Jak systemy do zarządzania projektami pomagają firmom w optymalizacji procesów i redukcji kosztów?

Czym jest i jak działa system do zarządzania projektami?

System do zarządzania projektami to oprogramowanie służące między innymi do harmonogramowania, kontroli i zarządzania budżetem projektu czy zarządzania jakością i dokumentacją. Dzięki temu możliwe jest nie tylko szczegółowe zaplanowanie zadania, ale również przypisanie odpowiednich osób do konkretnych czynności. Zaletą w tym przypadku jest także możliwość szybkiej wymiany informacji przez osoby uczestniczące w realizacji projektu czy stała kontrola nad jego wykonaniem na każdym z etapów.


Obecnie korzystać można z wielu różnych systemów do zarządzania projektami, które w praktyce składają się z kilku wbudowanych narzędzi. Zazwyczaj jest to wewnętrzny czat, wbudowany kalendarz, funkcjonalność umożliwiająca delegowanie zadań i przypisywanie użytkowników, czy powiadomienia, które są wysyłane w sposób automatyczny. Istotne jest także to, że z tego typu aplikacji można korzystać nie tylko na komputerach, ale również na urządzeniach mobilnych, co pozwala mieć stałą kontrolę nad postępami w projektach.

Optymalizacja procesów dzięki wykorzystaniu systemu do zarządzania projektami

Wykorzystanie w firmie systemu do zarządzania projektami to rozwiązanie, które pozwala zoptymalizować procesy, a co za tym idzie zredukować koszty. W jaki sposób? Otóż przede wszystkim dzięki usprawnieniu komunikacji w zespole oraz możliwości przypisywania konkretnych ról, dzięki czemu każdy z uczestników dokładnie wie za co odpowiada. Istotne jest także to, że system zarządzania projektami ułatwia stałe monitorowanie postępów w ich realizacji, a co za tym idzie umożliwia optymalne zarządzanie i wykorzystanie posiadanych zasobów. Poza tym bardzo ważną rolę odgrywają generowane raporty, które nie tylko stanowią część dokumentacji projektowej, ale pozwalają również usprawnić planowanie czy podejmować efektywniejsze decyzje zarządcze.

Kiedy system do zarządzania projektami jest niezbędny?

System do zarządzania projektami to oprogramowanie, które można wykorzystywać zarówno przy realizacji małych, jak i dużych projektów. Kiedy może być ono niezbędne? Przede wszystkim wtedy, gdy chcemy mieć stałą kontrolę nad realizacją projektu, by na bieżąco monitorować postępy w jego wykonaniu. Poza tym korzystanie z dedykowanego systemu takiego, jak chociażby FlexiProject może być niezbędne wtedy, gdy jednocześnie uczestniczymy bądź odpowiadamy za realizację kilku różnych projektów. Z pewnością niezbędne będzie również wtedy, gdy zależy nam na redukcji kosztów, która ma nastąpić poprzez optymalizację wykonywanych procesów.


Podsumowując należy stwierdzić, że systemy do zarządzania projektami pomagają firmom optymalizować procesy oraz redukować koszty między innymi poprzez umożliwianie szczegółowego planowania projektów oraz bieżącą kontrolę nad ich realizacją. Nie może zatem dziwić fakt, że korzystanie z nich staje się coraz popularniejsze.