Sztuka prezentacji, czyli jak dotrzeć do odbiorcy?

Przeczytaj także: Jak zrobić dobrą prezentację

Przesłaniem, czyli co chcemy przekazać.

Przesłanie to coś więcej niż to, co mam do przekazania. To określona treść pod postacią tezy, którą chce się za pomocą prezentacji zaszczepić w umysłach odbiorców. To naczelny komunikat, który ma dotrzeć do odbiorców. Przesłanie jest jak slogan reklamowy – jeżeli towarzyszy prezentacji, i co najważniejsze zostaje w pamięci odbiorców, to mówimy o skutecznym przekazywaniu przesłania. By przesłanie dotarło, musi być zawarte tylko w określonej liczbie wypowiadanych słów, przekazywanych treści. liczba ta musi być optymalna – nie za duża i nie za mała. Pracując z menedżerami, handlowcami, menedżerami produktu niejednokrotnie się przekonałem, że osobom tym właśnie dobór treści prezentacji pochłania największą ilość czasu spośród przeznaczonego na przygotowanie.

Praca nad opracowaniem prezentacji oznacza poszukiwanie, wybieranie treści, myślenie i podejmowanie decyzji dotyczących tego co powiemy, co zostanie zaprezentowane, a co pominięte. Bardzo często wiedza prezentujących osób jest tak rozległa, że problemem nie jest poszukiwanie, ale selekcja. To jaki klucz przyjąć, jakie kryteria selekcji zastosować, by przygotować dobrą prezentację jest niezwykle dużym wyzwaniem. Wskazówką, którą często udzielam, jest dobór treści nie pod kątem tego co wiem na ten temat, nawet nie tego co jest najważniejsze w tym obszarze, ale tego co jest ważne dla odbiorcy. Jak mówi przysłowie: „mądry wie co mówi, a aspirujący do bycia ekspertem mówi co wie”. Dzięki zdefiniowaniu celu jaki chcemy osiągnąć, dzięki poznaniu odbiorcy, adresata prezentacji można skutecznie selekcjonować informacje pod kątem oczekiwań klienta, pracownika, kontrahenta, szefa wobec którego się raportuje, słowem tego kto jest adresatem prezentacji. Takie zachowanie jest znacznie bardziej skuteczne niż dokonywanie samodzielnego wyboru w sposób umożliwiający wyczerpanie tematu, przedstawienie najważniejszych kwestii w danej materii etc.

To nie my, jako eksperci, handlowcy, szefowie powinniśmy decydować co pozostawić i co w efekcie prezentować, ale to klient, odbiorca powinien dokonywać selekcji. Oczywiście nie dokona tego w rzeczywistości. To my przyjmując jego perspektywę, wczytując się w jego potrzeby selekcjonujemy. Każdy slajd, każdy wątek powinien przejść test weryfikujący: czy to może zainteresować odbiorcę? Czy to odnosi się do jego sytuacji, potrzeb, oczekiwań? Tuż za tymi pytaniami powinniśmy sobie stawiać pytanie: czy to pomoże zrealizować mój cel? Jeżeli te dwa poziomy uda się nam uwzględnić i powiązać wówczas można być pewnym, że osiągniemy sukces: będziemy realizować swój cel odpowiadając tym samym na potrzeby adresata.

Do odbiorcy, czyli do kogo?

Mimo tego, że kwestia adresata pojawia się na końcu nie oznacza to, że jest to ostatnia w kolejności rzecz jaką, chcąc zwiększyć swą skuteczność w prezentowaniu, powinniśmy się zająć. Jest odwrotnie. By skutecznie dotrzeć ze swym przesłaniem musimy wiedzieć do kogo się zwracamy.

Jest to kwestia podstawowa i równorzędna zdefiniowaniem celu. Bywa tak, że raz opracowana prezentacja power point, jedne materiały opracowane przez marketing, służą do spotkań w wieloma grupami klientów, odbiorców. Gdy pytam dlaczego ktoś posługuje się jednym szablonem prezentacji pada odpowiedź, że to niby jest ta sama prezentacja, ale ja na co innego kładę akcent spotykając się z tą czy tamtą grupą odbiorców. Niemniej jednak taka strategia oznacza wybór półśrodków.