Jak pisać informacje prasowe?

W pierwszym akapicie (max. 30 słów) należy powtórzyć i rozwinąć myśl z tytułu. Lepiej unikać czasowników ogłaszać lub informować. Produkt można oferować, sprzedawać lub wypuszczać na rynek. "Jaka jest wartość umowy?" to najczęściej zadawane pytanie, ale rzadko, kiedy firmy są zainteresowane ujawnianiem takich danych. Jeśli jednak jesteś gotów podać wartość kontraktu, zdecydowanie podaj tę sumę w tytule.

Jeśli w pierwszym akapicie odpowiedziałeś na cztery najważniejsze pytania KTO, CO, GDZIE i KIEDY, w drugim akapicie napisz DLACZEGO i Z JAKIM SKUTKIEM. Odpowiedź na to ostatnie pytanie może być czasem trudna. Napisz wtedy o oczekiwaniach. Jeżeli umowa dotyczy na przykład programu komputerowego, podaj datę instalacji i opisz korzyści dla użytkowników.

Rozwinięcie treści z otwierającego akapitu pojawia się logicznie w kolejnych akapitach z uwzględnieniem korzyści, zastosowań i specyfikacji. Pisz o konkretnych przykładach wyjaśniających dlaczego produkt lub oświadczenie jest ważne. Podkreślaj korzyści. Zamiast pisać najlepszy, pierwszy, czołowy - lepiej powiedz zaoszczędzi czas, zwiększy efektywność, przysporzy zysków.

Informację napisz w trzeciej osobie. Zaimki ja, my, nasz, twój itp. dopuszczalne są tylko w cytatach. Cytat umieść w cudzysłowie.

Duże litery są zastrzeżone dla nazwisk, nazw firm, nazw geograficznych i najważniejszych stanowisk w państwie, na przykład, Prezydent, Premier lub Prymas. Nie używaj dużych liter w tytułach takich jak prezes lub dyrektor generalny.

Niczego nie podkreślaj. Zamiast tego stosuj kursywę.

W pierwszej informacji prasowej nie musisz umieszczać wypowiedzi prezesa firmy. Większość redaktorów nie wykorzystuje cytatów, jeżeli sami wcześniej nie rozmawiali z konkretną osobą. Wielu prezesów tego nie rozumie. Trudno. Jeżeli szef upiera się, aby go zacytować umieść tę wypowiedź w 4-tym lub 5-tym akapicie.

Jeśli prezes ma rzeczywiście coś ciekawego do powiedzenia, nie marnuj tej wypowiedzi w informacji prasowej. Przygotuj odrębny wywiad i wyślij jako uzupełnienie/rozwinięcie informacji.

Końcowy akapit zawiera pełną nazwę firmy lub organizacji, której dotyczy i źródło dodatkowych informacji.

Nie należy nadużywać prawa do embarga. Można z niego korzystać wyjątkowo - kiedy na przykład publikowany jest raport roczny wymagający dłuższej lektury, wysyłamy kopię przemówienia, które jeszcze nie zostało wygłoszone lub mamy do czynienia z różnicą czasu (informacja jest wysyłana do odbiorcy w innej strefie czasowej).

Informacja musi być aktualna i dostarczona na czas do redakcji. Zawsze dokładna. Przed wysłaniem warto jeszcze raz sprawdzić daty, liczby, nazwiska - tzw. "czeskie" błędy śnią się potem po nocach. W przypadku istotnego błędu , oprócz nieprzespanych godzin, tracimy coś o wiele cenniejszego - naszą wiarygodność.

Informacja prasowa musi być łatwa w czytaniu i zrozumiała. Maksymalna długość zdania 17 wyrazów. Unikaj długich skomplikowanych struktur gramatycznych, przymiotników oceniających, przysłówków i specjalistycznego żargonu.

Dobrze jest dać ją do przeczytania osobie, która nic nie wie o sprawie. Twoje "drugie oczy" wychwycą błędy. Proste uwagi mogą ocalić wspaniałą wiadomość.

Informacja prasowa musi być opatrzona nazwiskiem autora i datą napisania. Dziennikarze lubią sprawdzać otrzymane informacje. Lepiej im to ułatwić. Obowiązkowo należy dołączyć nazwisko i imię kompetentnej osoby, która udzieli dodatkowych wyjaśnień oraz sposób kontaktu z nią (telefon, e-mail).

Jeśli to możliwe, lepiej ograniczyć całą treść do jednej strony formatu A4. Całość maksimum 350 słów. Do informacji jako załącznik możesz dodać dane uzupełniające (zdjęcia, liczby, statystyki, cenniki, tło wydarzenia, szczegółowy życiorys).

Zdjęcia powinny być naturalne. Wykluczone są retuszowane fotografie z materiałów reklamowych. Zdjęcia powinny przekonująco uzupełniać informację, a ich opis jasno przedstawić okoliczności wykonania.

Nie bombarduj informacją wszystkich mediów. Dokładnie wybierz redakcję, o której wiesz, że czeka na taką właśnie wiadomość.

Przed wysłaniem informacji do prasy przeczytaj pierwsze 10 słów. To są Twoje najważniejsze słowa. Jeżeli tworzą zwarty i klarowny przekaz, masz szansę na sukces.

Nie deprymuj się, jeśli w czasie pisania będziesz stale niezadowolony z końcowego efektu. Wielu ludzi pióra wyznaje zasadę, że istotą pisania jest "redagowanie". Ernest Hemingway 28 razy poprawiał ostatni rozdział powieści "Słońce też wschodzi" zanim doszedł do zadowalającego rezultatu.