Jak założyć własną firmę? Otwieranie jednoosobowej działalności gospodarczej krok po kroku

Samo otwieranie własnego biznesu nie może być więc wyjątkowo skomplikowane. I rzeczywiście – nie jest. Zwłaszcza w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej.

Dowiedz się, jak przebiega rejestracja działalności gospodarczej w Polsce i o jakie formalności musisz zadbać, by maksymalnie komfortowo wystartować z własnym biznesem.

Czy możesz zarejestrować firmę w Polsce?

W naszym kraju działalność gospodarczą mogą zarejestrować:

• osoby pełnoletnie (osoby niepełnoletnie nie mają pełnej zdolności do podejmowania wielu decyzji i muszą korzystać ze wsparcia swoich przedstawicieli – najczęściej rodziców),
• obywatele Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego,
• obywatele krajów spoza tych obszarów, jeżeli mają tytuł pobytowy, który ich do tego uprawnia.

Zastanów się, czy musisz zakładać działalność

Polskie prawo umożliwia wykonywanie drobnej działalności zarobkowej bez konieczności rejestracji firmy. Mowa tu o rozwiązaniu, jakim jest ciesząca się coraz większą popularnością działalność nierejestrowana.

By działać w jej ramach, musisz jednak spełniać pewne wymogi. Możesz korzystać z działalności nierejestrowanej, jeżeli:

• Twoje przychody nie przekraczają 75% minimalnego wynagrodzenia brutto, czyli dokładnie 3225 zł w drugiej połowie 2024 roku,
• nie prowadziłeś działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy, czyli 5 lat.

Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą krok po kroku?

Jednoosobowa działalność gospodarcza to najpopularniejsza i najprostsza forma prowadzenia firmy w Polsce. Z wielu względów jest to najchętniej wybierana opcja przez soloprzedsiębiorców.

Oto, jak założyć firmę krok po kroku:

1. Wymyśl nazwę firmy.
2. Wybierz kod PKD.
3. Wybierz formę opodatkowania dla swojej działalności.
4. Określ, czy będziesz płacić VAT.
5. Ustal, jak prowadzić księgowość.
6. Załóż konto firmowe.
7. Uzyskaj niezbędne pozwolenia, jeżeli Twoja działalność ich wymaga.
8. Zarejestruj działalność w CEIDG.
9. Pamiętaj o skorzystaniu z ulg na składki ZUS.

Poniżej znajdziesz szersze omówienie każdego z tych punktów.

1. Wymyśl nazwę swojej firmy
Nazwa jednoosobowej działalności gospodarczej musi zawierać Twoje imię i nazwisko. I teoretycznie możesz na tym poprzestać.

Możesz jednak dodać dodatkowe określenia, które wskażą na jej charakter i wyróżnią Cię na rynku.

Oto przykładowe nazwy jednoosobowych działalności gospodarczych:

• Jan Kowalski Konsulting IT,
• Anna Nowak Studio Graficzne,
• Jan Kowalski Firmex,
• czy po prostu Anna Nowak.

2. Wybierz kod PKD
PKD to skrót od Polskiej Klasyfikacji Działalności. Jest to zbiór kodów, które opisują rodzaje działalności gospodarczych, które można prowadzić w naszym kraju.

Podczas wypełniania wniosku Twoim zadaniem będzie wybór jednego głównego kodu PKD i dowolnej liczby dodatkowych. W trakcie prowadzenia firmy możesz je dodawać i zmieniać.

To bardzo ważna decyzja – od niej zależy np. stawka Twojego podatku, jeżeli zdecydujesz się rozliczać ryczałtem. Pełną listę kodów PKD znajdziesz na stronie biznes.gov.pl.

3. Wybierz formę opodatkowania
Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą, musisz płacić podatek od swoich dochodów.

Do wyboru masz trzy formy opodatkowania:

1. Zasady ogólne (skala podatkowa)
W tym wypadku podatek dochodowy wynosi:

• 12% do dochodów do 120 tysięcy zł,
• 32% od nadwyżki po przekroczeniu 120 tysięcy.

Dużą zaletą wyboru tej formy opodatkowania jest fakt, że możesz korzystać z kwoty wolnej od podatku, która aktualnie wynosi 30 tysięcy złotych. Możesz także rozliczać się wspólnie z małżonkiem czy korzystać z wielu ulg (np. na dziecko).

2. Podatek liniowy
W tym wypadku stawka podatku wynosi 19% i jest niezależna od dochodów. Jest to więc często wybierana opcja przez osoby, które zarabiają więcej niż 120 tysięcy złotych w skali roku.

