Wynagrodzenia przyszłości: payroll, czyli nowe trendy listy płac

Przeczytaj także: Wynagrodzenia osób z różnym wykształceniem

Payroll (lista płac) – to nie tylko wynagrodzenia w firmie, a cały system obsługi administracyjnej pracownika w trakcie jego zatrudnienia u danego pracodawcy. Do payrollu zalicza się obliczanie czasu pracy, planowanie harmonogramów i urlopów, naliczanie płac, odprowadzanie składek i podatków, obsługa wielu zaświadczeń i wniosków niezbędnych w systemie płatniczym i bankowym. Raport ADP „Potential of Payroll” wskazuje, co dziś napędza rozwój w tym obszarze:

• Braki kadrowe – zdaniem 53 proc. uczestników badania, spore wyzwanie stanowi pozyskiwanie wykwalifikowanych pracowników do działów kadrowo-płacowych. 61 proc. badanych twierdzi, że braki kadrowe wpływają negatywnie na obsługę listy płac w ich firmie (wzrost w porównaniu z 57 proc. w ubiegłym roku).
• Automatyzacja działań – 65 proc. respondentów deklaruje szukanie możliwości zmniejszania zatrudnienia w obszarze listy płac, w tym 58 proc. dostrzega tu potencjał sztucznej inteligencji (AI).
• Wygoda i pozytywne doświadczenie użytkownika – organizacje szukają sposobów na sprawniejszą i bardziej komfortową obsługę odbiorców. 55 proc. respondentów planuje wprowadzenie niekonwencjonalnych metod płatności, takich jak portfele cyfrowe, 43 proc. chce skrócić cykle płatności.

Wielkim trendem w payrollu jest rozwój w obszarze wygody użytkownika. Jest to związane z postępującą automatyzacją i przesuwaniem realizacji działań z poziomu człowieka na poziom oprogramowania. Wiele prostszych spraw i pytań, które chce zadać pracownik, może być obsłużonych przez czatbot. Jest to coraz powszechniejsze, bo uwalnia czas pracowników kadrowo-płacowych. Coraz częściej spotykane są także rozwiązania ułatwiające korzystanie z aplikacji pracowniczych przez użytkowników niewidomych i słabo widzących. Za tą wygodą i komunikacją na linii człowiek – aplikacja stoi postępująca integracja systemów w firmie: system płacowy komunikuje się z systemem finansowym, urlopowym, kontroli czasu pracy czy obsługi świadczeń – mówi Mariusz Koczwara, Head of sales w ADP Polska.

Dla zwykłego pracownika na końcu liczy się jedno: może łatwo sprawdzić historię zarobków czy dni urlopowych do wykorzystania, wygenerować zaświadczenie o dochodach, zamiast czekać, aż wystawi je pani z księgowości, jednym kliknięciem wypełnić wniosek o urlop.

Integracja systemów i prostsze raportowanie

W prawie połowie badanych firm z listą płac zostały zintegrowane już systemy finansowo-księgowe (47 proc.) i systemy HR (45 proc.). To zauważalny wzrost w porównaniu z poprzednim badaniem (odpowiednio 41 proc. i 39 proc. w ubiegłym roku). Integracja ma zasadnicze znaczenie dla skrócenia czasu poświęcanego na zarządzanie przepływem danych między listą płac a pozostałymi systemami biznesowymi.

Payroll musi też być zgodny z regulacjami miejscowego prawa i dostosowywać się do zmian w regulacjach. Według 25 proc. respondentów najważniejszą korzyścią rozwoju technologii w liście płac jest szybsze i prostsze raportowanie. To istotne zwłaszcza w przypadku obowiązkowych raportów składanych do instytucji publicznych, ponieważ wymogi w tym obszarze będą rosły.

Pracodawcy w Polsce przygotowują się do wdrożenia dyrektywy o transparentności wynagrodzeń, która zacznie obowiązywać w 2026 roku. Na razie – po omacku, bo przepisów wykonawczych jeszcze brak. Część przygotowań można prowadzić i bez nich, bo punktem wyjścia jest analiza struktury stanowisk w firmie i uporządkowanie jej pod kątem łatwego porównywania zakresów obowiązków i wynagrodzeń. Jednak następnym etapem będzie dostosowanie oprogramowania płacowego do wymogów dyrektywy, aby można było w prosty sposób generować dane statystyczne na potrzeby raportowania. Kształt tych raportów będzie musiał być zgodny z wymogami przepisów wykonawczych. To kolejna zmiana w payrollu, jaka nas czeka w najbliższych miesiącach – mówi Mariusz Koczwara.

Problemy z kadrami i unowocześnianiem payrollu? Firmy sięgają po outsourcing

Rozwój listy płac w odpowiedzi na trendy panujące na rynku pracy stanowi wyzwanie dla firm. Organizacje stosują różne strategie. W obliczu niedoborów kadrowych najczęściej decydują się na szkolenia i podnoszenia kwalifikacji dotychczasowych pracowników (81 proc.) i wewnętrzną rekrutację (71 proc.). Aż 76 proc. organizacji w tej sytuacji rozważa outsourcing procesów payroll. W przypadku otwierania oddziałów w nowych krajach, aż 3 proc. organizacji decyduje się na współpracę z globalnym dostawcą payrollu, a 19 proc. z lokalną firmą oferującą outsourcing listy płac. 23 proc. firm decyduje się na stworzenie wewnętrznego zespołu płacowego działającego na miejscu.

Raport powstał na podstawie badania opinii 1825 specjalistów z 20 krajów, zaangażowanych w obsługę listy płac w organizacjach zatrudniających co najmniej tysiąc osób.