Rekrutacja, czyli jak długo firma musi czekać na pracowników?

Przeczytaj także: Czym grozi źle przeprowadzona rekrutacja pracowników?

Oczekiwanie na ofertę pracy nawet dwa i pół miesiąca? Nowy raport eRecruiter pokazuje, jak długo trwają rekrutacje w Polsce

Od około 9 do 77 dni – tyle może zająć proces rekrutacyjny w Polsce. Z danych zawartych w najnowszym raporcie „Rekrutacyjne KPI” za drugą połowę 2024 roku wynika, że czas potrzebny na zatrudnienie pracownika znacząco różni się w zależności od branży. Choć niektóre firmy potrafią przeprowadzić cały proces w niespełna trzy tygodnie, są także takie, które potrzebują na to niemal trzykrotnie więcej.

Branża decyduje o tempie

Raport pokazuje, że długość rekrutacji w dużej mierze zależy od branży – ale nie jest to jedyny czynnik. Choć liczba kandydatów nie ma istotnego wpływu na czas trwania procesu, to już liczba prowadzonych równolegle projektów rekrutacyjnych może go wydłużać.

Przykład? W organizacjach rządowych złożenie oferty następuje średnio już po dziewięciu dniach, podczas gdy w sektorze „rozrywka, kultura i sztuka” kandydaci czekają na taką ofertę nawet ponad miesiąc.

Jeszcze większe różnice widać, gdy spojrzymy na cały proces – od uruchomienia rekrutacji do podpisania umowy. W firmach z branży gastronomicznej może on trwać nawet 77 dni. Z kolei najkrótszy czas obsadzenia wakatu – 19 dni – odnotowano ponownie w sektorze publicznym.

Powtórzmy to jeszcze raz – bo mamy na to mocne dowody z przeprowadzonej analizy – liczba otrzymywanych aplikacji nie ma wpływu na wyniki osiągane przez dany zespół rekrutacyjny. Ani nie pozwala szybciej odnaleźć właściwego kandydata, ani nie powinna być wymówką (jeśli aplikacji jest dużo) w kwestii dbania o doświadczenia kandydatów.

Dla osiągnięcia pożądanych rezultatów warto skupić się na innych aspektach, takich jak dobre mapowanie procesu rekrutacji i jego kluczowych elementów, ustandaryzowanie procesu rekrutacji, wykorzystanie możliwości ATS w tym zakresie, ale przede wszystkim ocena jakości rekrutacji przez pryzmat danych – komentuje Marta Pawlak-Dobrzańska, ekspertka People Analytics z firmy doradczej Great Digital.

Czasochłonność – największe wyzwanie rekrutacji

Wnioski z raportu „Efektywność rekrutacji 2023” potwierdzają skalę tego problemu – czasochłonność rekrutacji została wskazana przez pracodawców jako największe wyzwanie w całym procesie pozyskiwania pracowników. Dla 59% firm to właśnie zbyt długi czas rekrutacji jest głównym źródłem trudności, wyprzedzając nawet brak odpowiednich kandydatów (57%).

Co ciekawe, ten problem narasta w większych organizacjach. W firmach zatrudniających powyżej 250 osób, aż 65% rekruterów wskazuje czasochłonność jako największe wyzwanie – podczas gdy w małych firmach (do 50 osób) ten odsetek wynosi 52%.

Do tego wciąż niemal jedna czwarta aplikacji kandydatów w ogóle nie zostaje otwarta przez rekruterów – a w niektórych branżach, jak „rozrywka, kultura i sztuka”, mniej niż połowa CV trafia pod uwagę. To pokazuje, że samo zwiększenie liczby kandydatów nie poprawia jakości i skuteczności rekrutacji – ważniejsze jest jej dobre zorganizowanie.

Rekrutacyjne KPI – czyli gdzie naprawdę tracimy czas

Raport analizuje trzy kluczowe wskaźniki efektywności rekrutacji:

1. Time to Offer – czas od aplikacji do złożenia oferty,
2. Time to Hire – czas od aplikacji do zatrudnienia,
3. Time to Fill – czas od rozpoczęcia rekrutacji do jej zakończenia.

We wszystkich trzech kategoriach odnotowano istotne różnice branżowe i sezonowe. W grudniu kandydaci najdłużej czekali na ofertę – średnio 22 dni. Z kolei rekordowy czas zatrudnienia odnotowano w lipcu, kiedy od wysłania aplikacji do zatrudnienia mijały średnio 36 dni.

Jeszcze dłużej trwało uzupełnienie wakatu z perspektywy firmy. Średni Time to Fill w grudniu wyniósł aż 54 dni – o 7 dni więcej niż pół roku wcześniej.

Warto dodać, że czas otwarcia aplikacji przez rekruterów (Time to View) również ulegał zmianom. W drugiej połowie 2024 roku kandydaci czekali średnio 9 dni, zanim ich CV zostało przeanalizowane – o jeden dzień dłużej niż w poprzednim półroczu.

