Opodatkowanie prezentów dla pracowników: poradnik dla przedsiębiorców

Karta prezentowa Katalogu Marzeń, wręczona pracownikowi przy szczególnej okazji, pozwala na zrealizowanie wyjątkowego marzenia. Można ją z łatwością dostosować do dowolnej grupy docelowej, nawet bardzo zróżnicowanej. Poza tym jej wartość obdarowany spostrzega jako wyższą niż w rzeczywistości. Jest ona zatem ciekawszym rozwiązaniem niż podarunek rzeczowy czy pieniężny.

Jeżeli firma decyduje się na wręczenie pracownikom voucherów, musi wziąć pod uwagę kwestie rozliczenia takiego rodzaju upominków. W jakich sytuacjach prezent dla pracowników podlega opodatkowaniu? Czy rodzaj prezentu lub umowy ma znaczenie? Jakie błędy przy rozliczaniu pracodawcy popełniają najczęściej? Dlaczego warto wręczać pracownikom prezenty? Sprawdź w artykule.

Kiedy prezent dla pracownika podlega opodatkowaniu?

Żeby wydatek na voucher prezentowy można było uznać za koszt uzyskania przychodu przez przedsiębiorcę, powinien on spełniać kilka warunków.

Po pierwsze, wydatek ponosi sam przedsiębiorca. Po drugie, liczy się definitywny charakter wydatku, czyli przedsiębiorca nie dostanie w przyszłości zwrotu poniesionego wydatku. Po trzecie, cel poniesienia wydatku stanowiło osiągnięcie przychodu albo zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodu. Po czwarte należy prawidłowo udokumentować wydatek. Po piąte, ten wydatek nie znajduje się w katalogu wyłączeń jakiejkolwiek ustawy dotyczącej podatku dochodowego (PIT lub CIT).

Wśród najpopularniejszych powodów przekazania pracownikom prezentów uznawanych za koszty uzyskania przychodu znajdują się: walory motywacyjne, wzmacnianie więzi między pracodawcą a pracownikiem, zachęta do efektywnej pracy, przełożenie satysfakcji pracowniczej na wyniki ekonomiczne firmy, wpływ pozytywnych emocji obdarowanego na wyniki w pracy.

Rodzaje prezentów dla pracowników a podatki

To, jak powinny zostać opodatkowane vouchery prezentowe dla pracowników, zależy od charakteru upominków oraz celu ich wręczenia.

Jeżeli voucher na przeżycia stanowi element wynagrodzenia pracownika – a więc jest na przykład formą premii czy nagrody motywacyjnej – może stanowić koszty uzyskania przychodu. Tak samo wygląda kwestia voucherów będących prezentami za całokształt pracy. Nagradzanie w celu podniesienia motywacji pracowniczej przekłada się pozytywnie na wyniki finansowe firmy. Gdy voucher zakupiono ze środków obrotowych przedsiębiorcy, można go ująć w kosztach.

Jeśli voucher trafił do pracownika w ramach prezentu świątecznego, urodzinowego czy jubileuszowego, stanowi okolicznościowy upominek z okazji zdarzenia o charakterze obiektywnym, a nie z okazji osiągnięć zawodowych. U pracodawców często pojawiają się obawy, czy takiego wydatku nie należy uznać za darowiznę. Przepisy ustaw o podatkach dochodowych (PIT oraz CIT) głoszą, że darowizna nie może stanowić kosztów uzyskania przychodu. Żeby podarunek nie został uznany za darowiznę, przedsiębiorca powinien wykazać jego bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Najczęstsze błędy przy rozliczaniu prezentów w postaci voucherów

Pracodawca czasami ma pewne wątpliwości, w jaki sposób rozliczać prezenty w formie voucherów na przeżycia. To może skutkować następującymi błędami:

Niewłaściwa kwalifikacja rodzaju vouchera
Vouchery na przeżycia traktuje się jak bony, które dzielą się na dwa rodzaje: bony jednego przeznaczenia (SPV) i bony różnego przeznaczenia (MPV). Bon jednego przeznaczenia umożliwia realizację konkretnej atrakcji, na przykład wizyty w SPA lub kolacji w restauracji. Natomiast bon różnego przeznaczenia stanowi karta przedpłacona, czyli voucher pozwalający na wybór dowolnej atrakcji z bogatej oferty Katalogu Marzeń.

Problem opodatkowania nagród w konkursie
Pracodawca będący organizatorem konkursu musi poświęcić trochę uwagi na kwestię wykazywania nagród konkursowych, żeby nie popełnić błędu. W tym celu warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań: W jakich sytuacjach wygrana konkursowa w postaci vouchera na przeżycia jest zwolniona z podatku dochodowego? Czy wydatki na nagrody w konkursach można uznać za środki uzyskania przychodu? Jak potraktować nagrody w sprzedaży premiowej?

