10 zasad skutecznego zarządzania projektami

Przeczytaj także: Zarządzanie projektem - analiza słabych stron

Część 1: Planowanie i zarządzanie pojedynczym projektem

1. Opracuj dobry Business Case i zdefiniuj cele projektu

Niezależnie od rodzaju projektu, który zamierzamy zrealizować, należy sprecyzować szczegółowy cel biznesowy jaki chcemy osiągnąć poprzez jego realizację. Tam gdzie można skalkulować na liczbach korzyści wynikające z realizacji projektu należy to zrobić. Z akceptowalnym przez nas poziomem precyzji powinniśmy określić, np. poprawę danego wskaźnika o 20%, lub np. wdrożony projekt powinien przynieść roczne oszczędności na poziomie 200 tys. zł itp. Zupełnie inaczej także zespół projektowy zaplanuje pracę, wiedząc, że Zarząd oczekuje w określonym procesie redukcji kosztów na poziomie 40% a zupełnie inaczej jeśli na poziomie 5%. Pamiętajmy także, że przyjmując konkretne założenia, musimy mieć to uzasadnione logicznymi argumentami. Oczywiście są też realizowane projekty, gdzie trudno jest wyrazić business case w postaci konkretnych liczb, wtedy też warto dołożyć starań, aby opisać wymagane korzyści jakościowe z realizacji projektu.

2. Stwórz Kartę Projektu i opracuj dobry plan projektu

Jeśli mamy już business case- zespół projektowy może przystąpić do zaplanowania projektu. Opracowanie najczęściej zaczyna się od stworzenia tzw. Karty Projektu- opisującej najważniejsze założenia projektu. W Karcie Projektu powinniśmy zawrzeć m.in. role projektowe, cel projektu i jego zakres, wpływ projektu na inne projekty, zakładany budżet, szacowany czas trwania, oczekiwane produkty projektu, kamienie milowe itp. Po opracowaniu Karty Projektu zespół powinien zaakceptować ją ze Sponsorem Projektu, który powinien mieć pewność, że kształt projektu opisany w Karcie jest adekwatny dla zrealizowania stworzonego wcześniej business casu.

W ramach planu projektu zespół tworzy:

• harmonogram projektu,
• określa odpowiedzialności za realizację poszczególnych zadań,
• tworzy budżet projektu,
• listę produktów projektu,
• rejestr potencjalnych ryzyk projektowych.

Plan projektu jest absolutnie niezbędny ponieważ z jednej strony w czytelny sposób pokazuje, że zespół w miarę precyzyjnie wie co ma robić i po co, a z drugiej będzie stanowił punkt odniesienia podczas realizacji projektu. Bez planu nie będziemy wiedzieć, czy opóźniamy się z realizację projektu, czy przekraczamy budżet albo czy osiągniemy zakładany cel biznesowy – po prostu bez planu będziemy dryfować w jakimś kierunku, być może dobrym być może nie ale trudno to będzie z pewnością stwierdzić.

3. Dobrze zarządzaj projektem w trakcie jego realizacji

Obecnie rynek oferuje szereg produktów służących zarządzaniu projektami, które pozwalają lepiej się komunikować, na bieżąco pokazują odchylenia od planu, kierownictwu i PMO dostarczają niezbędnych raportów aby rozumieć sytuację projektową firmy. To wszystko jest dostępne on-line, dla każdej uprawnionej osoby w tym samym czasie i stanowi jedno źródło informacji. W trakcie realizacji warto korzystać z takich systemów, co znacząco ułatwi przeprowadzanie przeglądów projektowych i pomoże kierownikom projektów w sporządzania statusów z przebiegu projektów. Kluczowe jest aby projekt utrzymywał wymagane momentum i aby nie zaczął rozwlekać się w czasie , ponieważ są to pierwsze symptomy pokazujące, że projekt przestaje być ważny dla organizacji, że w międzyczasie pojawiły się w firmie inne priorytety. Poniższe dwie ilustracje pokazują tablicę zadań projektowych oraz wykres Gantta z czytelnym pokazaniem odchyleń każdego zadania w stosunku do aktualnego planu projektu:

4. Formalnie zamykaj projekt i gromadź lessons learned

Istotne jest, aby organizacja nabierając doświadczenia popełniała coraz mniej błędów. Pracując niegdyś w bardzo dużej firmie, jeden z Prezesów z bogatym międzynarodowym doświadczeniem powiedział iż: dopuszcza on popełnianie „inteligent mistakes” ale nie toleruje błędów wynikających z braku dbałości o szczegóły i takich, których w łatwy sposób można było uniknąć. Właśnie regularne opisywanie lessons learned po zakończeniu każdego projektu pomogą nam w przyszłości uniknąć „non-inetligent misateks”. Wyobraźmy sobie praktyczny przykład: zespół przystępując do realizacji kolejnego projektu inwestycyjnego generuje z systemu raport lessons learned z zrealizowanych już podobnych projektów i na spotkaniu Kick Off omawia go, zastanawiając się jak poprowadzić projekt aby podobnych błędów nie popełnić. Takie podejście pozwala osiągać kolejne poziomy w projektowej dojrzałości organizacji.

