Prywatna poczta elektroniczna pracowników pełna służbowych spraw

Przeczytaj także: Bezpieczeństwo IT niedostateczne

Polacy z roku na rok tworzą coraz więcej e-maili. Tylko w 2020 r. użytkownicy wirtualnych skrzynek wysłali i odebrali łącznie 6 mld wiadomości, a pojedynczy użytkownik skrzynki wysyła i odbiera rocznie 2524 wiadomości (dane home.pl). Niektóre z nich trafiają na prywatną pocztę elektroniczną pracowników.

Jak wynika z badania Grupy Progres, niemal jedna trzecia naszych rodaków (30 proc.) przyznaje się do takich działań. Co więcej, zdarza się, że poza wiadomościami na prywatną pocztę elektroniczną pracowników trafiały też pliki z danymi firmowymi. Większość – 70 proc. – nigdy tego nie robiła.

Wysłane niejeden raz

71 proc. osób – z grupy korzystającej z prywatnej poczty elektronicznej do realizowania obowiązków zawodowych – przyznaje, że robiło to sporadycznie tzn. maksymalnie kilka razy, 17 proc. takie działanie wykonywało bardzo często, a 12 proc. twierdzi, że zdarzyło im się to tylko raz.

Pracodawcy mają wiele do zrobienia, jeśli chodzi o kwestię cyberhigieny pracy zespołu, która obejmuje także działania związane z wykorzystaniem prywatnej poczty elektronicznej w obszarach zawodowych. Z moich obserwacji wynika, że przedsiębiorcy często nie są do końca świadomi tego, co dzieje się w sieci i na jakie skrzynki trafiają firmowe dokumenty. Nie edukują także swoich pracowników, w jaki sposób powinni postępować i nie wyjaśniają, dlaczego nie należy wykorzystywać prywatnej poczty w celach zawodowych – mówi Magda Dąbrowska, wiceprezes Grupy Progres. Co jest bardzo dużym błędem, ponieważ brak tej wiedzy oraz działań edukacyjnych jest zagrożeniem dla bezpieczeństwa całej firmy i związanych z nią osób. Na wspomniane bezpieczeństwo powinno kłaść się duży nacisk. Ponieważ dokumenty zawierające ważne informacje np. dotyczące kontrahentów lub dane osobowe pracowników – będące ogromną wartością dla wielu organizacji – mogą trafić w niepowołane ręce osób, które nie do końca mają uczciwe intencje – podkreśla.

Niedopuszczalne, ale …

Polacy aktywni zawodowo pytani – czy ich zdaniem, korzystanie z prywatnego maila do załatwiania służbowych spraw i przesyłanie na niego plików firmowych jest działaniem dopuszczalnym – najczęściej odpowiadają, że takie postępowanie uważają za niedopuszczalne (58 proc.). Spora grupa, licząca aż 42 proc. przyznaje, że jest to działanie, które można usprawiedliwić wyjątkową sytuacją i faktycznie uzasadnionym powodem.

Nasi rodacy najczęściej korzystają z prywatnej poczty elektronicznej do wykonywania służbowych obowiązków oraz przesyłają na niego firmowe pliki, gdy muszą pracować w domu po godzinach i pilnie skończyć dane zadanie. Taki powód podaje 50 proc. badanych. W 36 proc. przypadków przyczyną jest awaria poczty służbowej. 14 proc. odpowiada, że postępowali tak, gdy nie mieli dostępu do firmowej poczty, a musieli pilnie coś wysłać.

Komunikacja, która wprost określa, jak powinniśmy wypełniać obowiązki służbowe i z jakich – bezpiecznych i gwarantowanych przez pracodawcę – narzędzi należy korzystać, aby przestrzegać zawodowej cyberhigieny, musi być prowadzona skutecznie. Niestety, często nie odbywa się ona w sposób, który faktycznie uświadamia pracownikom, czego nie powinni robić, również dla ich cyfrowego bezpieczeństwa. Czasem, zespół w gąszczu otrzymywanych informacji nie jest w stanie wyłapać tych najważniejszych – zaznacza Magda Dąbrowska.

Dlatego działania prowadzone przez przełożonych oraz wewnętrze procedury – obowiązujące w firmie – powinny być przekazywane kadrze regularnie i w jasny sposób określać, a także uczyć zasad cyberbezpieczeństwa oraz tego, co ma zrobić pracownik, gdy np. dojdzie do awarii jego służbowej skrzynki. Obowiązkiem pracodawców jest też zapewnienie zespołowi warunków, które pozwolą osobom zatrudnionym w organizacji na komfortową pracę i wykorzystywanie wszelkich bezpiecznych narzędzi w takim zakresie, by pracownik nie musiał martwić się m.in. o brak dostępu do poczty firmowej w nagłych sytuacjach, gdy pilnie musi wykonać powierzone mu zadanie – podsumowuje.

Badanie CATI przeprowadzono 15 do 30 czerwca 2021 r. na reprezentatywnej grupie 1297 osób.