Złe zdefiniowanie kosztów reprezentacyjnych firmy
Na ten punkt trzeba zwrócić uwagę, planując wydatki reprezentacyjne dla osób trzecich, a więc przygotowując prezenty w postaci voucherów dla klientów i kontrahentów. Ustawa o PIT lub CIT nie zawiera definicji kosztów reprezentacyjnych, ale można wskazać na charakterystyczne cechy: mają na celu budowę pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa, a także ich okazałość mierzy się w wartości przekazanych dóbr czy usług.

Nieodpowiednie rozliczenie prezentów dla samozatrudnionych
W niektórych branżach, na przykład w sektorze IT lub agencjach marketingowych, podstawę współpracy stanowi umowa B2B. Okazuje się, że oferowanie benefitów – czyli także voucherów – poza umówionym wynagrodzeniem, na jakie jest wystawiana faktura przez osobę samozatrudnioną, można uznać za koszty uzyskania przychodu dla pracodawcy, który dokonał zakupu. Warto jednak zapoznać się dokładnie z odpowiednimi pismami, żeby poznać wszystkie warunki.

Rodzaj umowy a opodatkowanie prezentów

Rodzaj umowy, w ramach której dana osoba podejmuje współpracę z przedsiębiorstwem, ma duży wpływ na kwestię opodatkowania prezentów w formie voucherów na przeżycia.

W przypadku umowy o pracę przekazany upominek można uznać za niezwiązany i niewynikający z wiążącego strony stosunku pracy. Voucher wręczony na przykład z okazji jubileuszu czy przejścia na emeryturę nie stanowi dochodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pracownik nie nabywa w ten sposób wymiernych korzyści. Nie dochodzi do zwiększenia jego aktywów czy zaoszczędzenia wydatków, zatem nie powstaje przychód ze stosunku pracy.

Jak natomiast ująć koszty wydatków na premie lub nagrody, jeśli obdarowane osoby podejmują współpracę na podstawie umowy zlecenia albo umowy o dzieło? Zakupione przez przedsiębiorcę dla zleceniobiorców vouchery na przeżycia o konkretnej wartości można uznać za koszty uzyskania przychodu, jeżeli zleceniobiorcy otrzymują je w tym samym celu co pracownicy.

A co w przypadku benefitów, jakie dostaje osoba samozatrudniona, czyli działająca na podstawie umowy B2B? Można je wliczyć w koszty podatkowe. Przekazanie voucherów stanowi formę pozapłacowego wynagrodzenia, na którą zgadzają się obie strony podpisujące umowę współpracy.

Dlaczego warto dawać pracownikom prezenty?

Każdy przedsiębiorca powinien zwrócić uwagę na szereg korzyści dla firmy, jakie wynikają z wręczania podwładnym prezentów. Przede wszystkim taki gest skutecznie wpływa na motywację pracowników i zwiększa ich zaangażowanie w wykonywane obowiązki. A to oznacza poprawę wydajności i efektywności w pracy.

Dając upominek, pracodawca udowadnia, że bardzo docenia swoich pracowników i się o nich autentycznie troszczy. To znacznie pomaga w budowaniu pozytywnych relacji z pracownikami, a tym samym korzystnie wpływa na klimat w miejscu pracy.

Ciekawe prezenty szybko podnoszą nastrój i poprawiają morale pracowników. Ma to szczególne znaczenie zwłaszcza w sytuacjach okolicznościowych typu święta Bożego Narodzenia, rocznica lub urodziny.

Przedsiębiorstwo, które dba o wręczanie upominków, w oczach pracowników staje się sympatycznym i wartościowym miejscem. Chętnie dzielą się oni swoim zadowoleniem w social mediach. To przekłada się na pozytywny wizerunek firmy w całym otoczeniu społecznym.

Poza tym dawanie prezentów zwiększa lojalność pracowników. Pracodawca zachęca w ten sposób obdarowanych do dalszej współpracy. Osoba szczerze przywiązana do firmy przyniesie wiele wymiernych korzyści w dłuższej perspektywie czasu.

Jak widać, prezenty w firmie stanowią ważny element tworzenia wartościowej relacji pracodawcy z pracownikiem, więc opłaca się w nie zainwestować, a następnie odpowiednio je rozliczyć. Przy wyborze upominków warto zwrócić szczególną uwagę na vouchery na przeżycia. Szeroka oferta atrakcji do wyboru gwarantuje pełną satysfakcję obdarowanego.