Sztuka prezentacji, czyli jak dotrzeć do odbiorcy?

Przeczytaj także: Jak zrobić dobrą prezentację

Wyobraź sobie następującą sytuację: Stajesz przed odbiorcami, przedstawiasz się i od pierwszego gestu, słowa, uwaga wszystkich jest skupiona na Tobie. Osoby, z którymi się spotkałeś, już są zainteresowane. Pierwszy slajd, schemat, rysunek, wygłoszone słowa, budzą dalsze zaciekawienie. Co będzie dalej? Kolejne słowa, slajdy, obrazy. „Tego nie wiedziałem? Ciekawe, czego jeszcze się dowiem?”– myślą odbiorcy. Omawiasz przygotowane kwestie odnosząc się do pytań i uwag z początku spotkania. Spodziewałem się tego – myślisz. Pojawiają się dalsze pytania, które Cię nie przerażają, a dodają skrzydeł. Wiesz co jest dla Twoich odbiorców ważne. Angażują się także Ci, po których się tego nie spodziewałeś. Spotkanie nieco się przedłużyło, ale jedynie ze względu na pytania o szczegóły, które okazały się wyjątkowo istotne dla większości przybyłych. Podziękowania. Jeszcze kilka osób podchodzi – będą pytać pewnie o coś szczególnie ważnego. Dla nich jesteś ekspertem! Czy taka wizja jest realna? Czy Twoje prezentacje mogą być aż tak interesujące? Czy zadajesz sobie pytanie: jak ja mogę wzbudzić taki poziom zainteresowania? Co zrobić, aby przykuć uwagę słuchaczy? Co jest sednem profesjonalnych prezentacji? Co zrobić, aby prezentacje były ciekawsze? Czy to w ogóle możliwe? No właśnie... A jeśli to kwestia motywacji by tak się stało?

Być może jesteś przedstawicielem firmy pełniącym funkcję handlowca, reprezentanta, key accounta i kontaktujesz się głównie z klientami firmy. Może pełnisz funkcję menedżera produktu i przedstawiasz sukcesywnie wyniki swej pracy przełożonym, akcjonariuszom, partnerom biznesowym. A może jesteś kierownikiem chcącym skutecznie coś przekazać swoim pracownikom. Niezależnie od tego czy prowadzisz spotkania wykorzystując jedynie Power Pointa, czy też korzystasz z bogactwa innych środków przekazu, czy prowadzisz prezentacje od kilkunastu lat czy zaledwie od kilku tygodni - spotykając się z innymi, prezentując, pragniesz zrealizować cele swojej prezentacji. By robić to skutecznie trzeba dotrzeć ze swym przesłaniem do odbiorcy. Przyjrzyjmy się zatem temu jak można skuteczniej docierać ze swym przesłaniem do odbiorcy. Rozpocznijmy od “jak”.

Jak, czyli forma przekazu.

Prezentacja, by uznać ją za prezentację, musi być zaprezentowana, musi fizycznie dotrzeć do odbiorcy. Ten może być na niej skoncentrowany i chcieć usłyszeć co mamy do powiedzenia, ale często nie jest skoncentrowany, a nawet jeżeli początkowo był to z czasem trwania spotkania przestaje. Oczekiwanie, że odbiorcy będą uważali jest nierozsądne, w istocie uwagę odbiorców trzeba zdobyć! I trzeba ją zdobywać przez cały czas trwania prezentacji. Oczywiście przygotowując prezentację zwiększamy szanse na „dotarcie”. Ale samo przygotowanie to preludium. Nie wystarczy nawet że prezentacja jest przygotowana wg wszelkich prawideł i zasad: określiliśmy adresata, określiliśmy cel lub hierarchię celów, wiemy w jakiej formie i jak ją przeprowadzimy. By nasze dzieło uznać za prezentacje trzeba spotkać się z odbiorcami i przedstawić efekt naszych przygotowań. „Docieramy” jedynie w kontakcie z odbiorcami: komunikując się z nimi.