania go tylko w jednym państwie członkowskim.

Niestety powszechna transgraniczność usług zaufania istnieje na razie tylko w teorii. W praktyce napotykamy nie tylko na opór psychologiczny przed użyciem „obcych” e-narzędzi do kontraktowania, ale wciąż w dużej mierze mamy do czynienia z barierami prawnymi i praktycznymi. To, że w jednym państwie sporządzenie danego dokumentu w postaci elektronicznej jest prawnie skuteczne nie koniecznie musi oznaczać, że w innym państwie będzie on egzekwowalny. Ciekawym trendem w tym obszarze są natomiast platformy do podpisywania elektronicznych dokumentów integrujące narzędzia do e-podpisów od różnych dostawców. Najbardziej rozpowszechnione z nich, są obecne praktycznie w każdym państwie członkowskim. Być może więc transgraniczność usług zaufania przyjdzie właśnie tą drogą – mówi Marta Gocał, Managing Associate, Radca prawny, Deloitte Legal.

Doświadczenie ostatnich miesięcy pokazuje, że Europa potrzebuje nie tylko transgranicznych, ale jednocześnie interoperacyjnych rozwiązań w zakresie obiegu elektronicznych dokumentów. Rozwiązaniem może tu być eDelivery, które sprawdziło się już na niektórych rynkach, a na innych jest planowane lub już wdrażane.

Popyt na cyfryzację

Zdaniem autorów raportu wzrost popularności zdalnej rejestracji klientów w sektorze komercyjnym oraz profilu zaufanego w administracji publicznej w Polsce wskazuje na ogromny popyt na usługi elektronicznej identyfikacji, który może być uzupełniony innymi cyfrowymi rozwiązaniami komercyjnymi. Sama elektroniczna identyfikacja staje się kluczową usługą, która powinna mieć przejrzyste ramy funkcjonowania prawnego w administracji publicznej i świecie komercyjnym. Jej wdrożenie musi być wygodne i bezpieczne dla klientów końcowych, a także obejmować możliwie największą liczbę procesów online.

Jak wynika z raportu, nie tylko e-podpis, ale również elektroniczne doręczenia oraz pieczęci elektroniczne mają potencjał jako narzędzia wychodzące naprzeciw potrzebom firm i konsumentów w zakresie cyfrowej transformacji. Aby je właściwie wdrożyć, niezbędna jest komunikacja i partnerska współpraca sektora komercyjnego i regulatorów na poziomie europejskim i krajowym.