Jednocześnie jednak nie możesz korzystać z kwoty wolnej od podatku i ulg, które są dostępne w przypadku zasad ogólnych.

3. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
Ryczałt to kusząca opcja dla wielu przedsiębiorców – przede wszystkim ze względu na niskie stawki podatku. Jak możesz się jednak domyślić, obowiązuje tu zasada coś za coś.

Wybierając ryczałt jako formę opodatkowania, nie odliczysz kosztów od podatku. Zapłacisz go od przychodu.

W praktyce oznacza to, że jeżeli wystawisz faktury na 20 tysięcy, zapłacisz podatek od 20 tysięcy. Nie będzie miało znaczenia, że zrobiłeś zakupy firmowe na 15 tysięcy.

Aktualne stawki ryczałtu wynoszą:

• 17%, 15%, 12,5%, 12%, 10%, 8,5%, 5,5%, 3% lub 2%.

Sama stawka zależy od rodzaju wykonywanej działalności, czyli w praktyce – kodu PKD. Miej również na uwadze, że w przypadku ryczałtu nie obowiązuje kwota wolna od podatku czy ulgi dostępne w przypadku zasad ogólnych.

4. Karta podatkowa
Jest to forma podatkowa, z której mogą korzystać wyłącznie podatnicy, którzy otworzyli swoją firmę przed 2022 rokiem.

Aktualnie jest ona już niedostępna dla nowych przedsiębiorstw, dlatego nie ma sensu poświęcać jej więcej uwagi.

Wybór formy opodatkowania nie jest ostateczny. Możesz zmienić swoją decyzję raz w roku, by wraz ze zmianą swoich dochodów rozliczać się na maksymalnie korzystnych warunkach.

4. Zdecyduj, czy będziesz płacić VAT
Jeżeli planujesz założenie firmy, musisz sobie zdawać sprawę z dwóch kwestii:

• płacenie podatku VAT nie jest obowiązkowe i wielu przypadkach możesz skorzystać ze zwolnienia z jego opłacania,
• nawet, jeżeli spełniasz warunki zwolnienia, płacenie VAT-u może się okazać dla Ciebie korzystnym rozwiązaniem.

Możesz korzystać ze zwolnienia, jeżeli osiągasz przychody niższe niż 200 tysięcy złotych i nie sprzedajesz:

• preparatów kosmetycznych i toaletowych,
• komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych,
• urządzeń elektrycznych i nieelektrycznego sprzętu gospodarstwa domowego,
• maszyn i urządzeń, gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 28),
• wyrobów z metali szlachetnych,
• towarów objętych akcyzą (np. alkohol, papierosy)
• i nie świadczysz usług z zakresu prawa, doradztwa, windykacji bądź jubilerstwa.

Korzystanie ze zwolnienia oznacza w praktyce, że możesz oferować niższe ceny swoim klientom.

A kiedy bycie płatnikiem VAT może okazać się opłacalne? W uproszczeniu – jeżeli generujesz wysokie koszty. Wtedy po prostu wydatki firmowe staną się dla Ciebie tańsze.

5. Ustal sposób prowadzenia księgowości
Jeżeli planujesz prowadzić jednoosobową firmę wybór jest oczywisty i prosty – będziesz prowadzić księgowość uproszczoną w formie księgi przychodów i rozchodów.

Możesz korzystać z tej metody, jeżeli rozliczasz się na zasadach ogólnych i podatkiem liniowym, a Twoje przychody nie przekraczają 2 milionów euro.

Inna opcja to księgowość pełna, czyli księgi rachunkowe. To najbardziej złożone rozwiązanie, z którego korzystają spółki i osoby fizyczne prowadzące JDG, których przychody przekraczają wspomniane 2 miliony euro.

W przypadku ryczałtu księgowość jest maksymalnie uproszczona. Prowadzisz wtedy ewidencję przychodów.

Jak prowadzić księgowość – samodzielnie czy z księgowym?
Jeżeli prowadzisz niewielki biznes, możesz prowadzić księgowość samodzielnie. W praktyce oznacza to niższe koszty, ale też większe ryzyko i więcej pracy.

Dlatego najlepszą opcją jest skorzystanie z usług biura rachunkowego – zwłaszcza na początku, gdy masz dużo pytań i wątpliwości.

6. Załóż konto firmowe
Nie ma obowiązku otwierania konta firmowego, jeżeli prowadzisz JDG. Teoretycznie więc możesz korzystać w tych celach z rachunku osobistego. Nie jest to jednak najlepsze rozwiązanie.

