Masz problem z egzekwowaniem płatności od kontrahentów? Zobacz, co zrobić, aby usprawnić ten proces

Opóźnienia w płatnościach – duże problemy dla małych firm i nie tylko

Problemy z płatnościami stanowią poważne wyzwanie dla małych przedsiębiorstw transportowych – wpływając na ich stabilność finansową i operacyjną. To jednak problem również dla średnich i dużych firm. Brak płatności za zrealizowane zadania, a nawet niewielkie opóźnienia w branży TSL, gdzie cykle płatności mogą być długie, skutkują utrudnieniami w utrzymaniu płynności finansowej. To może prowadzić do problemów z regulowaniem zobowiązań wobec dostawców i finansowania bieżących operacji.

Niewłaściwe zarządzanie należnościami wpływa również na zdolność do inwestycji w nowoczesne technologie i utrzymanie floty. Te znacznie spadają. W końcu trudno się rozwijać, gdy ponoszenie bieżących opłat jest utrudnione. To wszystko z kolei obniża możliwość zachowania konkurencyjności. Podjęcie działań w zakresie zarządzania płatnościami i monitorowania finansów to działania, które są dzisiaj niezbędne, żeby zminimalizować ryzyko i zadbać o stabilność firmy w branży transportowo-spedycyjnej.

5 skutecznych sposobów na egzekwowanie płatności od kontrahentów.

Chcesz skutecznie egzekwować płatności od swoich kontrahentów i zadbać o płynność finansową firmy? Zacznij działać. Wystarczy wdrożenie tych sposobów w funkcjonowanie firmy, aby już po pierwszym miesiącu zobaczyć efekty.

1. Zautomatyzuj proces fakturowania i przypomnień o zapłacie
Używanie oprogramowania do fakturowania, które automatycznie wysyła faktury oraz przypomnienia o płatnościach, może znacząco zwiększyć skuteczność w terminowym otrzymywaniu zapłat. Systemy umożliwiają m.in. śledzenie statusu płatności i natychmiastowe reagowanie, gdy ta jest opóźniona. Dzięki temu bez wysiłku sprawdzisz, jak wygląda sprawa w przypadku konkretnego kontrahenta np. przed przyjęciem kolejnego zlecenia od niego. Funkcje programu możesz dopasować do swoich potrzeb i możliwości. To da Ci większą elastyczność w trybie pracy.

2. Nawiąż stałą współpracę z kancelarią prawną specjalizującą się w branży transportowej – taką, która w Twoim imieniu będzie wysyłała wezwania do zapłaty faktury
Przypomnienie wysłane z programu do fakturowania to informacja dla kontrahenta, że spóźnia się z płatnością i powinien ją niezwłocznie zrealizować. To także sygnał dla Ciebie, że osoba, dla której wykonano zlecenie, jest poinformowana o zaleganiu z zapłatą i ignoruje obowiązek uregulowania rachunku. Co należy zrobić w takiej sytuacji? Ponowne wezwania, telefony, maile z reguły nie działają. Trzeba więc sięgnąć po bardziej zdecydowane działanie – wysłać wezwanie do zapłaty faktury z kancelarii prawnej. Dobrze zawrzeć stałą współpracę w tym zakresie, aby jak najszybciej zajmować się sprawami nieuczciwych kontrahentów.

Prawnicy każdorazowo będą wysyłać pismo do klientów, którzy nie regulują swoich należności. Może ono mieć formę zwykłego wezwania lub przedsądowego – najpierw wysyła się pierwszy rodzaj, a później drugi. Z reguły dłużnicy, w obawie przed postępowaniem sądowym i jego kosztami, odpowiadają na wezwanie do zapłaty faktury, aby zamknąć sprawę.

3. Negocjuj terminy płatności i zadbaj o prawidłową wysyłkę dokumentów transportowych do kontrahenta
Terminy płatności w branży transportowej standardowo wynoszą od 30 do 60 dni, ale możesz je negocjować, dostosowując ten aspekt do indywidualnych potrzeb obu stron. Warto podjąć rozmowę z kontrahentem na etapie ustalania warunków współpracy, aby uzgodnić korzystniejsze terminy płatności. Bardzo ważne jest również zadbanie o prawidłową i terminową wysyłkę dokumentów transportowych, takich jak faktury czy listy przewozowe. Niedopatrzenia w tym zakresie mogą prowadzić do opóźnień w płatnościach, a nawet do sporów między stronami. Jasne i precyzyjne zasady dotyczące obiegu dokumentacji sprzyjają płynnej współpracy oraz zmniejszają ryzyko zaległości.

4. Wprowadź system kar za opóźnienia i nagród za terminowe płatności
Wprowadzenie nawet niewielkiego rabatu np. za 3 terminowe płatności z kolei może być silnym bodźcem do regulowania należności zgodnie z ustaleniami. Z kolei naliczanie kar w postaci rekompensaty za koszty odzyskiwania należności zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o Przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych zniechęca kontrahentów do nieterminowego regulowania zobowiązań. Zgodnie z tą ustawą rekompensata ta wynosi 40, 70 lub 100 Euro w zależności od wysokości należnej faktury. Takie podejście nie tylko przyspiesza przepływy środków, ale także pomaga w utrzymaniu dyscypliny finansowej w relacjach z partnerami biznesowymi.

5. Sprawdzaj, z kim współpracujesz
Nie każdy kontrahent jest godny zaufania. Coraz więcej osób szuka sposobu na sprytne wykorzystanie systemu i nadużywa zaufania innych przedsiębiorców. Choć często czują się bezkarnie, to branża TSL jest dosyć hermetyczna, więc można swobodnie znaleźć opinie na temat różnych firm czy konkretnych osób. Sprawdzaj więc, z kim pracujesz, aby uniknąć rozczarowania, strat finansowych i długich procedur sądowych koniecznych do wyegzekwowania należnych Ci pieniędzy.

Chcesz zachować płynność finansową? Zadbaj o:

• zautomatyzowanie procesu fakturowania,
• wysyłanie przypomnień do kontrahentów,
• współpracę z kancelarią zajmującą się wysyłaniem wezwań do zapłaty,
• pobieranie zaliczek,
• utworzenie systemu kar i nagród za płatności.

Pamiętaj też o analizowaniu opinii na temat tego, z kim zamierzasz podjąć współpracę.