Czy praca zdalna i hybrydowa zredukują powierzchnię biura?

Przeczytaj także: Pandemia zmienia oblicze biura. Czego oczekują najemcy?

Powierzchnie biurowe będą się kurczyć?

Wydawać by się mogło, że możliwości, które daje praca zdalna, mogą przyczynić się do redukcji powierzchni biurowej zajmowanej przez firmy. Tymczasem okazuje się, że 56% pracodawców nie planuje takiego kroku, zamierzając pozostawić metraż wykorzystywanych biur na poziomie sprzed pandemii, a w niektórych przypadkach planowane jest nawet powiększanie biur.

Analizując wyniki badania, można wyodrębnić trzy grupy, składające się ze zróżnicowanych branż.

Pierwsza grupa, to firmy planujące utrzymanie lub zwiększenie obecnie zajmowanej powierzchni biurowej (67%-100%), do której zaliczamy następujące sektory – SSC/BPO, energetyka, FMGC, IT, nieruchomości, produkcja przemysłowa oraz transport, spedycja i logistyka. Firmy te w zdecydowanej większości nastawiają się na pracę hybrydową, na drugim miejscu przeważa jednak praca zdalna. Natomiast branża energetyczna całkowicie wyklucza pracę zdalną (56% stawia na model hybrydowy, a 44% decyduje się na pracę z biura).

W drugiej grupie znajdują się firmy, które zakładają redukcję obecnie zajmowanej przestrzeni biurowej, lub takie, które nie podjęły jeszcze długofalowej decyzji dotyczącej wykorzystania przestrzeni biurowej. Do tej grupy należą branże takie jak motoryzacja i lotnictwo, opieka zdrowotna, handel detaliczny i retail, marketing i inne.

Sektory te w większości wybierają pracę w modelu hybrydowym, z wyjątkiem branży marketingowej, która rezygnuje całkowicie z tego modelu głównie na rzecz pracy zdalnej (67%) i w mniejszym stopniu pracy biurowej (33%). Z kolei branża motoryzacyjna w większości decyduje się na pracę z biura (60%). Ostatnia grupa charakteryzuje się brakiem dominującej decyzji na temat wykorzystania powierzchni biurowej, a głosy dotyczące decyzji utrzymania, rozszerzenia lub redukcji przestrzeni do pracy są równomiernie podzielone (50%:50%). Firmy, które wpisują się w ten model to kancelarie prawnicze, firmy doradcze, oraz związane z bankowością. Branże, które nie są zdecydowane na konkretny scenariusz najczęściej decydują się na model hybrydowy. Drugie miejsce zajmuje praca zdalna, a najmniej faworyzowana jest praca z biura. Kancelarie prawne całkowicie decydują się na pracę w modelu hybrydowym - podkreśla Marek Ciunowicz, CEO w Corees Polska.

(R)Ewolucja biur postępuje

Biuro zdaniem badanych pracowników powinno pełnić role miejsca spotkań (40%), a także zaplecza administracyjnego (29%). Wobec wysokich wymagań pracowników – z jednej strony własne komfortowe biurko, z drugiej duże możliwości w zakresie pracy zdalnej – warto prowadzić wewnętrzne badania wśród pracowników umożliwiające wybór najlepszej organizacji biura z perspektywy danej firmy.

Zmieniające się oczekiwania pracowników stawiają nowe wyzwania przed pracodawcami. Specjaliści i menedżerowie deklarują, że aby wykonywać efektywnie pracę z biura oczekują:

1. zlokalizowania biura w bliższej okolicy (37%),
2. zapewnienia bezpieczeństwa pracy (35%) czy
3. zapewnienia większej przestrzeni pracy per biurko (35%)

Jednocześnie nie zapowiada się, aby praca zdalna miała wygenerować tak duże oszczędności jak zakładały firmy. 69% badanych pracowników deklaruje, że oczekuje wprowadzenia dodatkowych udogodnień w takim modelu pracy, np. zakupu wyposażenia biurowego (38%) czy stałej podwyżki pensji (35%).

Choć na ten moment tylko co trzeci pracodawca planuje wprowadzenie takich benefitów wcześniej czy później, aby pozyskać atrakcyjne talenty firmy będą musiały choć częściowo spełnić ich oczekiwania w zakresie czy to aranżacji biura, czy dodatkowych form wsparcia w zakresie pracy zdalnej. A to będzie generować koszty. Wobec tych wymagań, firmy powinny częściej rozważać zamiast ograniczenia przestrzeni biurowej - zmianę jej organizacji – komentuje Artur Skiba, Prezes Zarządu Antal.

Chcesz przyciągnąć pracowników do biura? Zapewnij im dojazd w ciągu 30 minut

Analizując wyniki badania przedstawione w raporcie, można zaobserwować ciekawą korelację w odpowiedziach udzielonych przez pracowników. Pracownicy dojeżdżający do pracy w czasie nieprzekraczającym pół godziny, deklarują wyższą chęć do powrotu do biura po pandemii. Zauważalny jest również odwrotny trend – osoby poświęcające na dojazd godzinę w obie strony rzadziej wybiorą pracę z biura w nowej rzeczywistości. Sytuacja ta wydaje się posiadać wyraźny potencjał do poprawy, ponieważ ponad 70% respondentów dojeżdża do pracy dłużej niż 30 min. w obie strony.

Wobec podanych danych, interesującym rozwiązaniem zachęcającym pracowników do powrotu do biura może być organizowanie pracy w modelu hub & spoke. Hub tworzymy zwykle w centralnej, prestiżowej lokalizacji biurowej, co jest istotne dla wizerunku firmy, współpracy oraz przyciągania i zatrzymywania talentów. Natomiast lokalizacja biur satelickich np. w mniejszych miastach pozwala z jednej strony zaoszczędzić czas pracowników na dojazdy jak również pozyskać ich na mniej wydrenowanych rynkach. Z drugiej zaś strony - wygenerować oszczędności związane z kosztami najmu – zauważa Grzegorz Kmieciński, Director, Tenant Representation w Corees Polska – Czy hub & spoke to przyszłościowa koncepcja dla firm? Zdecydowanie tak, choć należy pamiętać, że nie sprawdzi się ona w każdych warunkach, dlatego wdrożenie takiego modelu powinno zostać poprzedzone odpowiednio dobranym badaniem organizacji. – dodaje.

O badaniu:
Badanie wśród 315 pracodawców zostało przeprowadzone metodą CAWI w grudniu 2020 roku. Badanie wśród 956 pracowników (specjalistów i menedżerów) zostało przeprowadzone metodą CAWI w grudniu 2020 r.