Konto firmowe ułatwi Ci sprawowanie kontroli nad swoimi finansami i wykonywanie przelewów podatkowych.

Co ważne, prowadzenie konta firmowego w zdecydowanej większości przypadków jest darmowe. By tak było, musisz spełniać warunki, które zazwyczaj są bardzo realistyczne i polegają np. na wykonywaniu przelewu do ZUS czy urzędu skarbowego co miesiąc.

7. Uzyskaj niezbędne licencje i zezwolenia, jeżeli ich potrzebujesz
Niektóre rodzaje działalności wymagają dodatkowych licencji, zezwoleń lub koncesji. Sprawdź, czy Twoja działalność ich wymaga i uzyskaj je przed jej rozpoczęciem.

Przykłady działalności wymagających licencji to:

• Usługi transportowe.
• Działalność związana z alkoholem.
• Usługi ochrony osób i mienia.

8. Zarejestruj firmę w CEIDG
Rejestracja firmy może odbywać się w 100% przez Internet. Wszystko załatwisz bez wychodzenia z domu i w zaledwie jeden dzień. Jest to całkowicie darmowe.

Aby złożyć wniosek online, musisz posiadać Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany.

Co musisz zrobić?

• Wejdź na stronę internetową CEIDG (www.ceidg.gov.pl).
• Wybierz opcję „Zarejestruj firmę” i podaj następujące informacje w formularzu:
  - Dane osobowe: imię i nazwisko, data urodzenia, numer PESEL.
  - Dane kontaktowe: adres zamieszkania, adres do korespondencji (jeśli różni się od adresu zamieszkania), numer telefonu, adres e-mail.
  - Nazwa firmy: pełna nazwa oraz skrócona nazwa, jeśli zamierzasz jej używać.
  - Kod PKD opisujący rodzaj działalności, którą będziesz prowadzić.
  - Data rozpoczęcia działalności.
  - Rodzaj opodatkowania.
  - Numer rachunku bankowego, na który będą wpływać środki z działalności.

Warto zdawać sobie sprawę, że wniosek CEIDG jest jednocześnie:

• wnioskiem o uzyskanie numeru REGON i NIP,
• oświadczeniem o wyborze formy opodatkowania,
• zgłoszeniem do ZUS.

Jeżeli chcesz, możesz także złożyć wniosek osobiście lub listownie. Online jest jednak zdecydowanie najwygodniej i najszybciej.

8. Pamiętaj o obowiązku płacenia składek ZUS
Podczas rejestracji w CEIDG, zgłaszasz się do ubezpieczeń społecznych, które jako przedsiębiorca musisz opłacać do 20. dnia każdego miesiąca.

Początkujący przedsiębiorcy mogą korzystać z ulg, które sprawiają, że składki nie są tak dotkliwe. Przez pierwsze pół roku, dzięki uldze na start dla jednoosobowej działalności, opłacasz tylko składkę na ubezpieczenie zdrowotne. A przez kolejne dwa lata możesz płacisz niższe składki od preferencyjnej wysokości podstawy.

Warto zdawać sobie sprawę z takich możliwości, by dobrze wypełnić wniosek CEIDG-1.

Inne formy prowadzenia działalności

JDG to najczęstszy wybór, jeżeli chcesz być samodzielnym właścicielem działalności. W innym wypadku lepszym rozwiązaniem może okazać się prowadzenie spółki.

Najpopularniejsze rodzaje spółek działające w Polsce to:

• Spółka cywilna. To prosta forma współpracy dwóch lub więcej osób fizycznych. Wymaga jedynie zgłoszenia do urzędu skarbowego i ZUS.
• Spółka jawna – odpowiednia dla większych przedsiębiorstw, wymagająca rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).
• Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (spółka z o.o.). Popularna forma ze względu na ograniczenie odpowiedzialności wspólników, którzy nie odpowiadają za zobowiązania spółki własnym majątkiem. Wymaga rejestracji w KRS.
• Spółka akcyjna. To forma prawna dla dużych przedsiębiorstw, umożliwiająca pozyskiwanie kapitału poprzez emisję akcji. Wymaga rejestracji w KRS.

Podsumowanie

Jak widzisz, sam proces zakładania firmy nie jest skomplikowany. Musisz jednak podjąć kilka ważnych decyzji – ta najważniejsza dotyczy prawdopodobnie formy opodatkowania.

Pamiętaj jednak, że sama rejestracja w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej to jedynie formalność i początek drogi. Najważniejsze jest skupienie się na pomyśle na biznes, przemyślenie strategii marketingowej i konsekwentne budowanie swojej pozycji na rynku.