Zarządzanie projektami: jak i po co zidentyfikować role projektowe?

Przeczytaj także: 10 zasad skutecznego zarządzania projektami

Jeśli chodzi o projekty to również możemy je potraktować jako mini przedsiębiorstwa. Tak jak organizacja ma do zrealizowania określone cele biznesowe tak samo cele do osiągnięcia są stawiane przed projektami. Najczęściej w projektach jednocześnie pracuje wielu członków zespołu projektowego i aby tę pracę odpowiednio uporządkować potrzebne jest czytelne zdefiniowanie ról projektowych.

Do każdej roli przypisane są określone zakresy obowiązków i jeśli każdy będzie je sumiennie wykonywał wówczas możemy liczyć na sukces projektu oraz zapewnić dobrze skoordynowaną pracę. Analogicznie tak jak firma ma strukturę organizacyjną, tak samo projekt ma strukturę projektową.

Jeśli chodzi o określenie ról projektowych to jest to zadanie dość proste. Możemy skorzystać z jednej ze znanych metodyk zarządzania projektami takich jak PMI, Proince2 czy IPMA i zobaczyć, jak są modelowo definiowane obowiązki interesariuszy projektu, kierownika projektu, sponsora, komitetu sterującego czy też członków zespołu projektowego. Tak przygotowany materiał warto potraktować jako punkt wyjścia, aby przysłowiowo nie „wyważać otwartych drzwi”.

Drugi krok jest już trochę trudniejszy i wymaga nieco wyobraźni oraz zaangażowania. Wszystkie przywołane powyżej metodyki namawiają do tego, aby ich modele „skroić” i indywidulanie dopasować do potrzeb konkretnej organizacji. Każda organizacja tworząc własną metodykę (często opisaną w tzw. podręczniku albo procedurze zarządzania projektami) powinna dość precyzyjnie określić jakie stawia obowiązki przed kierownikiem projektu, jakie decyzje może podejmować samodzielnie a jakie są poza jego zakresem kompetencji itp. To samo dotyczy sponsora projektu i innych zdefiniowanych w organizacji ról projektowych.

Opisany powyżej sposób definiowania ról projektowych i ich obowiązków oraz odpowiedzialności nie jest wcale tak trywialny jak mogłoby się wydawać. Wyobraźmy sobie dla przykładu firmę która projektuje i wdraża na rynek nowe produkty i każdy produkt traktowany jest jako odrębny projekt. Często pomysł na nowy produkt pojawia się w działach sprzedaży albo marketingu, potem przechodzi do działu R&D, potem na produkcję, po czym finalnie jest komercjalizowany. Pytanie czy kierownik projektu, który prowadził projekt w marketingu powinien też go koordynować na etapie projektowania R&D i produkcji czy nie? Ten proces można zorganizować różnie, nie ma w tym miejscu określonej, jedynej słusznej koncepcji, jednak to co jest ważne należy w organizacji jednoznacznie zdefiniować. Jeśli tego nie zrobimy, z pewnością pojawią się problemy komunikacyjne i koordynacyjne, które z kolei negatywnie wpłyną na ostateczny rezultat projektu.

Powszechną praktyką jest, że przed uruchomieniem projektu opracowywana jest tzw. karta projektu, w której określamy poszczególne role projektowe dla konkretnego projektu. Przykład takiej karty projektu pochodzącej z systemu FlexiProject znajduje się na ilustracji poniżej:

Podsumowując, dobrze zdefiniowane role projektowe w istotnym stopniu wpływają na przebieg oraz ostateczne sukcesy projektów. Warto zdefiniować poszczególne role, już na etapie planowania projektu, aby każda z osób uczestniczących w projekcie znała zakres swoich obowiązków, decyzyjności oraz wiedziała jaka jest ścieżka akceptacji czy też wewnętrznej komunikacji.

Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu