Jak uniknąć problemów finansowych z partnerami biznesowymi?

Sprawdzenie firmy przed rozpoczęciem współpracy: lepiej zapobiegać niż leczyć

W biznesie, jak w medycynie, sprawdza się stare powiedzenie: „lepiej zapobiegać niż leczyć”. Chodzi oczywiście o ostrożność w nawiązywaniu współpracy z kontrahentami oraz o podjęcie kroków zapobiegających problemom z płatnościami.

Chociaż trudno uzyskać 100% pewność, że faktura zostanie uregulowana w terminie, możesz zrobić wiele, aby ograniczyć ryzyko do minimum. Czy wiesz, jak wiele narzędzi pozwalających na weryfikację kontrahenta jest dostępnych na wyciągnięcie ręki? Wcale nie musisz poświęcać dużo czasu na to, aby upewnić się, że możesz zaufać przyszłemu partnerowi biznesowemu. Warto więc skorzystać z tej możliwości.

Jak sprawdzić firmę? Zacznij od podstawowych baz danych

Zastanawiasz się, jak sprawdzić firmę? Pierwsze kroki skieruj do państwowych, dostępnych publicznie systemów ewidencji. Można z nich skorzystać online.

• Jeśli potencjalny kontrahent działa w formie jednoosobowej działalności albo spółki cywilnej, sięgnij do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – wyszukasz go po imieniu i nazwisku, NIP-ie lub REGON-ie.
• Jeżeli masz do czynienia ze spółką prawa handlowego, skorzystaj z danych w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) – potencjalnego partnera znajdziesz po numerach NIP, REGON, KRS, a także po nazwie, a nawet miejscowości.

W tych systemach uzyskasz informacje m.in. o tym:

• czy dany podmiot istnieje;
• czy firma nie jest w stanie upadłości albo postępowania restrukturyzacyjnego;
• kto reprezentuje kontrahenta i ma moc skutecznego podpisania umowy (spółki prawa handlowego).

Weryfikacja kontrahenta – biała lista VAT

Kolejny darmowy rejestr, do którego możesz sięgnąć, to tzw. biała lista VAT. Pozwala ona zweryfikować status podatkowy kontrahenta. Dowiesz się z niej:

• czy firma jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT;
• jaki rachunek bankowy został zarejestrowany w systemie KAS.

Pamiętaj! Jeżeli wpłacisz na konto kontrahenta niezarejestrowane w KAS więcej niż 15 000 zł, możesz mieć problemy! Gdy partner nie zgłosi tej transakcji i nie odprowadzi od niej podatku, poniesiesz za to solidarną odpowiedzialność.

Jak sprawdzić, czy firma ma długi?

Legalność działalności potencjalnego kontrahenta to jedna sprawa. Druga to weryfikacja, czy przyszły partner nie ma długów. Jeżeli już teraz mierzy się z zaległościami, powinien być to dla Ciebie sygnał ostrzegawczy.

Jak zweryfikować tę kwestię? Poza Rejestrem Dłużników Niewypłacalnych, w którym znajdują się informacje o osobach po ogłoszeniu upadłości, warto sięgnąć po dane zawarte w Biurach Informacji Gospodarczych. Te instytucje, zgodnie z nazwą, zbierają informacje gospodarcze o wiarygodności finansowej osób prywatnych i firm.

Jako przedsiębiorca masz możliwość zamówienia raportu o potencjalnym kontrahencie. To Ty decydujesz, jakiego zakresu informacji potrzebujesz. Przykładowo, podstawowy raport o firmie z rejestru dłużników BIG InfoMonitor pozwala uzyskać najważniejsze dane – tzn. o należnościach wpisanych do bazy oraz informacje z rejestru REGON. Natomiast raport rozszerzony uwzględnia znacznie więcej istotnych szczegółów. Dotyczą one m.in.:

• liczby zapytań do BIG o dany podmiot;
• danych z Biura Informacji Kredytowej i z Bankowego Rejestru prowadzonego przez Związek Banków Polskich o przeterminowanych, niespłaconych zobowiązaniach kredytowych o wartości min. 500 zł;
• danych z wywiadowni gospodarczej, z których można się dowiedzieć o kondycji firmy czy ewentualnie nałożonych na nią sankcjach lub innych ograniczeniach;
• wskaźnika ryzyka MŚP, który jest wyliany dla przedsiębiorców i pozwala szybko i konkretnie ocenić wiarygodność danego podmiotu.

Sprawdzenie firmy opisanymi powyżej metodami jest proste i szybkie. To zatem jeden z kluczowych sposobów na uniknięcie problemów finansowych przy współpracy z nierzetelnym kontrahentem. Warto z niego skorzystać.

Tylko w pierwszym kwartale 2024 roku z BIG InfoMonitor zostało pobranych ponad 1 mln raportów sprawdzających wiarygodność płatniczą przedsiębiorstw. Prawie co 10 sprawdzana firma okazała się być dłużnikiem.

Opracowano na zlecenie Biura Informacji Gospodarczej InfoMonitor S.A.