Nowości w Microsoft Teams Rooms, Fluid i Microsoft Viva

Przeczytaj także: Microsoft Teams - nowe funkcje na nowy rok szkolny

Aby pracować efektywnie w modelu hybrydowym lub asynchronicznym, ludzie potrzebują odpowiedniej przestrzeni, która umożliwi im budowanie kontekstów pracy zarówno przed spotkaniami oraz w ich trakcie, jak i po zakończeniu. Fluid to „składniki produktywności”, aplikacje do współpracy, które pomagają załatwić wiele spraw w sposób elastyczny, z wykorzystaniem m.in. czatów, wiadomości e-mail czy spotkań. Microsoft niedawno ogłosił Fluid components w ramach czatów, aby umożliwić użytkownikom tworzenie dynamicznych środowisk współpracy, które można edytować w czasie rzeczywistym i udostępniać w usłudze Teams i aplikacjach pakietu Office. Obecnie aplikacja zostaje rozszerzona do współpracy Fluid również do spotkań w ramach Microsoft Teams, OneNote, poczty Outlook i przestrzeni do współpracy Whiteboard, co ułatwi współpracę synchroniczną i asynchroniczną między aplikacjami Teams i Office. Wprowadzone zostają także nowe funkcje czatu, które jeszcze bardziej wspierają współpracę asynchroniczną i swobodną pracę między spotkaniami. Użytkownicy mogą np. przypiąć wiadomość, dając członkom czatu szybki dostęp do ważnych treści w dowolnym momencie oraz reagować i odpowiadać na konkretną wiadomość czatu, zachowując kontekst w trwającej rozmowie.

Aby pomóc w sprawniejszym zarządzaniu cyfrowym przeciążeniem, nowe elementy Fluid w ramach Microsoft Teams ułatwiają współtworzenie agendy, robienie notatek i przypisywanie zadań do odpowiednich osób bezpośrednio na spotkaniu w aplikacji, ale także uzyskiwać dostęp do ważnych treści zawsze wtedy, kiedy zajdzie taka potrzeba. Porządek obrad, notatki i zadania ze spotkań będą automatycznie “umieszczane” w nowej karcie (sekcji) Notatki ze spotkania w programie OneNote. W trakcie spotkania można będzie także pójść o krok dalej i wspólnie zastanowić się lub przeprowadzić burzę mózgów, tworząc i edytując komponenty Fluid na żywo w aplikacji Whiteboard. Funkcje Fluid mogą być również wykorzystywane w programie Outlook – w poczcie e-mail lub kalendarzu – ułatwiając zarządzanie czasem, agendą, notatkami i zadaniami w różnych aplikacjach.

Ulepszanie wrażeń z hybrydowych spotkań zaczyna się od projektowania z myślą o nieobecnych na sali, aby każdy miał poczucie, że jest dla niego miejsce przy stole, niezależnie od tego, czy dołącza z biura, z domu czy z podróży. Nowe funkcje spotkań Teams i Teams Rooms zostały stworzone z myślą o zapewnieniu angażujących doświadczeń każdemu uczestnikowi.

W bieżącym roku w Teams Rooms zostanie wprowadzony Front Row (Pierwszy Rząd), czyli wciągający układ pomieszczenia, który sprawi, że interakcje staną się bardziej naturalne, a uczestnicy w pomieszczeniu odczują mocniejszą więź z tymi, którzy dołączają zdalnie. Galeria wideo została przeniesiona na dół ekranu, dzięki czemu zdalni uczestnicy są zwróceni twarzą w twarz z osobami znajdującymi się w pokoju. Aby ułatwić wszystkim aktywny udział, widok spotkania jest otoczony kontekstowymi informacjami, takimi jak agenda, zadania i notatki. Czat konferencyjny będzie zaś wyraźniej widoczny dla osób znajdujących się w pomieszczeniu, dzięki czemu zobaczą udostępnione komentarze i będą mogli na nie reagować.

Aby ułatwić uczestnikom zdalnym zaznaczenie swojej obecności w pomieszczeniu i zmaksymalizować integrację, pokoje Teams Rooms zwiększą obszar ekranu dzięki nowym układom wideo, które rozpraszają galerię na wiele ekranów, gdy nie jest prezentowany żaden materiał. Większa przestrzeń oznacza, że zdalni uczestnicy są widoczni w większym rozmiarze i bardziej realistycznie. Tego lata zostanie wprowadzone do Teams Rooms więcej funkcji, aby pomóc zwrócić uwagę na zdalnych uczestników biorących udział w spotkaniu. Funkcje te obejmują reakcje na żywo, oświetlenie punktowe oraz możliwość przypinania wielu strumieni wideo (dostępne jesienią tego roku) i dymków czatu podczas korzystania z klasycznego układu siatki wideo.