Analizując wskaźniki takie jak Time to Offer, Time to Hire i Time to Fill, nie można sprowadzać ich jedynie do kwestii szybkości. Samo skrócenie procesu rekrutacyjnego nie gwarantuje lepszego dopasowania kandydatów, podobnie jak dłuższy czas selekcji nie zawsze przekłada się na wyższą jakość zatrudnienia. Kluczowe staje się świadome zarządzanie tymi etapami – optymalizacja nie powinna polegać na mechanicznym przyspieszaniu procesów, lecz na ich dostosowaniu do realiów rynkowych i specyfiki stanowiska. Istotnym wyzwaniem pozostaje także rosnąca złożoność procesów decyzyjnych w organizacjach. Długi czas rekrutacji często wynika nie tylko z liczby kandydatów i konkurencyjności rynku, ale także z wieloetapowych procedur wewnętrznych, złożonych ścieżek akceptacji czy wydłużonych negocjacji. Firmy, które potrafią precyzyjnie analizować swoje KPI rekrutacyjne, identyfikować bariery wydłużające czas zatrudnienia i wdrażać skuteczne rozwiązania, osiągają lepszą efektywność bez kompromisów w jakości pozyskiwanych talentów – dodaje Agnieszka Bieniak, Dyrektorka HR w Grupie Pracuj.

Co mogą zrobić działy HR?

Z punktu widzenia kandydatów przeciągające się rekrutacje oznaczają rosnącą frustrację – i realne ryzyko, że wybiorą ofertę konkurencji. Na współczynnik NPS (Net Promoter Score) – mierzący gotowość kandydatów do polecenia udziału w rekrutacji znajomym – wpływa wiele czynników, jednak czas trwania procesu rekrutacyjnego może być jednym z istotnych elementów, który potencjalnie obniża wynik.

Monitorowanie właściwych wskaźników KPI w rekrutacji to klucz do optymalizacji procesu pozyskiwania kandydatów. Wybranie strategicznych KPI i ich bieżące śledzenie pozwala wskazać obszary wymagające optymalizacji i na ich podstawie podejmować działania usprawniające. Korzystanie z technologii wspierających rekrutację – takich jak testy kompetencji, wideorozmowy, chatboty czy voiceboty – może skutecznie przyspieszyć proces rekrutacji, zwiększyć trafność decyzji oraz zminimalizować liczbę rezygnacji. Z danych zebranych w raporcie „Candidate Experience 2023/2024” wynika, że 69% pracodawców uważa, iż takie narzędzia poprawiają doświadczenie kandydatów – mówi Aleksandra Hoja, starsza specjalistka ds. badań i analiz eRecruiter.

Wśród korzyści płynących z korzystania z nowych technologii wymienianych przez pracodawców najczęściej pojawiają się: przyspieszenie procesu (76%), poprawa przepływu informacji (54%) oraz możliwość bardziej precyzyjnego dopasowania kandydatów do firmy (47%). Podobnego zdania są sami kandydaci – 70% z nich uważa, że nowe technologie przyspieszają rekrutację, a ponad połowa dostrzega ich wpływ na lepszy obieg informacji.

Ekspertki zwracają uwagę, że na efektywność rekrutacji wpływa także zaangażowanie menedżerów liniowych, jasna komunikacja wewnętrzna i szybki feedback dla kandydatów. Nawet najlepiej działający system nie zrekompensuje braku decyzji czy długich przestojów między etapami rekrutacji.

Dane zamiast intuicji

Raport „Rekrutacyjne KPI” za drugie półrocze 2024 roku powstał na podstawie danych z systemu eRecruiter. Analiza objęła ponad 9,4 miliona aplikacji, 119 tysięcy aktywnych rekrutacji i ponad 3,3 tysiąca ankiet oceniających doświadczenia kandydatów. To największe opracowanie na temat rekrutacji w Polsce – i jednocześnie narzędzie, które pozwala firmom lepiej zrozumieć swoje procesy i wprowadzać realne zmiany.

Zarządzanie procesami rekrutacyjnymi staje się coraz bardziej strategicznym wyzwaniem, a dane zawarte w raporcie eRecruiter potwierdzają, że dynamika rynku pracy wymusza na pracodawcach nie tylko adaptację, ale także bardziej zaawansowane podejście do analizy wskaźników rekrutacyjnych. Sama liczba aplikacji czy natężenie rekrutacji w danej branży nie są dziś wystarczającą miarą efektywności – kluczowe jest zrozumienie, w jakim stopniu procesy rekrutacyjne odpowiadają na realne potrzeby organizacji i jak przekładają się na jakość pozyskiwanych talentów. W branżach, gdzie liczba aplikacji jest wysoka, kluczowa staje się zdolność do sprawnego zarządzania dużą pulą kandydatów bez obniżania jakości oceny kompetencji. KPI rekrutacyjne pełnią dziś rolę nie tylko operacyjną, ale przede wszystkim strategiczną – pozwalają przewidywać trendy, identyfikować punkty krytyczne w procesach i optymalizować działania rekrutacyjne w sposób, który ma realny wpływ na konkurencyjność organizacji. Pracodawcy, którzy potrafią skutecznie analizować i wykorzystywać dane, nie tylko usprawniają swoje procesy, ale przede wszystkim zwiększają zdolność organizacji do przyciągania i zatrzymywania najlepszych specjalistów – podsumowuje Rafał Nachyna, Dyrektor Operacyjny Grupy Pracuj.

O badaniu
Raport „Rekrutacyjne KPI” eRecruiter to analiza danych z II. połowy 2024 roku. Badanie obejmuje ponad 9,4 mln aplikacji kandydatów na oferty pracy, ponad 119 tysięcy aktywnych projektów rekrutacyjnych i ponad 3300 ankiet kandydatów oceniających rekrutacje, w których brali udział.