Wideokonferencje. Czy pracownicy pogodzili się z nową codziennością?

Przeczytaj także: Jaki będzie rok 2021 w HR?

Wideokonferencje, czyli codzienność

Minął już rok odkąd pokaźna rzesza Polaków rozpoczęła swoją przygodę z pracą zdalną. Niektórzy z nas wrócili już wprawdzie do biur, ale są też tacy, którzy pozostali na home office lub pracują w modelu hybrydowym.

Ta sytuacja w dość naturalny sposób zaowocowała koniecznością skorzystania z nowoczesnych form komunikacji. Zebrania zastąpiły wideokonferencje i spotkania online. Jak wynika z badania, dziś udział w nich deklaruje ponad 2/3 respondentów. Ta forma kontaktu swoją szybko rosnącą popularność zdobyła niejako „z przymusu”, w wyniku społecznej izolacji i wprowadzania procedur bezpieczeństwa związanych z pandemią. Jednak mimo to tylko 12% badanych uczestniczących w telekonferencjach i spotkaniach wideo ma do nich otwarcie negatywny stosunek. Zdecydowanie najwięcej, bo 62% badanych odnosi się do nich pozytywnie.

Można przypuszczać, że część pozytywnych postaw wykazywanych w tej dziedzinie po roku pandemii wynika z praktyki. Pracownicy coraz sprawniej radzą sobie z organizacją wideokonferencji i spotkań wideo, nauczyli się wykorzystywać je w codziennym funkcjonowaniu. Praca zdalna była dla wielu pracowników szybką szkołą technicznej sprawności i organizacji w nowych okolicznościach. Mimo wszystko wyniki badań zaskakują optymizmem. Przedłużająca się pandemia i brak „realnego” kontaktu międzyludzkiego może być przecież dla dużej części pracowników sporą niedogodnością – komentuje Łukasz Marciniak, dyrektor ds. rozwoju sprzedaży w eRecruiter.

Efektywność do poprawki

Pozytywny stosunek do danej formy kontaktu to jedno, ocena jej skuteczności – to drugie. Jak wynika z badania, ponad połowa respondentów uczestniczących w wideokonferencjach uważa je za mniej efektywną formę pracy zespołowej niż spotkania na żywo.

Te wnioski są szczególnie interesujące w świetle innych ustaleń badaczy. Zgodnie z nimi aż 67% respondentów pracujących zdalnie uważa, że podczas pracy w domu są równie efektywni, co podczas pracy w biurze. Dane te mogą wskazywać, że choć respondenci zazwyczaj dobrze radzą sobie z organizacją obowiązków w modelu zdalnym, wirtualne spotkania stanowią jeden z jego najmniej efektywnych aspektów.

Agata Grzejda, ekspertka ds. komunikacji wewnętrznej w Grupie Pracuj zwraca uwagę, że na taką ocenę wideokonferencji może wpływać wiele czynników. Jedną z rzadziej podnoszonych, a bardzo istotnych kwestii jest brak jasnych zasad i reguł spotkań online, nadal obserwowany w wielu firmach.

Podobnie, jak w przypadku wielu innych aktywności zawodowych, jasno skodyfikowane lub choćby wstępnie zarysowane zasady potrafią bardzo pozytywnie wpływać na efektywność. Do takich zasad mogą należeć np. reguła rozmów przy włączonej kamerze, stosowanie się do ustalonych konkretnych ram czasowych, pilnowanie agendy spotkań. Szczególnie kwestia włączonych kamer potrafi budzić kontrowersje, ale praktyka wskazuje, że widzący się wzajemnie uczestnicy zazwyczaj bardziej angażują się w spotkania i są na nich bardziej efektywni – komentuje Agata Grzejda.

Nie da się jednak ukryć, że najbardziej jaskrawe i najczęściej przywoływane przez pracowników są problemy techniczne, wpływające na jakość spotkań. Tylko co piąty badany Pracuj.pl uczestniczący w spotkaniach wideo online nie odnotował w ich czasie żadnych trudności.

Słabe łącze i kot w kamerze

Z jakimi problemami badani spotykali się najczęściej podczas wideokonferencji? Najwięcej wskazań dotyczyło komplikacji związanych z łączem internetowym – doświadczyło ich 53% respondentów biorących udział w zawodowych spotkaniach online. Spośród czysto technicznych kwestii badani wskazywali także opóźnienia w transmisji obrazu i dźwięku (42%) czy problemy z działaniem kamery internetowej (20%). Wiele tego typu zakłóceń zmusza uczestników wideokonferencji np. do kilkukrotnego łączenia się i rozłączania z zespołem, powtarzania wcześniej wypowiedzianych kwestii czy rezygnacji z obciążającej łącze kamery. Podobne zakłócenia wybijają z rytmu i utrudniają skupienie się na pracy.

Część komplikacji wynika jednak z zachowań samych uczestników czy ich otoczenia – na przykład hałasu z mikrofonu osoby, która zapomniała go wyłączyć (41%), mówienia przy wyłączonym mikrofonie (29%) czy zakłóceń generowanych przez osoby trzecie (36%). Kot przechodzący naprzeciw kamery, domownicy zagadujący uczestników, nierówna regulacja głośności mikrofonów – to dość częste obrazki, znane wielu pracownikom na „home office”.
Jak zauważa Agata Grzejda, wszystkie te kwestie zakłócają płynność wielu firmowych wideokonferencji i mogą utrudniać efektywną pracę. Mimo roku doświadczeń pracy zdalnej część ze wskazanych problemów jest trudna do rozwiązania. Firmy starają się łagodzić trudności techniczne związane z komunikacją na odległość na różne sposoby.

Część pracodawców wprowadza programy dofinansowania pracownikom dodatkowego sprzętu do pracy z domu, co może rozwiązywać np. problemy z kamerą internetową czy mikrofonem. Trudniejsza do uporządkowania jest natomiast kwestia szybkości łącza internetowego w lokalizacji, w której pracodawca nie odpowiada za infrastrukturę. Pamiętajmy też, że część usterek wynika z przeciążenia samych narzędzi takich jak np. Zoom, Google Meet czy Microsoft Teams, na co ani pracodawca, ani pracownik nie ma wpływu. Wszystkie te wyzwania będą nam jeszcze długo towarzyszyć – podsumowuje Agata Grzejda.

O BADANIU
Raport „Rok nowej normalności. Pracownicy i kandydaci o rewolucji na rynku pracy” oparty został na wynikach badań przeprowadzonych przez dział badawczy Grupy Pracuj w dn. 10-18 lutego 2021. W pomiarze wzięło udział 1374 użytkowników portalu Pracuj.pl. Badanie zostało przeprowadzone metodą CAWI (profesjonalnego formularza internetowego). W celach porównawczych badacze odnoszą się w materiale także do wyników analogicznych pomiarów przeprowadzonych przez Grupę Pracuj w kwietniu 2020 (n=1894) oraz wrześniu 2020 (n=892).