Zdalni uczestnicy powinni również mieć możliwość zobaczenia, kto znajduje się w sali konferencyjnej i co się w niej dzieje. Jabra, Logitech, Poly i nasz najnowszy partner w zakresie urządzeń dla zespołów, firma Neat, wykorzystują zaawansowane technologie kamer oparte na sztucznej inteligencji, aby ulepszyć widoki wideo zoptymalizowane pod kątem spotkań hybrydowych, dzięki czemu każda osoba w pomieszczeniu będzie lepiej widoczna.

Osoby zabierające głos podczas spotkań powinny być wyraźnie identyfikowane. Inteligentne głośniki Teams, obecnie ogólnie dostępne w EPOS i Yealink, są przeznaczone do Teams Rooms i wykorzystują technologię rozpoznawania głosu Microsoft w Teams, aby identyfikować osoby, które mówią i przypisać ich imię do transkrypcji spotkania. Dzięki transkrypcji spotkania z przypisaniem mówcy, uczestnicy mogą skupić się na udziale w rozmowie zamiast na robieniu notatek, a osoby, które nie dotarły na spotkanie, mogą zapoznać się z zapisem rozmowy po spotkaniu.

Surface Hub został stworzony z myślą o zespołach, które mogą się spotykać i współtworzyć, niezależnie od miejsca pracy, a następna generacja Teams na Surface Hub przenosi więcej ulubionych funkcji spotkań i elementów sterujących z komputera stacjonarnego do sali konferencyjnej – w tym zmodernizowaną scenę spotkania czy sceny trybu Together Mode i PowerPoint Live. Jesienią tego roku nowa tablica Microsoft Whiteboard będzie również dostępna na urządzeniu Surface Hub, dzięki czemu wszyscy będą mogli rysować i pisać na tym samym cyfrowym płótnie.

Aby umożliwić zdalnym uczestnikom inicjowanie i ułatwianie sesji z wykorzystaniem tablicy, stworzone zostało zupełnie nowe, hybrydowe rozwiązanie Whiteboard. Nowe funkcje, dostępne latem tego roku, umożliwią każdemu przeniesienie istniejących treści na tablicę w celu ich współtworzenia, a nowe szablony pomogą grupom szybciej rozpocząć pracę nad pomysłami, zwiększą możliwości podążania za uczestnikami i nie tylko.

Efektywne spotkania hybrydowe wymagają, aby każdy uczestnik mógł przedstawić prezentację w sposób, który jest wciągający i integrujący. Nowe funkcje programu PowerPoint Live pomagają stworzyć wspólną przestrzeń do współpracy i udziału wszystkich uczestników spotkania. Przykładowo, tłumaczenie slajdów umożliwia uczestnikom spotkania obejrzenie prezentacji w wybranym przez nich języku. A dzięki nowej funkcji atramentu można dodawać adnotacje do prezentacji PowerPoint lub używać wskaźnika laserowego w celu zwrócenia uwagi na kluczowe punkty.

Funkcje będzie można znaleźć również w aplikacji mobilnej Teams. Na urządzeniach przenośnych można obecnie korzystać z PowerPoint Live i Dynamic. Niestandardowe tło jest już dostępne w systemie iOS, a wkrótce pojawi się także w wersji na Android.

Aplikacja Viva Insights w Teams zostanie wzbogacona o zestaw wybranych medytacji i ćwiczeń mindfulness z Headspace, które pomogą rozpocząć dzień ze spokojem, zrelaksować się przed ważną prezentacją lub odłączyć się od pracy wieczorem.

Jeszcze w tym roku wprowadzony zostanie w aplikacji Viva Insights nowy tryb pracy w skupieniu, który bazować będzie na funkcji codziennego planowania czasu przeznaczonego na koncentrację i nieprzerwaną pracę z wyciszonymi powiadomieniami z Teams. Będzie on zawierał muzykę Focus z Headspace i timery, które pomogą w realizacji ważnych zadań w regularnych odstępach czasu z zaplanowanymi przerwami.

Aby pomóc pracownikom w znalezieniu równowagi i zadbaniu o czas osobisty, jeszcze w tym roku Viva Insights zaoferuje możliwość skonfigurowania czasu ciszy dla powiadomień z poczty Outlook i Teams poza godzinami pracy, a także zapewni spersonalizowany wgląd w to, czy są one skuteczne. Ustawienia czasu bez powiadomień będą również dostępne w aplikacjach mobilnych oraz dla administratorów IT w Microsoft Endpoint Management, w celu tworzenia ogólnoorganizacyjnych polityk wyciszania powiadomień po godzinach pracy.