Rynek usług zarządzania dokumentami w Polsce

Przeczytaj także: Zarządzanie dokumentami a wyniki finansowe firm

Pojawiła się także nowa rodzina produktów - rozwiązania klasy ECM (Enterprise Content Management – zarządzanie zasobami informacyjnymi przedsiębiorstwa). Rozwiązania te obejmują systemy służące nie tylko do zarządzania dokumentami, ale łączące istniejące w organizacji zasoby informacyjne, procesy i komunikację.

Wyjątkowość obecnej chwili podkreśla również MSI Polska. Według raportu MSI, większość polskich przedsiębiorstw stanie niebawem przed koniecznością dokonania wyboru rozwiązania, które umożliwi im praktyczne wykorzystywanie dokumentu elektronicznego w kontaktach gospodarczych na szeroką skalę.

Analitycy firmy badawczej Gartner oceniają, że na światowym rynku działa obecnie kilkuset producentów oprogramowania BPM (Business Process Management), w ramach którego oferowane są aplikacje do zarządzania dokumentami.

Dostępna w Polsce oferta systemów zarządzania dokumentami jest bardzo bogata. Można wręcz mówić o bogactwie powodującym, że trudno się połapać w oferowanych funkcjach i rozwiązaniach.

Czysty outsourcing zarządzania dokumentami

Firma badawcza InfoTrends stworzyła pojęcie Document Process Outsourcing (DPO) mające opisywać outsourcing procesów biznesowych wymagającej obsługi dużej liczby dokumentów. Według InfoTrends/CAP Ventures, opisywany segment jest ważnym i zyskującym na znaczeniu fragmentem outsourcingu.

W swoich analizach dla rynku Stanów Zjednoczonych, InfoTrends ocenia, że wartość całego rynku outsourcingu dokumentów wyniosła w USA w 2003 roku 30,5 mld dolarów. W tym samym czasie wartość rynku DPO wynosiła 691 mln dolarów. Jest to niewielki fragment całości, ale z prognoz wynika, że segment ten będzie szybko rósł. Już w 2008 roku jego wartość ma przekroczyć 1,5 mld dolarów, co daje średni roczny wzrost o 18 proc.

Wzrost rynku DPO ma następować kosztem tradycyjnych modeli biznesowych charakteryzujących się malejącymi marginesami zysku i coraz mniejszym wzrostem przychodów. Proste usługi zarządzania dokumentami uległy już standaryzacji.

Sektor outsourcingu dokumentów opisywany przez InfoTrends/CAP Ventures zawiera takie elementy jak:

• Procesy związane z kontaktem z klientami - produkcja i dystrybucja przekazywanych klientom dokumentów. Chodzi m.in. o przygotowywanie na żądanie klientów faktur czy informacji dotyczących konta.
• Procesy związane z przetwarzaniem dokumentów technicznych - produkcja i wypełnianie dokumentacji technicznej, zwykle pomiędzy jednostkami biznesowymi czy przedsięwzięciami korporacyjnymi. Przykłady takich dokumentów to techniczne biuletyny serwisowe, specyfikacje produktów czy instrukcje naprawy.
• Procesy związane z dokumentami marketingowymi i komunikacją - procesy związane z produkcją dokumentów marketingowych i związanych z komunikacją z klientami. Ogólnie chodzi o dokumenty skierowane za zewnątrz dokumentacji.
• Procesy związane z dokumentami wymaganymi przez regulatorów (powszechne w branży finansowej, ubezpieczeniowej czy związane z bezpieczeństwem produktu).
• Procesy związane z księgowością - dokumenty księgowe, raporty, archiwizacja informacji finansowych, wystawianie faktur dla klientów i dostawców.

Również polski rynek musi wkrótce wyjść poza proste usługi zarządzania dokumentami. Rozwijające skalę działalności przedsiębiorstwa chcąc nie chcąc staną przed koniecznością wykorzystania nowoczesnych rozwiązań. Wraz z poszerzaniem współpracy i poznaniem dostawców, wzrośnie też zaufanie do ich możliwości zapewnienia bezpieczeństwa danych.