5. Wybieraj tylko dobre pomysły i przekształcaj je w projekty

Miałem niegdyś do czynienia z firmą, której zarząd doszedł do wniosku, że ma faktyczny problem z wyborem najlepszych pomysłów na projekty. Na liście znajdowało się kilkadziesiąt pomysłów a Zarząd zdawał sobie sprawę, że biorąc pod uwagę możliwości organizacyjne może zdecydować się tylko na klika i chciał, aby te kilka to były najbardziej korzystne dla organizacji projekty. Zarząd tej firmy zdecydował się wdrożyć system scoringu, czyli obiektywnej i ustrukturyzowanej oceny pomysłów na projekty. Taki model scoringu każda firma powinna opracować dla siebie indywidualnie. Jeśli to zrobimy i przez „sito scoringowe” przepuścimy wszystkie pomysły to uzyskamy czytelną mapę pokazującą najbardziej atrakcyjne dla organizacji pomysły na projekty. Poniższa ilustracja pokazuje taką mapę dla projektów z portfela Rozwoju Nowych Produktów. Na macierzy widocznej w lewym górnym rogu widzimy uszeregowaną atrakcyjność pomysłów. Taką macierz należy potraktować jako wsparcie do merytorycznej dyskusji w zarządzie a nie jako finalną wyrocznię.

Część 2: Strategiczne aspekty zarządzania projektami w firmie

1. Skuteczne zarządzaj zasobami projektowymi

Na zasoby projektowe składają się zasoby finansowe, jakieś środki trwałe, urządzania itp. Najważniejszym jednak zasobem projektowym dla organizacji są pracownicy. W przypadkach, kiedy nie mamy kontroli i informacji jak obciążeni są pracownicy pracą projektową możemy doprowadzać do stresujących sytuacji z punktu widzenia pracowników i szeregu nieefektywności z punktu widzenia firmy. Zasoby ludzkie przy projektach należy mądrze planować i nie dopuszczać do sytuacji, gdzie szczególnie najlepsi ludzie są dość często nadmiernie obciążeni pracą. Do planowania i monitorowania stopnia wykorzystania zasobów, szczególnie w większych organizacjach warto wykorzystać jakieś narzędzie IT. Przykład, jak kierownictwo firmy może obserwować w intuicyjny sposób zaangażowanie zasobów ludzkich w projekty pokazano na poniższej ilustracji.

2. Jeśli realizujesz dużo projektów a nie masz jeszcze PMO to stwórz je jak najszybciej

Biuro Zarządzania Projektami (PMO) pełni bardzo ważną rolę w kształtowaniu kultury projektowej firmy oraz bieżącym monitorowaniu tego jak idą aktualnie realizowane projekty. PMO jest też swego rodzaju filtrem przez który przepływają informacje pomiędzy zespołami projektowymi a kierownictwem firmy. PMO opracowuje i dostarcza odpowiednie raporty dla osób decyzyjnych. Już kilka razy w tym artykule podkreślałem korzyści z używania dedykowanych systemów informatycznych wspierających zarządzanie projektami. Aby PMO w średniej i dużej organizacji mogło działać efektywnie takie narzędzie jest absolutnie niezbędne. Tylko wtedy pracownicy PMO ograniczą manualne działania nie przynoszące wartości dodanej i skupią się na wspieraniu kierownictwa w podejmowaniu dobrych decyzji oraz na wspieraniu zespołów projektowych w sprawnej realizacji projektów.

3. Ustalaj priorytety wiążąc strategię firmy z projektami

Optymalnym rozwiązaniem jest czytelne powiązanie realizowanych projektów z celami strategicznymi firmy. W ten sposób firma będzie mogła skupić się na priorytetach i zapewnić, że będzie mogła osiągnąć swoje strategiczne cele. Jest to szczególnie istotne wówczas, gdy mamy ograniczone zasoby zarówno ludzkie jak i finansowe. Na poniższej ilustracji pokazano jak w czytelny sposób można powiązać cele strategiczne firmy z projektami.

4. Zdefiniowane role projektowe, które będą działały w praktyce

Nie wystarczy tylko w „Podręczniku zasad zarządzania projektami” opisać jakie role projektowe występują na projektach – to jest w sumie najprostsze. Należy dołożyć maksimum starań aby upewnić się, że to wszystko działa w praktyce. Kierownicy Projektów muszą wiedzieć co im wolno i w jakim zakresie mogą podejmować autonomiczne decyzje. Sponsorzy projektów nie mogą być tylko tytularni, muszą aktywnie wypełniać swoją rolę. Zarząd firmy powinien sprawnie podejmować potrzebne decyzje. Jeśli tego nie zrobimy to projekty nigdy nie będą realizowane w najbardziej optymalny sposób.

5. Ciągłe doskonalenie środowiska projektowego, kultury organizacyjnej

Kiedy piszę ten artykuł to w Australii turniej tenisowy Australian Open wchodzi w fazę finałową. Do finału zakwalifikował się Novak Djokovic, który jest aktualnym numerem jeden na świecie i udzielił właśnie wywiadu. W wywiadzie tym, opisał jak ciężko codziennie trenuje doskonaląc swoją technikę oraz pracując nad elementami mentalnymi. Jeśli jesteś bardzo dobry tzn. że możesz być jeszcze lepszy i do tej perfekcji warto dążyć.

Na koniec chciałbym podzielić się jeszcze jednym przykładem. Pracowałem kiedyś dla amerykańskiej firmy z branży FMCG, która miała „obsesję” na punkcie ciągłego doskonalenia. Jeśli firma osiągała np. cel na poziomie 97% wydajności folii stretch to ustalała kolejny na poziomie 97,2% itd. itd.. Firma ta zakładała, że absolutnej doskonałości nie osiągnie nigdy.
Wracając do naszych rozważań o projektach to tu również zawsze możemy być lepsi i życzę Państwu abyście coraz lepsi byli i aby to dążenie sprawiało wam dużo przyjemności. Naprawdę warto do tej doskonałości dążyć.

Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu